Zadaniowy system czasu pracy – jak rozliczać zadania i pracę nadliczbową

Zadaniowy system czasu pracy pracodawca może wprowadzić, gdy jest to uzasadnione rodzajem pracy, jej organizacją albo miejscem wykonywania pracy. W licznych wyrokach Sąd Najwyższy doprecyzowuje przesłanki uzasadniające zastosowanie tego systemu czasu pracy. Przykładowo wskazuje, że zadaniowy czas pracy może być wprowadzony, gdy:

• dla danej pracy co najmniej utrudnione jest precyzyjne określenie momentu jej rozpoczęcia i zakończenia;
• niemożliwa jest kontrola czasu poświęconego na wykonywanie pracy;
• praca może być wykonywana poza normalnym rytmem funkcjonowania zakładu pracy;
• wykonanie pracy zależy od zmiennych, trudnych do przewidzenia okoliczności i uwarunkowań;
• zapotrzebowanie na daną pracę jest nierytmiczne, a decydującym czynnikiem dla wykonania pracy jest indywidualne zaangażowanie pracownika, a nie jego uczestnictwo w kolektywie pracy skooperowanej i bezpośrednie podporządkowanie kierownictwu pracy.

Doświadczenie życiowe wskazuje, że w zadaniowym czasie pracy zatrudniani są w szczególności listonosze, inkasenci, poborcy skarbowi, programiści, projektanci, gospodarze domów i osoby sprzątające (wyrok SN z 22 września 2020 r., sygn. akt I PK 126/19, OSNP 2021, nr 6, poz. 61).

Samo określenie przez strony czasu pracy jako zadaniowego nie jest podstawą do stosowania omawianego przepisu, jeżeli nie jest to uzasadnione rodzajem pracy i jej organizacją (wyrok SN z 4 sierpnia 1999 r., sygn. akt I PKN 181/99, OSNAPiUS 2000 nr 22, poz. 810).

W zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca nie określa pracownikowi odgórnie godzin pracy, lecz zadania do wykonania których będzie on zobowiązany. Zadaniowy system czasu pracy zakłada jednak wyznaczanie zadań pracownikom w taki sposób, aby można je było wykonać w normalnym czasie pracy, tj. przez przeciętnie 40 godzin w tygodniu i 8 godzin dziennie.

Zdaniem Sądu Najwyższego, wymagane „porozumienie” z pracownikiem nie oznacza uzgodnienia, lecz konsultację. Brak takiego porozumienia nie powoduje nieskuteczności ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy, ale w razie sporu powoduje po stronie pracodawcy obowiązek wykazania, że powierzone pracownikowi zadania były możliwe do wykonania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 Kodeksu pracy (wyrok SN z 5 lutego 2008 r., sygn. akt II PK 148/07, OSNAPiUS 2009/7-8/93).

W ramach zadaniowego systemu czasu pracy o rozkładzie swojego czasu pracy decyduje samodzielnie pracownik. Tym samym pracodawca nie ma też obowiązku tworzenia harmonogramu (rozkładu) czasu pracy pracownika. W rezultacie pracownik może elastycznie kształtować długość dnia pracy, a nawet liczbę dni pracy (przykładowo: pracownik może świadczyć w danym tygodniu pracę przez 4 dni po 10 godzin, a w innym przez 5 dni po 8 godzin, jeżeli tylko o takim układzie dni i godzin pracy zadecydował samodzielnie).

