Płace w firmie

» wyszukiwanie zaawansowane
Zarejestruj sięAby skorzystać
z pełnej wersji serwisu
Jeśli już jesteś naszym czytelnikiem zaloguj się

Z codziennej pracy specjalisty ds. płac

Ekwiwalent za urlop w 2012 r. ? uwaga na współczynnik urlopowy

Często zdarza się, że pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W takim przypadku za ten urlop wypłacamy mu ekwiwalent pieniężny. Ekwiwalent ten jest świadczeniem ze stosunku pracy o charakterze obligatoryjnym.Pracodawca, co do zasady, nie może zwolnić się z obowiązku wypłaty tego ekwiwalentu w drodze umowy lub porozumienia stron.

Ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy nie wy­płacamy tylko w 2 przypadkach:

  1. gdy pracownik i pracodawca wspólnie postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po roz­wiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą;

2) gdy pracodawca jest obowiązany ? na podstawie odrębnych przepisów ? objąć pracownika ubezpieczeniem gwarantującym mu otrzymanie świadczenia pieniężnego za czas urlopu (obecnie takie przepisy w sto­sunku do pracowników ?kodeksowych? nie obowiązują).

Uchylanie się od zapłaty należnego ekwiwalentu lub wypłacanie go w zaniżonej kwocie rodzi po stronie pracownika nie tylko roszczenie o zapłatę. Artykuł 282 § 1 pkt 1 kp traktuje taki czyn jako wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną do 30.000 zł. Oprócz tego, jeśli to sąd zasądzi wypłatę tego świadczenia (ponieważ np. nie zapłaciliśmy go w terminie i we właściwie ustalonej kwocie), zapłacimy ekwiwalent wraz z ustawowymi odsetkami za zwłokę.?

PRAWO PRACY

Ekwiwalent rozliczamy jak wynagrodzenie urlopowe

Generalną zasadą jest, że z tytułu urlopu wypoczynkowego przysługuje wyna­grodzenie, takie jakby pracownik wykonywał w tym czasie pracę. Ponieważ jednak jest to okres nieświadczenia pracy, za który przysługuje wynagrodzenie, należności te obliczamy w nieco inny sposób. Ekwiwalent urlopowy jest więc odpowiednikiem wynagrodzenia urlopowego i do jego obliczania stosujemy podobne zasady, jak w przypadku wynagrodzenia urlopowego. Nieco inaczej będzie oczywiście z samą wypłatą, a to ze względu na fakt, iż ekwiwalent wypłacany jest w związku z zakończeniem stosunku pracy.

Zasady naliczania ekwiwalentu

1. zasada. Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy jest wypła­cany tylko w ściśle określonych przepisami prawa pracy przypadkach. Wynika to z faktu, iż ? co do zasady ? urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany przez pracownika ?w naturze? (czyli jako udzie­lony faktycznie czas wolny od pracy, za który pracodawca wypłaca stosowne wynagrodzenie).

2. zasada. Ekwiwalent przysługuje tylko za niewykorzystany urlop z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. W innych przypadkach nie wypłacamy ekwiwalentu urlopowego.

3. zasada. Ekwiwalent urlopowy przysługuje pracownikowi zawsze w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy ? nie ma znaczenia, jaka była przyczyna zakończenia umowy. Nie możemy odmawiać wypłaty ekwiwalentu pracownikom, z którymi rozwią­zano umowę w trybie natychmiastowym, tj. bez wypowiedzenia ? czy to z winy pracownika (tzw. dyscyplinarka), czy z przyczyn niezawinionych (np. z powodu długotrwałej niezdolności do pracy).

4. zasada. Obliczając ekwiwalent, najpierw ustalamy, jakie wyna­grodzenie przysługuje pracownikowi. Jeżeli jest to wynagrodzenie określone w umowie w kwocie stałej, podstawą będzie zawsze wyna­grodzenie przysługujące w miesiącu nabycia prawa do ekwiwalentu. Fakt przyznania podwyżki pensji w ostatnich miesiącach przed zwolnieniem z pracy nie oznacza, że wynagrodzenie jest zmienne.

PRZYKŁAD

Pracownik miał ustalone w umowie o pracę wyna­grodzenie miesięczne w kwocie stałej ? 3.000 zł. W maju 2012 r. otrzymał podwyżkę i od tego miesiąca przysługuje mu wynagrodzenie w wysokości 4.300 zł. Jednak już w lipcu 2012 r. został zwolniony dyscyplinarnie z pracy. W takim przypadku podstawą wymiaru ekwiwalentu urlopowego jest wynagrodzenie za pracę przysługujące od maja, czyli 4.300 zł.

