Czas pracy w 2024 roku – sprawdź wady i zalety różnych okresów rozliczeniowych

Zgodnie z art. 128 § 1 Kodeksu pracy, czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Głównym celem wprowadzenia do Kodeksu przepisów o czasie pracy jest zapewnienie pracownikom prawa do wypoczynku (art. 14 Kodeksu pracy).

Podstawowe normy czasu pracy określono w art. 129 § 1 Kodeksu pracy, który stanowi, że czas pracy nie może przekraczać:

• 8 godzin na dobę oraz
• przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym.

Przepisy Kodeksu dopuszczają pewne odstępstwa od stosowania wspomnianych norm czasu pracy – jednak z koniecznością zachowania innych rygorów służących zasadzie zapewnienia prawa do wypoczynku. Przykładowo, w systemie równoważnego czasu pracy (art. 135–137 Kodeksu pracy), możliwe jest przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy, do 12, 16, a nawet 24 godzin, które jest równoważone krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy. Z kolei w systemie czasu pracy w ruchu ciągłym (art. 138 Kodeksu pracy), dopuszczalne jest przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień, a jednego dnia w niektórych tygodniach dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin; wówczas za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia jak za pracę w godzinach nadliczbowych.

Aby móc ustalić, czy nie dochodzi do przekraczania norm czasu pracy lub naruszania przepisów o przedłużonym dobowym oraz tygodniowym wymiarze czasu pracy, a także aby prawidłowo obliczyć wynagrodzenie za pracę oraz inne należne pracownikowi świadczenia (w tym wynagrodzenie za czas choroby oraz zasiłki z ubezpieczenia chorobowego), konieczne jest rozliczanie czasu pracy. Okresy, w ramach których dochodzi do takiego rozliczenia, nazywamy okresami rozliczeniowymi.

W ramach rozliczenia czasu pracy, poza liczbą przepracowanych przez danego pracownika godzin ogółem, ustala się również, w odniesieniu do każdego pracownika:

• godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w poszczególnych dniach,
• liczbę godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbę godzin nadliczbowych,
• dni wolne od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbę godzin dyżuru oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy (np. zwolnienia chorobowe),
• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy (np. okolicznościowe zwolnienia od pracy z okazji urodzin, ślubu lub zgonu osoby bliskiej),
• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czas pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

W celu rozliczania czasu pracy, pracodawca ma obowiązek prowadzenia, dla każdego pracownika z osobna, ewidencji czasu pracy (art. 148 Kodeksu pracy i § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej – Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Standardowy okres rozliczeniowy powinien wynosić maksymalnie 4 miesiące (art. 128 § 1 Kodeksu pracy). Przepisy przewidują jednak odstępstwa od tego standardowego wymiaru, polegające zarówno na jego skróceniu, jak i wydłużeniu. W poniższej tabeli przedstawiono dopuszczalne długości okresów rozliczeniowych.

Co do zasady, przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub
• w regulaminie pracy albo
• w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy.

Jednakże pracodawca, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa, a także pracodawca, u którego zakładowa organizacja związkowa nie wyraża zgody na ustalenie lub zmianę okresu rozliczeniowego, może stosować okres rozliczeniowy czasu pracy, o którym mowa w art. 135 § 2 i 3 Kodeksu pracy (tj. odpowiednio, 3-miesięczny i 4-miesięczny, w systemie równoważnego czasu pracy), po uprzednim zawiadomieniu właściwego okręgowego inspektora pracy.

Przedłużenie okresu rozliczeniowego czasu pracy zgodnie z art. 129 § 2 Kodeksu pracy (czyli maksymalnie do 12 miesięcy) ustala się:

• w układzie zbiorowym pracy lub w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi; jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25³ ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy, albo;
• w porozumieniu zawieranym z przedstawicielami pracowników, wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy – jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe.

Pracodawca przekazuje kopię porozumienia w sprawie przedłużenia okresu rozliczeniowego właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy w terminie 5 dni roboczych od dnia zawarcia porozumienia (art. 150 § 1-4 Kodeksu pracy).

Rozliczenie czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym polega w głównej mierze na porównaniu liczby godzin przepracowanych z liczbą godzin, którą pracownik miał faktycznie przepracować, czyli z obowiązującym pracownika wymiarem czasu pracy.

