Składki ZUS i świadczenia ZUS 2024 – zmiany w rozliczeniach (przykłady liczbowe)

Dodatek za szczególne warunki pracy jest kolejnym składnikiem płacowym, którego od 1 stycznia 2024 r. pracodawca nie bierze pod uwagę przy ustalaniu, czy płaca pracownika, któremu taki dodatek przysługuje, odpowiada co najmniej minimalnemu wynagrodzeniu za pracę. Wcześniej z tej grupy składników były wyłączone takie składniki, jak:

• nagroda jubileuszowa,
• odprawa emerytalno-rentowa,
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych,
• dodatek do wynagrodzenia za pracę w porze nocnej oraz
• dodatek za staż pracy.

Dlatego pracodawców zatrudniających osoby, którym przysługuje dodatek za szczególne warunki pracy, czeka przegląd wynagrodzeń pod kątem uzyskiwania minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Płatnicy składek zatrudniający zleceniobiorców, którzy tego rodzaju umowy mają podpisane jeszcze z innymi podmiotami, muszą sprawdzić, czy zmiana minimalnego wynagrodzenia za pracę nie spowoduje zmian w zakresie objęcia wspomnianych osób ubezpieczeniami społecznymi. Odpowiednio stosuje się tu bowiem art. 9 ust. 2c ustawy systemowej. Zgodnie z nim osoby zatrudnione na podstawie kilku umów zlecenia objęte są obowiązkiem ubezpieczeń społecznych tylko z tych umów, których łączna podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych w danym miesiącu nie osiąga poziomu wynagrodzenia minimalnego, zgodnie z chronologią ich zawierania.

Warto zaznaczyć, że przepis ten dotyczy nie tylko umów zlecenia, ale również umów agencyjnych oraz innych umów o świadczenie usług, w stosunku do których stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego dotyczące zlecenia. Wynagrodzenie minimalne w 2023 roku od stycznia wynosił 3.490 zł, a od 1 lipca wynosi 3.600 zł. W roku 2024 również wzrośnie dwukrotnie, tj. od 1 stycznia do kwoty 4.242 zł oraz ponownie od 1 lipca do 4.300 zł.

Wzrost wynagrodzenia minimalnego nie wpłynie na ubezpieczenie zdrowotne. Zgodnie bowiem z art. 66 ust. 1 pkt 1 lit. e oraz art. 82 ust. 1 ustawy zdrowotnej, każda umowa zlecenia objęta jest obowiązkowo tym ubezpieczeniem – bez względu na ich liczbę i wysokość wynagrodzenia.

Nie trzeba sprawdzać umów zlecenia zawartych z uczniami szkół ponadpodstawowych i studentami w wieku do ukończenia 26 lat. Nie rodzą one bowiem obowiązku ubezpieczeń społecznych. Nie są też objęte ubezpieczeniem zdrowotnym.

Należy też sprawdzić umowy zlecenia zawarte z osobami zatrudnionymi równocześnie w innych podmiotach na podstawie umów o pracę. Zgodnie bowiem z art. 9 ust. 1–1a ustawy systemowej, umowy zlecenia zawarte z obcym pracownikiem objęte są obowiązkowo ubezpieczeniami społecznymi (poza ubezpieczeniem chorobowym) tylko, jeśli podstawa składek emerytalno-rentowych ze stosunku pracy, w przeliczeniu na okres miesiąca, jest niższa od minimalnego wynagrodzenia za pracę.

Oprócz wynagrodzenia minimalnego zmienia się także prognozowane przeciętne miesięczne wynagrodzenie przyjęte do ustalenia rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych. To spowoduje zmianę minimalnej i maksymalnej podstawy składek osób objętych ubezpieczeniami z tytułu pobytu na urlopie wychowawczym. Podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w przypadku tej grupy osób stanowi kwota odpowiadająca 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, o którym mowa w art. 19 ustawy. Podstawa ta nie może jednak być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy i niższa niż 75% wynagrodzenia minimalnego.

Z projektu ustawy budżetowej na rok 2023 wynika, że prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w przyszłym roku wzrośnie z aktualnie obowiązującej kwoty 6.935 zł do 7.824 zł.

Dnia 1 stycznia 2024 r. minimalna podstawa składek emerytalno-rentowych osób objętych ubezpieczeniami z tytułu pobytu na urlopie wychowawczym wzrasta więc z kwoty 2.700 zł (3.600 zł × 75%) do 3.181,50 zł (4.242 zł × 75%). Kolejny jej wzrost nastąpi od 1 lipca i wyniesie ona wówczas 3.225 zł (4.300 zł × 75%).