5. zasada. Jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcz­nej w stałej wysokości uwzględniamy przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu (§ 15 wynagrodzenia urlopowego). Bez znaczenia jest zatem wysokość wynagrodzenia uzyskiwanego wcześniej, gdyż ?uśrednianie? stosujemy wyłącznie przy składnikach zmiennych wynagrodzenia pracowniczego.

6. zasada. Przy obliczaniu podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopo­wego w kwocie średniej z 3 lub 12 miesięcy poprzedzających naby­cie prawa do ekwiwalentu urlopowego bierzemy pod uwagę tylko zmienne składniki wynagrodzenia. Dotyczy to każdego składnika płacy ? może być to wynagrodzenie zasadnicze (np. gdy jest ustalone jako prowizyjne lub akordowe), ale mogą być to też dodatki (np. pro­wizje od sprzedaży wypłacane obok wynagrodzenia zasadniczego).

7. zasada. Zmienne składniki wynagrodzenia przysługujące pracow­nikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględniamy przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu (§ 16 ust. 1 rozporządzenia urlopowego). To oznacza, że w każdym przypadku, gdy mamy do czynienia z wy­nagrodzeniem określonym w stawce godzinowej, wynagrodzenie ustalamy w średniej wysokości. Jest to spowodowane zmiennością podstawowego składnika płacy, jakim jest wynagrodzenie zasadnicze.

8. zasada. Katalog wyłączeń z podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego z § 6 rozporządzenia urlopowego jest zamknięty. Nie możemy go rozszerzać, ustalając w przepisach płacowych (np. w regulaminie), że jakiś dodatek nie będzie zaliczany do podstawy wymiaru ekwiwalentu urlopowego.

9. zasada. Nie możemy stosować reguł odnoszących się do świadczeń chorobowych przy naliczaniu ekwiwalentu urlopo­wego. W szczególności bez znaczenia jest dla ekwiwalentu urlo­powego, czy dany składnik przysługuje pracownikowi w okresie choroby, czy też nie. Świadczenia te mają zupełnie inny charakter i inne podstawy prawne.

10. zasada. Urlop udzielany jest na godziny. Podobnie ekwiwalent urlopowy ustalany jest według godzinowego wymiaru niewyko­rzystanego urlopu.

11. zasada. Wymiar urlopu dla pracownika zatrudnionego w niepeł­nym wymiarze czasu pracy ustalamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika. Niepełny dzień urlopu zaokrąglamy w górę do pełnego dnia (art. 154 § 2 kp).

12. zasada. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze cza­su pracy, wartość współczynnika obniżamy proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika (§ 19 ust. 1?2 rozporządzenia urlopowego).

13. zasada. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu (współczynnik urlopowy) ustalamy, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzielimy przez 12.

14. zasada. Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop w dacie rozwiązania stosunku pracy. Wyso­kość ekwiwalentu obliczamy zatem na podstawie wynagrodzenia z okresu bezpośrednio poprzedzającego rozwiązanie stosunku pracy, chociażby ekwiwalent przysługiwał pracownikowi za urlopy należne za poprzednie lata pracy (por. wyrok SN z 15 października 1976 r., sygn. akt I PRN 1/76).

PRZYKŁAD

Pracownik jest zatrudniony w spółce G. od 2001 r., przy czym od stycznia 2011 r. pełni on funkcję członka zarządu spółki. W 2011 r. nie wykorzystał w ogóle urlopu wypoczynkowego. Dodatkowo przysługuje mu jeszcze 12 dni niewykorzystanego urlopu z 2010 r. Pracownikowi przy­sługuje urlop w wymiarze 26 dni. Zgodnie z obowiązującymi od początku 2011 r. zapisami umowy otrzymuje on wynagrodzenie miesięczne w stałej kwocie równe 25.000 zł oraz prowizję w wysokości 5% wartości obrotu firmy.

Pracownik został odwołany z funkcji członka zarządu 30 czerwca 2012 r. i w tym samym dniu rozwiązano umowę o pracę na mocy porozumienia stron. Pracownikowi przysługuje w takim przypadku ekwiwalent za:

  • 12 dni urlopu zaległego z 2010 r.,

  • 26 dni urlopu zaległego z 2011 r.,

  • 13 dni urlopu za 2012 r. (urlop proporcjonalny 6/12 × 26 dni = 13 dni.