Sąd Najwyższy podkreśla jednak, że zadaniowy czas pracy nie polega na tym, że pracownik przychodzi do pracy kiedy chce, pracuje tyle godzin,  ile chce, i upuszcza pracę, kiedy chce. Nie ma co prawda ścisłych godzin pracy, wiążą go jednak przydzielone mu zadania, które powinien wykonać w okresie rozliczeniowym. Zadania powinny być tak ustalone, aby pracownik, przy dołożeniu należytej staranności i sumienności (art. 100 § 1 kp) mógł je wykonać w ciągu 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art. 129 kp), jeżeli jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. W tych granicach czas niezbędny do wykonania powierzonego zadania ustala pracodawca po porozumieniu z pracownikiem. Chociaż porozumienie w sprawie stosowania systemu zadaniowego czasy pracy nie musi przybrać postaci umowy sporządzonej na piśmie (wyrok Sądu Najwyższego z 5 lutego 2008 r., sygn. akt II PK 148/07, OSNP 2009 nr 7-8, poz. 93), to jednak musi rzeczywiście mieć miejsce, ponieważ pracownik ma prawo wyrazić swoje stanowisko co do tego, czy będzie w stanie wykonać powierzone (przydzielone) mu zadania w obowiązującej go normie czasu pracy. Niedostosowanie wymiaru zadań pracowników do norm czasu pracy stanowi naruszenie art. 140 kp (wyrok SN z 12 stycznia 1999 r., sygn. akt I PKN 526/98, OSNAPiUS 2000 nr 4, poz. 147).

Pracodawca może zobowiązać pracownika do wykonywania pracy w określonym czasie. Zobowiązanie takie powinno być jednak uzasadnione obiektywnymi okolicznościami (np. rodzajem pracy, która może być wykonywania jedynie o określonej porze dnia, lub jej organizacją).

Nie można również wykluczyć sytuacji, w której pracodawca zobowiąże pracowników zatrudnionych w systemie zadaniowego czasu pracy, aby w określonych godzinach byli dostępni przed komputerem lub pod telefonem (w celu możliwości nawiązania z nimi kontaktu przez pracodawcę). Taka sytuacja wydaje się jednak dopuszczalna, jedynie gdy charakter wykonywanych przez pracowników zadań umożliwia im bycie jednocześnie dostępnym pod telefonem czy komputerem i wykonywanie swojej pracy.

W przeciwnym razie, gdy czynności tych nie da się pogodzić, pozostawanie pracowników pod telefonem (komputerem), może zostać uznane za pozostawanie przez pracowników w gotowości do wykonywania pracy (dyżur).

Ponadto wydaje się, że bez względu na system czasu pracy, jakim objęty jest pracownik, pracodawca uprawniony jest do kontaktowania się z pracownikiem i wydawania mu poleceń związanych z pracą. Tym samym, nawet przy braku wyraźnego zobowiązania pracownika zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy do pozostawania pod telefonem w określonych godzinach, pracodawca będzie mógł nawiązać z nim kontakt (chyba że charakter wykonywanej przez pracownika pracy mu to faktycznie uniemożliwia).

W takim jednak przypadku dobrze byłoby, aby pracodawca i pracownik porozumieli się w tej kwestii, tak aby konieczność odbierania telefonów i maili od pracodawcy nie wykraczała poza czas, który pracownik przeznacza na wykonanie poleconych mu zadań.

Względem pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy konieczne jest zawsze poczynienie dalszych ustaleń co do rozmiaru obowiązujących go zadań, w szczególności możliwości ich wykonania w ramach norm czasu pracy określonych w art. 129 kp (tj. w czasie 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 w tygodniu). W przypadku sporu dotyczącego zadaniowego czasu pracy to pracodawca powinien wykazać, że powierzał pracownikowi zadania możliwe do wykonania w czasie pracy wynikającym norm określonych w art. 129 kp (wyrok SN z 27 stycznia 2016 r., sygn. akt I PK 25/15).

Nawet bowiem pracownik, który według pracodawcy jest zatrudniony w systemie zadaniowym, nie może być pozbawiony roszczenia o wynagrodzenie za pracę ponad normy czasu pracy, jeżeli powierzonych mu obowiązków obiektywnie nie mógł wykonać w ramach tych norm.

Zlecanie pracownikowi zadań, których wykonanie w normalnym czasie pracy jest niemożliwe, trzeba przy tym kwalifikować jako równoznaczne z poleceniem świadczenia pracy w czasie przekraczającym normy czasu pracy (wyrok SN z 10 września 1998 r., sygn. akt I PKN 301/98, OSNP 1999 nr 19, poz. 608).

