Do najczęściej popełnianych błędów w 2022 r. można zaliczyć błędy przy ustalaniu składek na ubezpieczenia społeczne osób przebywających na urlopach wychowawczych, wynikające ze zbiegów tytułów do ubezpieczeń społecznych, wynikające ze zmiany przepisów oraz błędy w deklarowaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
Jak skorygować najczęstsze błędy przy naliczaniu składek ZUS w 2022 roku
Nawet najbardziej uważnym pracodawcom zdarza się popełnić błąd przy naliczaniu składek na ubezpieczenia społeczne lub ubezpieczenie zdrowotne, dlatego dokumenty rozliczeniowe składane do ZUS często muszą być poprawiane. Płatnik składek ma bowiem obowiązek złożyć korektę dokumentów rozliczeniowych w każdym przypadku, w którym stwierdził błąd we własnym zakresie lub kiedy błąd został stwierdzony przez ZUS.
1. Składki ZUS - błędy w deklarowaniu składek na ubezpieczenia społeczne osób przebywających na urlopach wychowawczych
Ustawa o ubezpieczeniach społecznych określa zasady ustalania składek za te osoby, jednak wraz początkiem każdego roku kalendarzowego zmieniają się wskaźniki i granice deklarowanych składek. W związku z tymi zmianami powstają błędy w deklarowaniu składek.
Przykład 1. Pani Anna zatrudniona jest na podstawie umowy o pracę i otrzymuje minimalne wynagrodzenie za pracę. W okresie od 1 maja 2021 r. do 31 maja 2022 r. przebywa na urlopie wychowawczym. W 2021 r. pracodawca z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym deklarował za nią składki na ubezpieczenia społeczne od podstawy 2.800,00 zł, w 2022 r. nie podwyższył wynagrodzenia do minimalnego wynagrodzenia za pracę i deklarował również składki od podstawy 2.800,00 zł. W związku ze wzrostem minimalnego wynagrodzenia za pracę, pracodawca powinien podnieść podstawę wymiaru składkę na urlopie wychowawczym do kwoty 3.010,00 zł.
Jak naprawić błąd
|
Składki z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym deklaruje pracodawca a opłacane są z budżetu państwa, dlatego błędy popełniane na tym polu nie obciążają bezpośrednio pracodawcy. Niemniej pracodawca w przypadku popełnienia błędu musi dokonać stosownych korekt dokumentów rozliczeniowych. |
|
|
Krok 1. |
Korekta imiennego raportu ZUS RCA. W pierwszej kolejności pracodawca powinien dokonać korekty w podstawie wymiaru składek w imiennym raporcie ZUS RCA za miesiące, w których został popełniony błąd. Składkę należy skorygować w rubryce dotyczącej składek finansowanych z budżetu państwa. Wskazówka. Jeśli korekcie podlega wyłącznie podstawa wymiaru na ubezpieczenia społeczne, to nie ma potrzeby korygować imiennego raportu ZUS RSA. |
|
Krok 2. |
Korekta deklaracji ZUS DRA. Zmiany w imiennej deklaracji ZUS RCA spowodują konieczność korekty deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA za miesiąc, w którym został popełniony błąd. W zależności od popełnionego błędu należy odpowiednio zmniejszyć lub zwiększyć kwotę deklarowanych składek z budżetu państwa. Wskazówka. Korekty imiennej raportu ZUS RCA oraz deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA dokonuje się poprzez sporządzenie ponownego raportu/deklaracji, w trybie korekty, z kolejnym numerem identyfikatora, w którym należy zamieścić prawidłowe dane. |
2. Składki ZUS - błędy w ustaleniu podlegania do ubezpieczeń społecznych
Jednym z najczęściej popełnianych błędów jest błąd w zakresie ustalenia podlegania do ubezpieczeń społecznych z tytułu umowy zlecenia. Zdarza się, że pracodawca podpisując z ubezpieczonym umowę zlecenia niesłusznie zgłasza tą osobę wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego. Jest to pokłosie tego, że ubezpieczony oświadcza, że posiada inny tytuł do ubezpieczeń społecznych za wynagrodzeniem równym lub wyższym minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Niestety nie zawsze to się pokrywa z prawdą.
2. Pracodawca zawarł z panem Adamem umowę zlecenia na okres od 1 stycznia 2022 r. do 31 grudnia 2022 r. za wynagrodzeniem miesięcznym 2.000,00 zł. Pan Adam dodatkowo zatrudniony jest u innego pracodawcy na podstawie umowy o pracę na 1/2 etatu za wynagrodzeniem 3 000,00 zł, jednak oświadczył zleceniodawcy, że jest zatrudniony u innego płatnika za minimalnym wynagrodzeniem za pracę. W związku z błędnym oświadczeniem pracodawca zgłosił pana Adama od 1 stycznia 2022 r. wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego i tylko na to ubezpieczenie deklarował za niego składki.