Podstawą wymiaru ekwiwalentu jest w tym przypadku wynagrodzenie obowiązujące w czerwcu 2012 r., tj.: 25.000 zł wynagrodzenia zasadniczego (składnik stały) oraz średnia prowizja obliczona z okresu marzec 2012 r. ? maj 2012 r. (składnik zmienny).

Współczynnik urlopowy w 2012 r.

Przy obliczeniach ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy stosowany jest współczynnik urlopowy obowiązujący w danym roku kalendarzowym. Od 1 stycznia 2011 r. wartość takiego współczynnika uzależniona jest od:

  • liczby dni w danym roku kalendarzowym,

  • liczby przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy, wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (od liczby dni w danym roku kalendarzowym odejmuje się łączną liczbę dni wolnych od pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12).

Może się zdarzyć, że obowiązująca wartość współczynnika jest inna w różnych firmach, a czasem inna dla pracowników w jednym zakładzie pracy. Wszystko uzależnione jest od wyboru dni wolnych z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy, które często wyznacza pracodawca.

Wartość współczynnika, gdy dniem wolnym w zakładzie pracy jest inny

dzień niż sobota

Dzień wolny w przeciętnie

5-dniowym

tygodniu pracy

Współczynnik

urlopowy

Wyliczenia

Poniedziałek

21

  • 366 dni ? (53 niedziele + 8 dni świątecznych od wtorku do soboty + 53 wolne poniedziałki) = 252 dni;

  • 252 dni : 12 mies. = 21

Wtorek

21,17

  • 366 dni ? (53 niedziele + 7 dni świątecznych w poniedziałek i od środy do soboty + 52 wolne wtorki) = 254 dni;

  • 254 dni : 12 mies. = 21,1666?, po zaokrągleniu = 21,17

Środa

21,17

  • 366 dni ? (53 niedziele + 7 dni świątecznych od poniedziałku do wtorku i od czwartku do soboty + 52 wolne środy) = 254 dni;

  • 254 dni : 12 mies. = 21,1666..., po zaokrągleniu = 21,17

Czwartek

21,25

366 dni ? (53 niedziele + 6 dni świątecznych od poniedziałku

  • do środy i od piątku do soboty + 52 wolne czwartki) = 255 dni;

  • 255 dni : 12 mies. = 21,25

Piątek

21,08

  • 366 dni ? (53 niedziele + 8 dni świątecznych od poniedziałku

  • do czwartku i w soboty + 52 wolne piątki) = 253 dni;

  • 253 dni : 12 mies. = 21,0833... po zaokrągleniu = 21,08

Sobota

21

  • 366 dni ? (53 niedziele + 9 dni świątecznych od poniedziałku do piątku + 52 wolne soboty) = 252 dni,

  • 252 dni : 12 mies. = 21.

Współczynnik dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu wynosi 366 dni ? (53 niedziele + 9 dni świątecznych + 52 wolne soboty) = 252 dni : 2 = 10,5.

ZUS

Ekwiwalent urlopowy nie korzysta ze zwolnienia z oskładkowania. Jest on w tym przypadku traktowany tak samo jak wynagrodzenie za pracę. Od ekwiwalentu urlopowego odprowadzamy składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. Bierzemy przy tym pod uwagę wysokość stopy procentowej składek na dzień wypłaty ekwiwalentu (tj. w praktyce na dzień rozwiązania stosunku pracy, gdyż w tym dniu praco­dawca powinien wypłacić pracownikowi ekwiwalent urlopowy).

PODATEK

Od ekwiwalentu urlopowego odprowadzamy zaliczkę na podatek do­chodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych.

PRZYKŁAD ROZLICZENIA

Pracownik jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy od 20 czerwca 2011 r. z wynagrodzeniem brutto wynoszącym miesięcznie 2.000 zł. Wynagro­dzenie od 20 września 2011 r. wynosiło 2.350 zł. Z kolei od 20 marca 2012 r. pracownikowi A. został obniżony wymiar etatu do 1/2, na podstawie zmienionej umowy o pracę, pracownik od tego dnia otrzymywał wynagrodzenie miesięczne w kwocie 1.200 zł brutto. Umowa zakończyła się 20 lipca 2012 r. Pracownik nie zdążył wykorzystać ani jednego dnia urlopu za 2012 r. Jego staż pracy uprawniał go do 26-dniowego urlopu wypoczynkowego. Dniem wolnym od pracy z tytułu rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy jest dla tego pracownika sobota.

