ZUS ZAM i wniosek o zasiłek macierzyński składany pracodawcy – 2 instrukcje, odpowiedzi na pytania, wzory

Zwróć uwagę, że ZUS ZAM znajduje zastosowanie w przypadku, gdy płatnikiem zasiłku jest ZUS. Wzór ten w związku z nowelizacją ustawy Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, w tym ustawy zasiłkowej, obowiązującej od 26 kwietnia 2023 r. został zmodyfikowany. Jeżeli płatnikiem zasiłku jest pracodawca, pracownik powinien złożyć odręcznie napisany wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okresy urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego. Pobierz wzór wniosku z opisem.

Wniosek ZUS ZAM wypełnia osoba ubezpieczona, która ubiega się o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego albo urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Wypełnia go również osoba, która ubiega się o zasiłek macierzyński łącznie:

• za okres urlopu macierzyńskiego i za okres urlopu rodzicielskiego w pełnym lub częściowym wymiarze albo

• za okres urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz za okres urlopu rodzicielskiego w pełnym lub częściowym wymiarze.

W związku z tym, że wniosek ZUS ZAM został udostępniony przez ZUS, wniosek ten wypełnia się w przypadku ubiegania się o zasiłek w ZUS. W przypadku pracowników lub osób zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych, kiedy płatnikiem zasiłku jest zatrudniający, wnioskodawca również może skorzystać z wzoru formularza przygotowanego przez ZUS. W praktyce jednak częściej wykorzystuje się skrócone wzory wniosków, które zawierają wyłącznie niezbędne informacje.

Ponadto wniosek o zasiłek macierzyński do ZUS można złożyć w formie elektronicznej poprzez platformę PUE ZUS, a do pracodawcy wniosek co do zasady powinien być złożony w formie pisemnej (chyba, że osoba ubezpieczona posiada bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu).

Formularz, o którym mowa, dostępny jest w formie elektronicznej na PUE ZUS oraz w formie do wydruku. Oba formularze zawierają te same dane, a różnią się jedynie szatą graficzną. Dlatego do celów szkoleniowych posłużę się formularzem w formie pisemnej.

Formularz ZUS ZAM został podzielony na kilka części.

W pierwszej części wniosku osoba zainteresowana nic nie wypełnia. Ma ona charakter informacyjny. Informuje o tym, że wniosek należy wypełnić w przypadku ubiegania się o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. Wniosek ten należy również wypełnić, jeśli ubezpieczona ubiega się o zasiłek macierzyński łącznie za okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz za okres urlopu rodzicielskiego.

Dodatkowo w przypadku papierowo wypełnianego wniosku pouczenie stanowi, że wniosek należy wypełnić wielkimi literami, pola wyboru zaznaczać X, oraz używać koloru czarnego lub niebieskiego (nie ołówka).

W drugiej części wnioskodawca podaje swoje dane osobowe. Obowiązkowe jest podanie nr PESEL, imienia, nazwiska, adresu do korespondencji. Dodatkowo, jeśli wnioskodawca nie ma nadanego nr PESEL należy podać datę urodzenia oraz serię i nr odwodu osobistego. Jeśli adres jest inny niż polski należy podać również nazwę państwa.

Co do zasady należy podać adres do korespondencji, czyli adres, pod którym przebywa osoba składająca wniosek. Fakultatywnie zainteresowany podaje nr telefonu. Dzięki temu ZUS może się telefonicznie skontaktować w sprawie wniosku, gdy pozostaje coś do wyjaśnienia. Może więc to znacznie przyśpieszyć rozpatrywanie przez ZUS wniosku.

W tej części wnioskodawca podaje dane płatnika składek, czyli dane zatrudniającego lub w przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą dane firmy, czyli de facto powtarza swoje dane dodając nr NIP.

Obligatoryjnie należy podać NIP płatnika składek oraz nazwę (w przypadku osoby prawnej) lub imię i nazwisko (w przypadku osoby fizycznej).

Pola, takie jak nr REGON, PESEL, rodzaj, serię i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość, podaje się w przypadku braku poprzednich danych identyfikacyjnych.

W papierowej wersji formularza ZUS ZAM rachunek bankowy podaje się na drugiej stronie, w części czwartej. W elektronicznej formie rachunek bankowy podaje się na końcu wypełniania wniosku (strona 4).

ZUS nadal finalizuje wypłaty w formie przekazu pocztowego. Dlatego jeśli wnioskodawca chce otrzymać świadczenie w tej formie powinien to pole pozostawić puste. W przypadku papierowej formy wypełniania formularza pole to najlepiej przekreślić.

Wypełniając tą część osoba ubezpieczona musi podjąć decyzję, o jaki rodzaj zasiłku macierzyńskiego wnioskuje. Czy o zasiłek macierzyński za okres urlopu macierzyńskiego, czy za okres urlopu rodzicielskiego, a może o oba te urlopy.