Jak naprawić błąd
|
W opisanej sytuacji mamy do czynienia z błędnym zgłoszeniem wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego zleceniobiorcy, a co za tym idzie z niedopłatą składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, wypadkowe) oraz nadpłatą składki na ubezpieczenie zdrowotne. Należy sporządzić korektę dokumentu zgłoszeniowego i dokumentów rozliczeniowych. |
|
|
Krok 1. „Wyzerowanie” raportu ZUS RZA |
W pierwszej kolejności należy sporządzić korektę wszystkich błędnych, imiennych raportów ZUS RZA, w których należy wyzerować podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne. W rubryce podstawa wymiaru składek oraz należnych składkach należy wykazać zera. |
|
Krok 2. Wyrejestrowanie z ubezpieczenia zdrowotnego |
Należy sporządzić korektę deklaracji zgłoszeniowej ZUS ZZA, w ten sposób, że należy wyrejestrować osobę ubezpieczoną z dniem zgłoszenia jej do ubezpieczenia zdrowotnego. |
|
Krok 3. Prawidłowe zgłoszenie |
Następnie należy prawidłowo zgłosić daną osobę do ubezpieczeń emerytalnych, rentowych i wypadkowego oraz do ubezpieczenia zdrowotnego z dniem rozpoczęcia wykonywania umowy zlecenia na formularzu ZUS ZUA. |
|
Krok 4. Sporządzenie imiennych raportów |
Kolejnym krokiem jest sporządzenie imiennych raportów ZUS RCA z wypełnionymi prawidłowymi podstawami i kwotami składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne. |
|
Krok 5. Korekta deklaracji |
Ostatnim krokiem jest sporządzenie korekt deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA w ten sposób, że dane z korekt imiennych raportów należy przenieść do deklaracji rozliczeniowej. |
|
Krok 6. W wyniku korekt na koncie płatnika składek w ZUS powstanie niedopłata składek |
Składki należy więc uregulować przy najbliższej płatności ZUS wraz z obliczonymi i należnymi odsetkami za zwłokę. Wskazówka. W razie wątpliwości płatnik składek może wystąpić do ZUS z wnioskiem o udzielenie informacji z konta osoby ubezpieczonej. Może to zrobić wypełniając wniosek US-7. |
3. Składki ZUS - niezgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego osoby pełniącej funkcję na mocy aktu powołania, która z tego tytułu pobiera wynagrodzenie
Jest to błąd wynikający ze zmiany przepisów od 1 stycznia 2022 r. Na mocy nowelizacji przepisów ustawy zdrowotnej ubezpieczeniu zdrowotnemu podlega bowiem osoba pełniąca funkcję na mocy aktu powołania, która z tego tytułu pobiera wynagrodzenie. Przepis ten czasami jest błędnie interpretowany przez płatników. Należy zwrócić uwagę na to, że nie dotyczy wyłącznie członków zarządu, ale także innych osób powołanych. Przez wynagrodzenie należy rozumieć przychody otrzymywane przez te osoby w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
3. Pani Wiesława została powołana od 1 stycznia 2018 r. do pełnienia funkcji prezesa ogrodów działkowych i pobiera z tego tytułu miesięczne wynagrodzenie w wysokości 500,00 zł. Płatnik nie zgłosił jej do ubezpieczeń społecznych od 1 stycznia 2022 r., ponieważ uznał, że nowy przepis nie dotyczy takich osób. Jest to błędna interpretacja, ponieważ zgłoszone do ubezpieczenia zdrowotnego powinny być wszystkie osoby powołane do pełnienia funkcji za wynagrodzeniem na mocy aktu powołania.
Jak naprawić błąd
|
Aby naprawić błąd, należy złożyć dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe. Taka osoba nie była bowiem w ogóle zgłoszona do ubezpieczeń. |
|
|
Krok 1. Zarejestrowanie osoby powołanej |
Należy zarejestrować taką osobę do ubezpieczenia zdrowotnego na formularzu ZUS ZZA od momentu rozpoczęcia pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, lub jeśli dana osoba była wcześniej powołana to od 1 stycznia 2022 r. |
|
Krok 2. Złożenie dokumentów rozliczeniowych |
Następnie należy złożyć dokumenty rozliczeniowe za daną osobę za okres wsteczny z zadeklarowaną podstawą od uzyskanego wynagrodzenia i obliczoną składką na ubezpieczenie zdrowotne. Dokonać tego należy na formularzu ZUS RCA. Ważne. Od 1 stycznia 2022 r. nie obowiązuje już formularz rozliczeniowy ZUS RZA, od tej pory składkę na ubezpieczenie zdrowotne za osobę zgłoszoną do ubezpieczenia zdrowotnego należy deklarować na formularzu ZUS RCA. |
|
Krok 3. Korekta deklaracji ZUS DRA |
Korekty będzie wymagała jedynie deklaracja rozliczeniowa ZUS DRA, ponieważ zwiększy się podstawa i kwota składek na ubezpieczenie zdrowotne. |
|
Krok 4. W wyniku korekt na koncie płatnika składek w ZUS powstanie niedopłata składek |
Składki należy więc uregulować przy najbliższej płatności ZUS wraz z obliczonymi i należnymi odsetkami za zwłokę. |
4. Składki ZUS - zadeklarowanie składki na ubezpieczenie zdrowotne za grudzień 2021 r. w styczniu 2022 r.
Kolejny błąd również dotyczy dodania do ustawy zdrowotnej nowego tytułu do ubezpieczenia zdrowotnego, a dokładniej deklarowania składek na ubezpieczenie zdrowotne w miesiącu styczniu 2022 r. za grudzień 2021 r. za osoby powołane do pełnienia funkcji na mocy aktu powołania, które pobierają z tego tytułu wynagrodzenie.