Przepisy nie nakładają na pracodawcę obowiązku formalnego rozliczania zadań wykonywanych przez pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie czasu pracy. Wykonanie zadań pracownik może jednak wykazywać choćby za pomocą sporządzanych raportów (np. okresowej karty zadań). Mogą one być sporządzane na koniec dnia, tygodnia czy okresu rozliczeniowego w terminie wynikającym z aktów wewnątrzzakładowych firmy (z regulaminu pracy). Żaden przepis nie określa też terminu, w którym pracownicy zatrudnieni w zadaniowym systemie czasu pracy powinni się rozliczyć z zadań (w systemie miesięcznym mogą to robić zarówno w terminie do ostatniego dnia miesiąca, jak też tuż przed wypłatą wynagrodzenia za poprzedni miesiąc).

Jak wskazano wyżej, w ramach zadaniowego systemu czasu pracy o rozkładzie swojego czasu pracy decyduje samodzielnie pracownik. Organizując swój czas pracy, pracownik powinien jednak przestrzegać obowiązującego w firmie ramowego rozkładu czasu pracy

ustalonego, zgodnie z art. 150 kp w regulaminie pracy (układzie zbiorowym pracy lub w obwieszczeniu). Z rozkładu tego powinna wynikać m.in. informacja dotycząca obowiązującego w całej firmie dnia wolnego , który jest konsekwencją rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (zazwyczaj rolę takiego dnia pełni sobota), oraz dopuszczalność pracy w niedzielę i święta. Organizując swój czas pracy, pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy zobowiązany jest bowiem przestrzegać zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy oraz przepisów ograniczających pracę w niedzielę i święta.

Ustawodawca wyraźnie zastrzega, że określając zadania, które mają być powierzone pracownikowi zatrudnionemu w zadaniowym systemie czasu pracy, pracodawca powinien uwzględniać wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w art. 129 kp, czyli ośmiogodzinnej normy dobowej oraz przeciętnie40-godzinnej normy tygodniowej w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Rozliczenie przeciętnie czterdziestogodzinnej normy tygodniowej oraz zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy możliwe jest natomiast tylko w odniesieniu do ustalonego okresu rozliczeniowego. W okresie tym (z chwilą jego zakończenia) możliwe jest bowiem ustalenie, czy wskazana norma czasu pracy oraz zasada przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy zostały zachowane.

Ponadto należy zwrócić uwagę na fakt, że pracownik zatrudniony w zadaniowym systemie czasu pracy może świadczyć pracę w godzinach nadliczbowych. Praca ta może mieć charakter pracy nadliczbowej wynikającej z przekroczenia dobowej normy czasu pracy, ale również może powstać na skutek przekroczenia norm średniotygodniowych.

Ta ostatnia jest przy tym możliwa do stwierdzenia dopiero z końcem ustalonego okresu rozliczeniowego.

Konsekwencją tego, że pracodawca w systemie zadaniowym nie rozlicza pracownika z godzin pracy, jest to, że w tym systemie nie ewidencjonuje się godzin pracy (pracy w godzinach nadliczbowych też się nie ewidencjonuje). Niemniej jednak samą ewidencję czasu pracy należy prowadzić i odnotowywać w niej wszelkie okoliczności typu: urlop, zwolnienie, choroba, praca w dniu zaplanowanym jako wolny itp. A zatem pracownikowi mającemu system zadaniowy ewidencjonuje się jedynie obecności i nieobecności (dni pracy i dni wolne od pracy, a nie godziny).

Jeżeli natomiast chodzi o listę obecności, to należy pamiętać, że sposób potwierdzania przybycia i obecności w zakładzie pracy pracodawca powinien uregulować w regulaminie pracy. Natomiast jeżeli pracodawca nie jest zobowiązany do wydania regulaminu pracy taką informacje przekazuje pracownikom na piśmie nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę. Przepisy prawa pracy nie określają, w jaki sposób ma wyglądać potwierdzanie przybycia i obecności w pracy, pozostawiając w tym zakresie swobodę pracodawcy.

Również pracownik objęty zadaniowym system czasu pracy zobowiązany jest, w sposób ustalony z pracodawcą, potwierdzać swoją obecność w pracy. Żaden bowiem przepis prawa nie zwalnia go z takiego obowiązku. Nie ma jednak nakazu, aby pracownik podpisywał listę obecności (pod warunkiem że w innym uzgodniony z pracodawcą sposób potwierdzi wykonywanie pracy w danym dniu).