1. Ustalamy podstawę wymiaru ekwiwalentu

Pracownik w umowie nie ma innych składników wynagrodzeniowych, dlatego też podstawą obliczenia ekwiwalentu jest wskazane w umowie wynagrodzenie miesięczne.

Podstawą wymiaru ekwiwalentu za urlop jest zatem kwota 1.200 zł.

2. Ustalamy wymiar urlopu, za który będzie opłacony ekwiwalent

Pracownikowi przy pełnym etacie przy­sługiwałby urlop 26-dniowy. W związku z tym że jest zatrudniony na 1/2 etatu, jego wymiar urlopowy wynosi:

26 dni × 1/2 = 13 dni.

Pracownikowi za 2011 r. przysługuje urlop proporcjonalny za 7 miesięcy pracy od 1 stycznia do 20 lipca 2012 r., tj. 7/12 przysługującego mu wymiaru urlopowego.

13 dni × 7/12 = 7,58(3)? = 8 dni (po zaokrągleniu).

Pracownikowi przysługiwałoby więc 8 dni urlopu.

3. Ustalamy współczynnik urlopowy

W 2012 r. współczynnik urlopowy dla pracownika zatrudnionego w pełnym wy­miarze wynosi:

(jeśli dniem wolnym jest sobota)

366 dni w roku ? (53 niedziele + 9 świąt + 52 dni wolne od pracy, wy­nikające z przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy) = 252 dni,

252 dni : 12 mies. = 21,00

W przypadku pracownika zatrudnione­go na 1/2 etatu obniżamy współczynnik o połowę.

21,00 × 1/2 = 10,50.

Współczynnik za 2012 r. wynosi dla pracownika 10,50.

4. Obliczamy wynagrodzenie za 1 dzień urlopu

Dzielimy ustalone miesięczne wynagrodze­nie przez współczynnik urlopowy:

1.200 zł : 10,50 = 114,2857? = 114,29 zł.

Urlopu udziela się w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. Dlatego też obliczamy ekwiwalent za godzinę urlopu.

5. Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu

Dzielimy ekwiwalent za 1 dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej nor­mie czasu pracy obowiązującej pracownika. Zakładając, że dla pracownika dobowa norma wynosi 8 godzin, kwotę ekwiwalen­tu za 1 dzień dzielimy przez 8:

114,29 zł : 8 godz. = 14,28625 = 14,29 zł.

6. Obliczamy ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Mnożymy otrzymany ekwiwalent za 1 godzinę urlopu przez liczbę godzin nie­wykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z art. 1542 § 2 kp 1 dzień urlopu odpowiada zasadniczo 8 godzinom pracy:

8 dni × 8 godz. = 64 godz.,

64 godz. × 14,29 zł = 914,56 zł.

Ekwiwalent za urlop pracownika wynosi 914,56 zł.

Samo obliczanie ekwiwalentu urlopowego przebiega na podobnych zasadach, niezależnie od tego, czy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w kwocie stałej czy zmiennej, czy też tylko niektóre składniki płacowe są stałe, a inne ? zmienne. Zasadnicza różnica polega na ustalaniu samej podstawy wymiaru ekwiwalentu. Dotyczy to w szczególności pracowników, który otrzymują zmienną stawkę miesięcznego wynagrodzenia ze względu np. na określenie wynagrodzenia jako godzinowego.

1. Ustalamy podstawę wymiaru

Pracownik nabywa prawo do ekwiwalentu urlopowego 31 lipca 2012 r. Wynagrodzenie zmienne będące podstawą wymiaru ekwiwalentu bierzemy pod uwagę z okresu kwiecień, maj, czerwiec 2012 r. W miesiącach tych pracownik B. otrzymał wynagrodzenie w kwocie:

Kwiecień 2012 r.

1.760 zł (przepracowane 160 godz.).

Maj 2012 r.

1.790 zł (przepracowane 170 godz., w tym 2 godz. nadliczbowe w dzień po­wszedni, roboczy, w ciągu dnia, opłaco­ne stawką godzinową z dodatkiem 50%).

Czerwiec 2012 r.