Jeżeli pracownik przepracował więcej godzin, niż wynika to z jego wymiaru czasu pracy, wówczas przysługuje mu rekompensata za pracę w godzinach nadliczbowych, w postaci pieniężnej (wynagrodzenie i dodatek do wynagrodzenia) albo czasu wolnego (art. 151¹-151² Kodeksu pracy). Jeśli natomiast pracownik przepracował mniej godzin w porównaniu do liczby godzin, jaką należało przepracować, to przysługiwać mu będzie:

• wynagrodzenie przestojowe – gdy przestój nastąpił z przyczyn, za które pracownik nie odpowiada (art. 81 Kodeksu pracy);
• świadczenie określone w przepisach szczególnych (np. świadczenie z ubezpieczenia chorobowego) – w razie usprawiedliwionej nieobecności pracownika, gdy przepis prawa przyznaje mu uprawnienie do otrzymania świadczenia (art. 80 zdanie drugie i np. art. 92 Kodeksu pracy).

Pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia, w razie nieobecności w pracy, gdy przepisy szczególne prawa tego nie przyznają (np. w przypadku urlopu bezpłatnego) lub gdy nieobecność jest nieusprawiedliwiona (art. 174, art. 80 Kodeksu pracy).

W Kodeksie pracy określono dwa niezależne sposoby ustalania obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy:

• ogólny – dotyczący wszystkich systemów czasu pracy, poza systemem czasu pracy w ruchu ciągłym (art. 130 Kodeksu pracy);
• szczególny – dotyczący systemu czasu pracy w ruchu ciągłym (art. 138 Kodeksu pracy).

Poniżej, dla zilustrowania znaczenia okresu rozliczeniowego dla ustalania wymiaru czasu pracy, przedstawiono określone w Kodeksie pracy sposoby (algorytmy) dokonywania obliczeń.

Zgodnie z art. 130 Kodeksu pracy, obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, oblicza się w czterech następujących po sobie krokach:

• mnożąc 40 godzin przez liczbę tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby godzin iloczyn 8 godzin i liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku.
• odejmując 8 godzin za każde święto występujące w okresie rozliczeniowym i przypadające w innym dniu niż niedziela,
• odejmując liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności w pracy, przypadających do przepracowania w czasie tej nieobecności, zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy.

W art. 138 Kodeksu pracy określono, jak ustala się wymiar czasu pracy pracowników zatrudnionym w ramach systemu czasu pracy w ruchu ciągłym – w którym jest dopuszczalne przedłużenie czasu pracy do 43 godzin przeciętnie na tydzień w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 tygodni, a jednego dnia w niektórych tygodniach w tym okresie dobowy wymiar czasu pracy może być przedłużony do 12 godzin. Za każdą godzinę pracy powyżej 8 godzin na dobę w dniu wykonywania pracy w przedłużonym wymiarze czasu pracy pracownikowi przysługuje dodatek do wynagrodzenia, jak za pracę w godzinach nadliczbowych. Wspomniany system czasu pracy można stosować przy pracach, które ze względu na technologię produkcji nie mogą być wstrzymane, a także gdy praca nie może być wstrzymana ze względu na konieczność ciągłego zaspokajania potrzeb ludności.

Obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w ruchu ciągłym oblicza się:

• mnożąc 8 godzin przez liczbę dni kalendarzowych przypadających w okresie rozliczeniowym, z wyłączeniem niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, a następnie
• dodając do otrzymanej liczby liczbę godzin odpowiadającą przedłużonemu u danego pracodawcy tygodniowemu wymiarowi czasu pracy.

Liczba godzin odpowiadająca przedłużonemu u danego pracodawcy tygodniowemu wymiarowi czasu pracy nie może przekraczać 4 godzin na każdy tydzień okresu rozliczeniowego, w którym następuje przedłużenie czasu pracy.

Zalecaną praktyką jest to, aby okres rozliczeniowy, niezależnie od jego długości, pokrywał się z miesiącem kalendarzowym albo jego wielokrotnością. Wtedy – przykładowo – następujące po sobie okresy rozliczeniowe w danym roku kalendarzowym obejmować będą, w przypadku okresu wynoszącego:

• 1 miesiąc – poszczególne miesiące kalendarzowe, od stycznia do grudnia;
• 3 miesiące – cztery kwartały roku;
• 4 miesiące – okresy: styczeń–kwiecień, maj–sierpień, wrzesień–grudzień;
• 12 miesięcy – cały rok.

Takie ustalenie okresów rozliczeniowych ułatwia dokonywanie obliczeń, gdyż miesiąc kalendarzowy (względnie jego wielokrotność) jest zwyczajowo i w różnych przepisach traktowany jako okres, po upływie którego dokonuje się różnych podsumowań i rozliczeń. Wskazuje na to choćby art. 85 § 1 Kodeksu pracy, stanowiący, że wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu.  