Z początkiem przyszłego roku wzrośnie również podstawa maksymalna – z kwoty 4.161 zł (6.935 zł × 60%) do 4.694,40 zł (7.824 zł × 60%).

Warto przypomnieć, że zgodnie z wyjaśnieniami ZUS, w przypadku pracowników zatrudnionych na pełnym etacie, którzy muszą mieć zagwarantowane wynagrodzenie minimalne, podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym nie może być niższa niż aktualnie obowiązujące wynagrodzenie minimalne.

Jedynie w przypadku osób zatrudnionych na niepełnym etacie, którzy w umowie o pracę zagwarantowaną mają kwotę wynagrodzenia minimalnego pomniejszoną proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, podstawę składek stanowi odpowiednio pomniejszona kwota wynagrodzenia minimalnego, nie niższa niż 75% wynagrodzenia minimalnego. Pracodawcy składający dokumenty rozliczeniowe za pracowników objętych ubezpieczeniami z tytułu pobytu na urlopie wychowawczym powinni więc sprawdzić, czy zmiany nie spowodują zmiany w wykazywanych przez nich podstawach składek oraz samych składkach.

Zmiana wynagrodzenia minimalnego oraz wynagrodzenia prognozowanego spowoduje także zmianę minimalnych i maksymalnych podstaw wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne przedsiębiorców korzystających z tzw. małego ZUS (o którym mowa w art. 18c ustawy systemowej).

Minimalna i maksymalna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne korzystających z małego ZUS

W przypadku tej grupy ubezpieczonych podstawa składek na ubezpieczenia społeczne nie może przekroczyć 60% prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjętego do ustalenia rocznej podstawy składek emerytalno-rentowych i nie może być niższa niż 30% wynagrodzenia minimalnego obowiązującego w styczniu danego roku.

Nowe podstawy składek na ubezpieczenia społeczne w nadchodzącym roku dotyczyć będą również przedsiębiorców spełniających warunki określone w art. 18a ustawy systemowej, którzy mogą skorzystać z tzw. podstawy preferencyjnej.

Zgodnie z przywołanym przepisem, w przypadku tej grupy osób w okresie pierwszych 24 miesięcy kalendarzowych od dnia rozpoczęcia wykonywania działalności gospodarczej podstawę wspomnianych składek stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak od 30% wynagrodzenia minimalnego.

Minimalna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne za grudzień 2023 roku wyniesie więc 1.080 zł. Natomiast w 2023 roku nastąpi jej dwukrotna zmiana, a mianowicie 1 stycznia wzrośnie do poziomu 1.272,60 zł i 1 lipca do 1.290 zł.

O nadchodzących zmianach muszą też pamiętać przedsiębiorcy niekorzystający z tzw. małego ZUS oraz składek preferencyjnych, którzy składki na ubezpieczenia społeczne opłacają od pełnej podstawy określonej w art. 18 ust. 8 ustawy systemowej. Zgodnie z przywołanym przepisem, w ich przypadku podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne stanowi zadeklarowana kwota, nie niższa jednak niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego przyjętego do ustalenia rocznej kwoty granicznej składek emerytalno-rentowych. Składka w nowej wysokości obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia danego roku.

Od 1 stycznia 2024 r. minimalna podstawa składek na ubezpieczenia społeczne tej grupy ubezpieczonych wzrasta z kwoty 4.161 zł (obowiązującej w 2023 r.) do 4.676,40 zł.

Z początkiem przyszłego roku zmieni się także podstawa wymiaru składki zdrowotnej opłacanej za osoby współpracujące przy prowadzeniu pozarolniczej działalności gospodarczej. Określa ją art. 81 ust. 2ya ustawy zdrowotnej, zgodnie z którym podstawę składki na ubezpieczenie zdrowotne osób współpracujących z osobami prowadzący mi działalność pozarolniczą oraz z osobami, o których mowa w art. 18 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców, stanowi kwota odpowiadająca 75% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w sektorze przedsiębiorstw w IV kw. poprzedniego roku, włącznie z wypłatami z zysku.

Artykuł 18 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców mówi o przedsiębiorcach będących osobami fizycznymi, którzy, spełniając przesłanki określone w tym przepisie, mogą skorzystać z ulgi na strat polegającej na zwolnieniu z obowiązku ubezpieczeń społecznych przez pierwsze 6 miesięcy od podjęcia działalności.