1.900 zł (przepracowane 190 godz., pra­cownik złożył wniosek o odbiór 30 nadgo­dzin w lipcu 2012 r. ? nadgodziny opłacone stawką godzinową bez dodatku).

Obliczamy średnie wynagrodzenie:

1.760 zł + 1.790 zł + 1.900 zł = 5.450 zł,

5.450 zł : 3 = 1.816,67 zł.

Ustalamy wymiar urlopu. Pracownikowi przysługuje urlop proporcjonalny za okres styczeń ? listopad 2010 r. Wymiar urlopu proporcjonalnego przy wymiarze urlopu 20 dni:

20 dni × 7/12 = 11,66? = 12 dni (po zaokrągleniu).

W przypadku pracownika urlop za 2012 r. został już w znacznej mierze wy­korzystany ? udzielono mu bowiem 8 dni urlopu ?zwykłego? i 3 dni urlopu ?na żądanie?. Urlopy te mają ten sam charakter (jako urlop wypoczynkowy), a zatem pracownik powinien otrzymać ekwiwalent jedynie za 1 dzień urlopowy.

2. Obliczamy ekwiwalent urlopowy

Dzielimy ustalone miesięczne wynagrodzenia przez współczynnik urlopowy:

Współczynnik urlopowy wynosi 21,00.

Wynagrodzenie średnie miesięczne wy­nosi 1.816,67 zł. Ekwiwalent za 1 dzień:

1.816,67 zł : 21,00 = 86,508095? = = 86,51 zł.

Obliczamy ekwiwalent za 1 godzinę urlopu:

86,51 zł : 8 godz. = 10,81 zł.

Z uwagi na fakt, iż pracownikowi przysługuje ekwiwalent tylko za 1 dzień urlopu, możemy w zasadzie pominąć dokładne przeliczenie godzinowe. Pracownikowi B. przysługuje zatem ekwiwalent za urlop w kwocie 86,51 zł.

DOKUMENTACJA

Rozliczenie urlopu wypoczynkowego oraz ekwiwalentu urlopowego wy­kazujemy w świadectwie pracy. W ust. 4 pkt 1 świadectwa pracodawca wskazuje:

  • liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego przysługującego pra­cownikowi w roku kalendarzowym, w którym ustaje stosunek pracy, wykorzystanego w naturze lub za które przysługuje ekwiwalent pieniężny,

  • odrębnie ? liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, wyko­rzystanego przez pracownika do dnia ustania stosunku pracy, na podstawie art. 1672 kp (tj. urlop na żądanie).

Podstawa prawna

Autor:

Michał Culepa

specjalista w zakresie wynagrodzeń

Sabina Dąbrowa-Lis
specjalista w zakresie wynagrodzeń

Sprawdź, jak mieć dostęp do wszystkich artykułów ze zmianami 2015 r!

Zobacz także


comments powered by Disqus
  • W serwisie:

    Aktualny numer Aktualny numer Archiwum numerów Archiwum numerów Tematyka Tematyka O poradniku O poradniku Regulamin Regulamin Kontakt Kontakt Reklama Reklama Aktualny numer Archiwum numerów Tematyka O poradniku Regulamin Kontakt Reklama
  • Wip:

    www.wip.pl www.wip.pl www.wiedzaipraktyka.pl www.wiedzaipraktyka.pl www.efaktura.wip.pl www.efaktura.wip.pl www.KadryiPlace.wip.pl www.KadryiPlace.wip.pl www.wip.pl www.wiedzaipraktyka.pl www.efaktura.wip.pl www.KadryiPlace.wip.pl
  • Publikacje papierowe komplementarne:

    Serwis ZUS Serwis ZUS Ubezpieczenia społeczne Ubezpieczenia społeczne Zeszyty US Zeszyty US Serwis ZUS Ubezpieczenia społeczne Zeszyty US
  • Portale:

    Portal Kadrowy Portal Kadrowy Portal Oświatowy Portal Oświatowy Portal BHP Portal BHP Portal ZP Portal ZP Portal FK Portal FK Portal ZUS Portal ZUS Portal Spółka z o.o. Portal Spółka z o.o. Portal RB Portal RB Portal Kadrowy Portal Oświatowy Portal BHP Portal ZP Portal FK Portal ZUS Portal Spółka z o.o. Portal RB
Copyright © Płace w firmie

Strona używa plików cookies.

Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookie w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.