W przypadku kiedy dana osoba przyjęła dziecko na wychowanie jako rodzina zastępcza, lub przyjęła dziecko na wychowanie i wystąpiła do sądu opiekuńczego z wnioskiem o wszczęcie postępowania w sprawie przysposobienia dziecka należy zaznaczyć, że wniosek dotyczy urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego. Dodatkowo należy podać okresy od do.

Osoba chcąca złożyć tzw. długi wniosek o urlop macierzyński zaznacza również ostatnie pole w tej części i niejako „deklaruje” że bezpośrednio po urlopie macierzyńskim będzie korzystała z urlopu rodzicielskiego. Dzięki temu płatnik zasiłku przyzna ubezpieczonej zasiłek w wysokości 81,5% jego podstawy wymiaru, o ile wniosek zostanie złożony w terminie 21 dni od dnia urodzenia/przyjęcia na wychowanie dziecka.

Wypełniając szóstą część wniosku należy dochować szczególnej staranności. Informacje w niej zawarte rzutują bowiem na prawo do zasiłku macierzyńskiego i jego długość.

W pierwszym kroku wnioskodawca podaje, czy ubiega się o zasiłek macierzyński w związku z urodzeniem dziecka czy przyjęciem na wychowanie (z ewentualnym podaniem daty przyjęcia na wychowanie). Dodatkowo należy podać dane dziecka, tj. imię i nazwisko oraz miejsce urodzenia.

Należy również zaznaczyć odpowiednie pole, jeśli dziecko posiada zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem”. Posiadając takie zaświadczenie ubezpieczonej przysługuje dłuższy urlop rodzicielski, a co za tym idzie zasiłek za ten okres. W konsekwencji do wniosku będzie trzeba dołączyć potwierdzone za zgodność z oryginałem zaświadczenie.

Drugi pkt tej części wnioskodawca zaznacza w przypadku, w którym ubiega się o wypłatę zasiłku macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu wraz z podaniem tej daty. Ubezpieczona ma możliwość skorzystania z urlopu macierzyńskiego przed przewidywaną datą porodu, w wymiarze nie wyższym niż 6 tygodni. Wówczas do wniosku należy załączyć stosowne zaświadczenie na zwykłym druku od lekarza.

Pkt 3 szóstej części wypełnia ubezpieczona ubiegająca się o przyznanie i wypłatę zasiłku macierzyńskiego w sytuacji urodzenia dziecka/dzieci po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego – należy wówczas zaznaczyć odpowiednie pole. Dodatkowo należy podać dane dziecka oraz informację czy dziecko posiada zaświadczenie „za życiem” o którym byłą już mowa.

Ustawodawca wyróżnia kilka sytuacji niezależnych od wnioskodawczyni, w których przysługuje jej zasiłek macierzyński pomimo urodzenia dziecka nie będąc w ubezpieczeniu chorobowym w trakcie porodu tj. w przypadku ogłoszenia upadłości pracodawcy, likwidacji, rozwiązania umowy o pracę z naruszeniem przepisów prawa oraz śmierci pracodawcy.

W tej sytuacji do wniosku należy również dołączyć stosowny dokument potwierdzający zaistnienie jednej z tych sytuacji (np. świadectwo pracy z odpowiednią adnotacją lub wyrok sądu).

Kolejny pkt w części szóstej odnosi się do sytuacji, w której ojciec dziecka występuje o zasiłek macierzyński. Powodem może być kilka sytuacji i jeśli taka wystąpiła należy zaznaczyć odpowiednie pole. Dodatkowo należy podać dane matki dziecka (imię, nazwisko i nr PESEL).

Piąty punkt odnosi się do sytuacji, w której urlop macierzyński lub rodzicielski był przerwany z powodu przebywania matki dziecka, lub samego dziecka w szpitalu i po powrocie ze szpitala matka dziecka wznawia korzystanie z jednego z urlopów związanych z macierzyństwem.

Część tę wypełnia wnioskodawczyni, która ma zamiar korzystać z zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego. Korzystając z tego urlopu należy oświadczyć czy drugi rodzic dziecka również będzie z tego uprawnienia korzystał. Do wniosku ZUS ZAM zostało więc od razu dołączone stosowne oświadczenie, aby nie robić tego oddzielnie.

Jeśli drugi rodzic dziecka również będzie korzystał z zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu rodzicielskiego, wówczas należy dodatkowo podać, w jakim okresie oraz dane drugiego rodzica, czyli nr PESEL, imię i nazwisko. Oraz dodatkowe dane, jeśli rodzic dziecka nie posiada nr PESEL.

Oświadczenie jest o tyle istotne, aby nie nadpłacić zasiłku macierzyńskiego. Korzystanie z urlopu rodzicielskiego przez drugiego rodzica pomniejsza bowiem okres korzystania z tego urlopu przez pierwszego z nich. Nie dotyczy to 9 tygodni urlopu rodzicielskiego należnego na wyłączność drugiemu z rodziców dziecka.

W ostatniej już części wniosku wnioskodawca oświadcza, że dane we wniosku są zgodne z prawdą, oraz jeżeli ulegną zmianie zobowiązuje się powiadomić o tym płatnika zasiłku.