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie, o którym tu mowa, w IV kwartale 2022 roku wynosiło 6.965,94 zł. To oznacza, że składkę zdrowotną za grudzień 2023 roku za osobę współpracującą należy liczyć od podstawy wynoszącej 5.224,46 zł (6.965,94 zł × 75%). Podstawa ta na pewno wzrośnie 1 stycznia 2024 r., ale nie możemy podać o ile, ponieważ wysokość przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w IV kwartale 2022 roku poznamy prawdopodobnie dopiero w połowie stycznia 2024 roku.

Wzrost wynagrodzenia minimalnego może spowodować ustanie obowiązku naliczania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy w przypadku niektórych osób objętych tymi obciążeniami w 2023 roku. Zgodnie z art. 104 ust. 1 oraz art. 107 ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia, obowiązek ten powstaje, gdy podstawa składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe, w przeliczeniu na okres miesiąca, odpowiada co najmniej wynagrodzeniu minimalnemu. Zasada ta obejmuje także składki na Fundusz Solidarnościowy, ponieważ zgodnie z art. 4 ust. 1 ustawy o Funduszu Solidarnościowym, do składek na ten fundusz stosuje się przepisy dotyczące obowiązkowych składek na FP.

Na początku przyszłego roku płatnicy składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy powinni więc sprawdzić, czy zmiana wynagrodzenia minimalnego nie wpłynęła na obowiązek ich opłacania. Kontrolę taką będą musieli też przeprowadzić po drugiej zmianie wynagrodzenia minimalnego, czyli 1 lipca 2024 r.

Nowa stawka wynagrodzenia minimalnego nie będzie miała jednak zastosowania wobec wynagrodzeń przysługujących za grudzień 2023 roku, których wypłata nastąpi w styczniu 2024 roku. ZUS wyjaśnia, że w takiej sytuacji bierze się pod uwagę poziom wynagrodzenia minimalnego obwiązujący w roku, za który dana wypłata przysługuje.

Przy wypłatach mających miejsce w styczniu 2024 roku lub w miesiącach następnych, ale przysługujących za 2023 rok, płatnicy powinni pamiętać o złożeniu dodatkowego raportu o oznaczeniu ZUS RPA. W dokumencie tym wykazuje się bowiem m.in.:

• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowił podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe lub na ubezpieczenie wypadkowe,
• kwotę przychodu wypłaconego w danym miesiącu obok wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego, który w okresie pobierania tego wynagrodzenia lub zasiłku nie stanowił podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych i który jest należny za inny rok kalendarzowy.

Od 1 stycznia 2024 r. pracownicy nabywają prawo do nowego limitu dni, za które może być wypłacane wynagrodzenie chorobowe.

Wynagrodzenie chorobowe za okres przypadający po 31 grudnia 2023 r. pracodawcy muszą rozliczyć w ramach nowego limitu przysługującego w 2024 roku nawet, jeśli dana osoba nie wykorzystała jeszcze limitu z 2023 roku. Fakt, że nieprzerwana niezdolność do pracy powstała w 2023 roku, nie ma tu żadnego znaczenia.

Co ważne, jeśli świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę na przełomie lat 2023/2024 będzie zasiłek chorobowy, wypłatę wynagrodzenia chorobowego po 1 stycznia 2024 r. będzie mógł on podjąć dopiero po chociażby jednodniowej przerwie w niezdolności do pracy. Do momentu wystąpienia takiej przerwy pracownik nadal będzie otrzymywał zasiłek chorobowy.

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje pracownikom za pierwsze 33 dni lub 14 dni niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym.

Ten krótszy limit dotyczy chorób przypadających po roku, w którym pracownik ukończył 50 lat. Wynagrodzenie chorobowe nie jest wypłacane w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy albo chorobą zawodową. W takiej sytuacji od pierwszego dnia choroby pracownikowi przysługuje bowiem zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego.

Uzależnienie limitu dni, przez które przysługuje wynagrodzenie chorobowe od wieku pracownika, nakłada na pracodawców wypłacających takie świadczenie na przełomie lat 2023 i 2024 obowiązek sprawdzenia wieku danej osoby. Jeżeli w 2023 roku pracownik skończył 50 lat, nawet ostatniego dnia grudnia, w 2024 roku wynagrodzenie chorobowe będzie mógł pobierać tylko przez 14 dni.