4. Pani Agnieszka została powołana do pełnienia funkcji członka zarządu i pobiera z tego tytułu wynagrodzenie. Od 1 stycznia płatnik składek zgłosił panią Agnieszkę do ubezpieczenia zdrowotnego. W styczniu pani Agnieszka otrzymała wynagrodzenie za grudzień 2021 r. i płatnik zadeklarował i opłacił składkę na ubezpieczenie zdrowotne w deklaracji styczniowej. Jest to błędny tryb postępowania. Za wynagrodzenie płatne w styczniu 2022 r. (należne za grudzień 2021 r.) nie należy naliczać, potrącać ani deklarować składki na ubezpieczenie zdrowotne, ponieważ dotyczy to miesiąca poprzedniego, w którym prezes nie podlegał ubezpieczeniu zdrowotnemu.
Jak naprawić błąd
|
Błąd polega na niesłusznym zadeklarowaniu składki w miesiącu styczniu 2022 r., dlatego należy sporządzić korektę deklaracji ZUS RCA za ten miesiąc. |
|
|
Krok 1. Korekta imiennego raportu ZUS RCA |
W pierwszej kolejności należy sporządzić korektę deklaracji ZUS RCA, która będzie polegała na „wyzerowaniu” podstawy składki zdrowotnej i samej składki na to ubezpieczenie. |
|
Krok 2. Korekta deklaracji ZUS DRA |
W związku z korektą imiennego raportu ZUS RCA, korekcie podlega również deklaracja ZUS DRA, w której należy zmniejszyć podstawę i składki na ubezpieczenie zdrowotne. |
|
Wskazówka. W związku z wprowadzonymi korektami na koncie płatnika w ZUS postawnie nadpłata. Zaleca się, aby przy okazji następnej płatności, należną kwotę pomniejszyć o kwotę nadpłaconych składek na ubezpieczenie zdrowotne. |
|
5. Składki ZUS - błędy w deklarowaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych
Często pojawiającym się błędem nie tylko w 2022 r., ale również w latach poprzednich są błędy w deklarowaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Najczęstszym błędem na tym polu jest deklarowanie składek za osobę, która nie osiągnęła minimalnego wynagrodzenia za pracę w danym miesiącu, a która nie jest zwolniona z konieczności naliczania składek na Fundusz Pracy.
5. Płatnik składek od 1 marca 2022 r. zatrudnił na podstawie umowy o pracę na 1/2 etatu pana Adama (25 lat), który nie jest zatrudniony u innego płatnika składek i otrzymuje miesięczne wynagrodzenie w wysokości 2000,00 zł. Płatnik składek za pana Adama co miesiąc deklaruje składkę na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. W związku z tym, że pan Adam nie ma innego tytułu do ubezpieczeń społecznych a u płatnika składek nie osiąga przynajmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę, nie należy za niego opłacać składki na Fundusz Pracy.
Jak naprawić błąd
|
Błędy w deklarowaniu składek na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych naprawić jest w miarę łatwo. Składki na te fundusze deklaruje się bowiem łącznie, nie na imiennych raportach rozliczeniowych, tylko w deklaracji rozliczeniowej. |
|
|
Krok 1. Korekta deklaracji ZUS DRA |
Za miesiące, w których zadeklarowano i opłacono składkę na Fundusz Pracy w błędnej wysokości należy sporządzić korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA, wykazując prawidłową podstawę. |
|
Krok 2. W wyniku korekt na koncie płatnika składek w ZUS powstanie niedopłata składek |
Składki należy więc uregulować przy najbliższej płatności. Należy mieć przy tym na uwadze, że trzeba naliczyć i zapłacić odsetki za zwłokę. |
Czytaj także:
W jakim terminie złożyć dokumenty rozliczeniowe i zapłacić składki ZUS
Jak rozliczyć składki ZUS od umowy zlecenia rozpoczętej w trakcie miesiąca
Przekroczenie trzydziestokrotności – jak zwrócić nadpłacone składki ZUS
Podstawa prawna:
- Art. 9, art. 18 ust. 5b, 15 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 423 ze zm.).
- Art. 66 ust. 1 pkt 35a ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 1285 ze zm.).
- Art. 104 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2021 r. poz. 1100 ze zm.).
Słowa kluczowe:
składki ZUS błędyPodobne artykuły
Zobacz również
Aktualny numer Pokaż listę wydań »
Numer 282 Październik, Listopad 2024 r.
Dostępny w wersji elektronicznej
Redaktor Portalu
Zapisz się na newsletter