Następnie należy wypełnić datę i złożyć podpis.

Wniosek o zasiłek macierzyński należy złożyć u płatnika zasiłków, czyli odpowiednio u pracodawcy lub ZUS. W przypadku pracowników i zleceniobiorców, którym zasiłek będzie wypłacał ZUS, wniosek można przekazać za pośrednictwem zatrudniającego wraz z pozostałą dokumentacją. Wniosek do ZUS można złożyć:

• osobiście na Sali Obsługi Klienta ZUS,

• za pośrednictwem operatora pocztowego,

• za pośrednictwem osoby upoważnionej,

• elektronicznie za pośrednictwem PUE ZUS.

Podobnie jak większość dokumentów ZUS umożliwia dostarczenie wniosku ZUS ZAM również w formie dokumentu elektronicznego. Do elektronicznego przesyłania dokumentów do ZUS służy Platforma Usług Elektronicznych PUE ZUS (PUE ZUS).

Aby wysłać dokument w formie elektronicznej, należy posiadać potwierdzony profil na PUE ZUS lub zalogować się do tego portalu za pośrednictwem bankowości elektronicznej (tylko dla wybranych banków), poprzez profil zaufany lub przez kwalifikowany podpis elektroniczny.

Po zalogowaniu się do platformy, należy przejść do panelu świadczeniobiorca i w pierwszej kolejności wyszukać formularza ZUS ZAM. Można zrobić to na dwa sposoby:

Po wyszukaniu i wypełnieniu formularza należy kliknąć [Sprawdź], aby system sprawdził, czy dokument został wypełniony prawidłowo. Jeśli tak, to należy kliknąć [Zapisz] – [zamknij], a następnie [Wyślij].

Przed wysyłką wniosek elektroniczny należy jednak podpisać. Można to zrobić na trzy poniżej prezentowane sposoby:

Po złożeniu wniosku w formie elektronicznej należy pamiętać o tym, aby do ZUS dostarczyć osobiście lub pocztą pozostałe dokumenty, tj. odpis skrócony aktu urodzenia czy też zaświadczenie z przewidywaną datą porodu.

ZUS ZAM – najczęściej zadawane pytania

Kierując wniosek o zasiłek macierzyński do pracodawcy (niezależnie czy to on jest płatnikiem zasiłków, czy następnie wniosek przekaże do ZUS celem jego wypłaty), można to zrobić na wniosku ZUS ZAM.

W praktyce większość wniosków składanych do zatrudniających przez pracowników lub osoby wykonujące umowę cywilnoprawne to odręcznie napisany wniosek lub wniosek pobrany z Internetu. Dzieje się tak, ponieważ taki wniosek jest krótszy i łatwiejszy do wypełnienia. Nie ma w nim dodatkowych oświadczeń oraz nie trzeba odpowiadać na dodatkowe pytania niemające wpływu na prawo do zasiłku konkretnej osoby. Wniosek ZUS ZAM przewiduje bowiem wszystkie możliwe sytuacje, w których znajduje się ubezpieczony. Każdy wniosek składany do pracodawcy powinien być więc dostosowany do konkretnej indywidualnej sytuacji wnioskodawcy.

W przypadku ogólnego wniosku o zasiłek macierzyński we wniosku powinny być zawarte następujące informacje:

• miejscowość i data;

• dane osoby wnioskującej (imię, nazwisko, pesel, oraz adres do korespondencji)”

• dane płatnika składek (nazwa lub imię i nazwisko, nr NIP);

• dane dziecka (imię i nazwisko, data urodzenia);

• o jaki zasiłek osoba ubezpieczona się ubiega z podaniami daty od-do;

• oświadczenie czy z urlopu rodzicielskiego będzie korzystał drugi rodzic dziecka;

• podpis pracownika.

Należy pamiętać, że wniosek może być różny w zależności od sytuacji, w której znajduje się wnioskodawca (np. inny będzie wniosek o zasiłek macierzyński i rodzicielski, a inny, jeśli dziecko posiada zaświadczenie „za życiem”).

Dodatkowo co ważne, wniosek nie może obejmować 9 tygodni urlopu rodzicielskiego przysługującego wyłącznie drugiemu rodzicowi (za tę część urlopu rodzicielskiego przysługuje zasiłek macierzyński w wysokości 70% podstawy wymiaru).

Ponadto wniosek ma charakter „deklaracji”. Oznacza to, że ubezpieczona nie musi wskazywać konkretnych okresów, w których będzie korzystać z tego urlopu, ale „deklaruje” korzystanie z zasiłku macierzyńskiego z urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego w pełnym wymiarze.

Jeśli ubezpieczona wnosi o tzw. długi zasiłek macierzyński, obejmujący okres urlopu macierzyńskiego i rodzicielskiego, powinna to zrobić w terminie 21 dni od dnia porodu (wypłata przez cały okres w wysokości 81,5%.) W przeciwnym razie wniosek zostanie ustalony i wypłacony w wysokości 100% za pierwszą część zasiłku i 70% za drugą część zasiłku.

Wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego – wzór ogólnego wniosku