Do świadczeń chorobowych, których okres wypłaty jest limitowany w ramach danego roku kalendarzowego, należą także podstawowe zasiłki opiekuńcze. Przypomnijmy, że zgodnie z art. 33 ustawy chorobowej, zasiłek ten może być wypłacany nie dłużej niż przez:

• 60 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem zdrowym lub dzieckiem chorym w wieku do ukończenia 14 lat,
• 30 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad dzieckiem niepełnosprawnym posiadającym odpowiednie orzeczenie o niepełnosprawności,
• 14 dni w roku kalendarzowym – jeżeli opieka sprawowana jest nad innym chorym członkiem rodziny, w tym dzieckiem w wieku powyżej 14 lat.

Identycznie więc jak przy wynagrodzeniu chorobowym, 1 stycznia 2024 r. rozpoczną się nowe limity dni, przez które w przyszłym roku będą mogły być wypłacane zasiłki opiekuńcze – i to nawet, jeśli dana osoba nie wykorzystała jeszcze limitu z 2023 roku. Zastrzeżenie to ma istotne znaczenie w przypadku zwolnień lekarskich z tytułu opieki obejmujących przełom 2 lat kalendarzowych.

Nabycie przez ubezpieczonego prawa do nowego limitu może bowiem oznaczać konieczność wznowienia 1 stycznia 2024 r. wypłaty zasiłku opiekuńczego, którego wypłata została wstrzymana w grudniu 2023 r. z powodu wykorzystania w pełni limitu przysługującego za ten rok.

W praktyce zdarza się, że pracodawcy odmawiają wypłaty zasiłku opiekuńczego za wszystkie dni przypadające po wyczerpaniu aktualnego limitu, w tym także za dni przypadające po 31 grudnia danego roku. Postępowanie to jest nieprawidłowe i w przyszłości skutkować będzie koniecznością wypłacenia pracownikowi stosownego wyrównania wraz z odsetkami za zwłokę).

Pracodawcy wypłacający na przełomie lat 2023/2024 świadczenia chorobowe pracownikom otrzymującym pensje na poziomie wynagrodzenia minimalnego powinni pamiętać o treści art. 45 ustawy chorobowej.

Przepis ten wyjaśnia, że podstawa wymiaru zasiłku chorobowego, a tym samym i innych świadczeń chorobowych przysługujących pracownikom, z tytułu pracy w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, po odliczeniu kwoty odpowiadającej 13,71% tego wynagrodzenia.

Zmiana wynagrodzenia minimalnego 1 stycznia 2024 r. spowoduje więc wzrost minimalnej podstawy pracowniczych świadczeń chorobowych. W 2023 roku podstawa ta w przypadku osób zatrudnionych na pełnym etacie wynosiła w okresie do końca czerwca 3.011,52 zł (3.490 zł – 478,48 zł) oraz od lipca do grudnia 3.106,44 zł (3.600 zł – 493,56 zł).

W 2023 roku wzrośnie dwa razy: od 1 stycznia do kwoty 3.660,42 zł (4.242zł – 581,58  zł) oraz od 1 lipca do 3.710,47 zł (4.300 zł – 589,53 zł).

Przy świadczeniach z ubezpieczenia chorobowego oraz ubezpieczenia wypadkowego może wystąpić sytuacja, że z początkiem nowego roku dany płatnik składek uzyska lub utraci prawo do ich wypłaty. W zależności od rodzaju zmiany inne będą obowiązywać zasady wypłaty tych świadczeń w przypadku nieprzerwanej niezdolności do pracy przypadającej na przełomie 2023 i 2024 roku.

Jeżeli od 1 stycznia 2024 r. dany podmiot uzyska prawo do wypłacania świadczeń chorobowych, a wypłatę takiego świadczenia podjął w 2023 roku ZUS, organ ten będzie kontynuował wypłatę z tytułu nieprzerwanej niezdolności do pracy, aż do wystąpienia chociażby jednodniowej przerwy w chorobie. Taki sposób postępowania wynika z art. 61 ust. 4 ustawy chorobowej.

Jeżeli 1 stycznia 2024 r. płatnik składek straci prawo do wypłacania świadczeń z ubezpieczenia chorobowego lub wypadkowego, już od tego dnia ZUS przejmie wypłatę świadczenia z tytułu niezdolności do pracy przypadającej na przełomie lat 2023/2024.