Zastosowanie zasady obejmowania okresem rozliczeniowym pełnych miesięcy nie jest możliwe w odniesieniu do wynoszącego 4 tygodnie okresu rozliczeniowego w systemie czasu pracy w ruchu ciągłym (art. 138 § 1 Kodeksu pracy). W tym przypadku, wygodnym rozwiązaniem jest ustalenie, że kolejne okresy rozliczeniowe będą rozpoczynać się w poniedziałki, a kończyć w niedziele. Dzięki temu, okresy te będą obejmować zawsze pełne tygodnie kalendarzowe.

Ustalając krótkie okresy rozliczeniowe, pracodawca musi liczyć się z tym, że częściej będzie dokonywał rozliczeń czasu pracy. Krótki okres rozliczeniowy jest też wyzwaniem organizacyjnym, gdyż pracodawca ma mniej czasu na wywiązanie się z obowiązków, które można zrealizować tylko w ramach danego okresu rozliczeniowego. Należą do nich m.in.:

• zapewnienie przeciętnie 40 godzin pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (art. 128 § 1 Kodeksu pracy);
• zapewnienie przeciętnego tygodniowego czasu pracy, łącznie z godzinami nadliczbowymi, nieprzekraczającego 48 godzin (art. 131 § 1 Kodeksu pracy);
• zrównoważenie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy krótszym dobowym wymiarem czasu pracy w niektórych dniach lub dniami wolnymi od pracy – w ramach systemu równoważnego czasu pracy (art. 135 § 1 Kodeksu pracy);
• udzielenie z inicjatywy pracodawcy (bez wniosku pracownika) czasu wolnego w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych (art. 151² § 2 Kodeksu pracy);
• udzielenie innego dnia wolnego za pracę w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy (art. 151³ Kodeksu pracy);
• udzielenie innego dnia wolnego od pracy za pracę w święto (art. 151¹¹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy).

W przypadku gdy pracodawca „nie zdąży” wywiązać się z tych obowiązków przed końcem okresu rozliczeniowego, musi z reguły zrekompensować to pracownikowi dodatkiem do wynagrodzenia z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych.

Zaletą długich okresów rozliczeniowych jest możliwość elastycznego organizowania pracy, szczególnie wtedy, gdy obciążenie pracą nie jest równomierne – wówczas w rozkładzie czasu pracy dotyczącym danego okresu rozliczeniowego (przede wszystkim w ramach systemu równoważnego czasu pracy) można przewidzieć wydłużone wymiary dobowe czasu pracy w dniach lub tygodniach, w których jest dużo pracy do wykonania, a krótsze wymiary w tej części okresu rozliczeniowego, w której pracy jest mniej.

Z drugiej strony, z punktu widzenia pracownika, zbyt długi okres rozliczeniowy nie jest pożądany, szczególnie dlatego, że dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego wiadomo, czy i w jakim wymiarze została przekroczona średniotygodniowa norma czasu pracy (40-godzinna), a w konsekwencji dopiero wtedy pracownikowi można obliczyć należny dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych – w odróżnieniu od dodatku z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy (względnie przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy), który to dodatek może być wypłacany na bieżąco, czyli w okresach miesięcznych, niezależnie od tego, jak długo trwa okres rozliczeniowy.

Najprostszym pod tym względem jest systemem podstawowego czasu pracy, w którym pracownik wykonuje pracę przez 5 dni w tygodniu, po 8 godzin każdego dnia (art. 129 § 1 Kodeksu pracy). W praktyce system ten automatycznie gwarantuje przestrzeganie norm czasu pracy. Pozostałe systemy – przewidujące wykonywanie pracy w różnych wymiarach, w poszczególnych dobach lub tygodniach – rodzą komplikacje związane przede wszystkim z koniecznością tworzenia odrębnych rozkładów czasu pracy, dla kolejnych okresów rozliczeniowych, aby zapewnić liczbę godzin pracy zgodną z wymiarem czasu pracy obowiązującym w danym okresie rozliczeniowym. Do takich systemów zaliczają się w szczególności:

• system równoważnego czasu pracy (art. 135–137 kp),
• system czasu pracy w ruchu ciągłym (art. 138 kp),
• system przerywanego czasu pracy (art. 139 kp),
• system skróconego tygodnia pracy (art. 143 kp),
• system pracy weekendowej (art. 144 kp).

Z uwagi na to, że wspomniane komplikacje i trudności w organizowaniu pracy nie występują w systemie podstawowego czasu pracy, dla pracodawców stosujących ten system nie ma większego znaczenia to, jak długi jest okres rozliczeniowy. W odniesieniu do pozostałych systemów ma to duże znaczenie.

Podsumowując, okres rozliczeniowy, ustalony przez pracodawcę, powinien być dostosowany zarówno do obowiązujących przepisów, jak i do warunków, w jakich pracodawca funkcjonuje oraz celów, które zamierza osiągać, prowadząc swoją działalność.