Jak obliczyć dochód brutto do ZFŚS – wzór oświadczenia o dochodach, przykłady liczbowe

W orzecznictwie Sądu Najwyższego wskazuje się, że przy ocenie sytuacji materialnej pracownika należy brać pod uwagę m.in. dochody pracownika osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny, pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem. Możliwe jest zatem przyjęcie średniego dochodu na członka rodziny, jako usprawiedliwionego kryterium oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby ubiegającej się o przyznanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokości dopłat z funduszu świadczeń socjalnych. Jest to bowiem obiektywnie czytelny i miarodajny sposób oceny zasadności ubiegania się o świadczenia z tego funduszu (wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 3 listopada 2022 r., III AUa 378/21).

W wyroku Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 2 sierpnia 2022 r. (sygn. akt III AUa 187/21), stwierdzono, że pobieranie od pracowników oświadczeń, w których dobrowolnie ujawniają oni wysokość dochodów przypadających na członka rodziny, jest wystarczające, aby przyznawać środki z ZFŚS uprawnionym pracownikom. Wprowadzenie tego kryterium nie doprowadza do naruszenia zasad rozdzielania środków funduszu wskazanych w art. 8 ustawy o ZFŚS. Prowadzi to do wniosku, że nie ma konieczności ustalania przez pracodawcę – poza dochodem przypadającym na członka rodziny – innych kryteriów oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Pracodawca może jednak określić dodatkowo inne kryteria obrazujące szczególne wypadki niedostatku lub inne szczególne okoliczności wymagające pomocy socjalnej.

Dochód przypadający na członka rodziny pracownika można uznać za właściwe odzwierciedlenie jego sytuacji. Wartość ta uwzględnia bowiem liczbę pozostających na utrzymaniu pracownika osób, uzyskiwanie przez pracownika dochodów z innych źródeł oraz wysokość dochodów osiąganych przez pozostałych członków rodziny.

Pojęcie dochodu zostało zdefiniowane w art. 9 ust. 2 ustawy o PIT. W myśl tego przepisu, dochodem ze źródła przychodów jest nadwyżka sumy przychodów z tego źródła nad kosztami ich uzyskania, osiągnięta w roku podatkowym. Jeżeli koszty uzyskania przekraczają sumę przychodów, różnica jest stratą ze źródła przychodów. Dochodem brutto jest kwota będąca przedmiotem opodatkowania, zaś dochodem netto – różnica między tą kwotą a naliczonym od niej podatkiem oraz składkami na ubezpieczenia społeczne finansowanymi przez pracownika. Dla potrzeb oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, w związku z korzystaniem przez niego z ZFŚS, pracodawca może zdecydować, że będzie posługiwał się pojęciem dochodu brutto albo netto.

Zasadnym będzie posiłkowanie się przy tym definicją zawartą w art. 6 pkt 14 ustawy z 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 901 ze zm.), zgodnie z którą przez rodzinę należy rozumieć osoby spokrewnione lub niespokrewnione pozostające w faktycznym związku, wspólnie zamieszkujące i gospodarujące. Z kolei pojęcie prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego wyjaśnić można opierając się w szczególności na wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Lublinie z 27 listopada 2009 r., II SA/Lu 587/09, który wskazał, iż jak podaje Wielki Słownik Poprawnej Polszczyzny PWN pod red. A. Markowskiego (Warszawa, 2005), „wspólny” to „taki, w którym biorą udział dwie osoby lub więcej osób; wykonywany razem z kimś”. Natomiast „gospodarować” to: „dysponować czymś; zarządzać czymś”. Zatem jeśli osoby gospodarują wspólnie, oznacza to, że razem czymś zarządzają, dysponują. W rozpatrywanym kontekście chodzi więc o przyczynianie się do funkcjonowania wspólnoty poprzez wykonywanie na jej rzecz jakichkolwiek czynności, w tym czynności związanych z codziennymi zajęciami, jak sprzątanie, gotowanie, pranie itp.

W myśl art. 8 ust. 1a ustawy o ZFŚS, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS, w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z tego funduszu i ustalenia ich wysokości, następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może jednak żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu.

W celu wykazania wysokości dochodu dla oceny sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika, pracodawcy żądają zwykle:

• złożenia przez pracownika oświadczenia o średnim miesięcznym dochodzie przypadającym na 1 członka rodziny, oraz
• potwierdzenia tego oświadczenia poprzez okazanie zeznań podatkowych złożonych za dany rok przez pracownika i członków jego rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, względnie okazania informacji o dochodach PIT-11, otrzymanych przez te osoby od podmiotów je zatrudniających.

Przedstawienie takiego dokumentu jedynie do wglądu pracodawcy będzie w celu dokonania takiej weryfikacji w pełni wystarczające. UODO postuluje rozważenie przyjęcia rozwiązań polegających na respektowaniu oświadczeń o wysokości dochodu przypadającego na jednego członka rodziny ze wskazaniem ile osób i w jakim wieku składa się na rodzinę pracownika. Należy również wskazać, że forma oświadczenia wskazuje na dobrowolność jego złożenia. Pracownik, który będzie chciał skorzystać z przysługującego mu uprawnienia, np. dofinansowania do wypoczynku, będzie obowiązany wypełnić oświadczenie. W sytuacji, kiedy nie będzie on chciał złożyć stosownego oświadczenia, pracodawca nie będzie miał podstaw do wypłacenia danego świadczenia, ponieważ przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z ZFŚS jest uzależnione od określonych w ustawie kryteriów („Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”, orka.sejm.gov.pl).

Dobrą praktyką jest ustalanie przez pracodawców wzorów oświadczenia o dochodach, dla zapewnienia przejrzystości i jednoznaczności przekazywanych przez pracowników informacji. Poniżej przedstawiamy przykład wypełnionego oświadczenia, odwołującego się do danych zawartych w zeznaniach podatkowych członków gospodarstwa domowego (alternatywnie – w informacjach PIT-11).

Przykładowo wypełnione oświadczenie o dochodach

Pracodawcy, w zależności od potrzeb, mogą zaopatrzyć wzór oświadczenia o dochodach w różne pouczenia, w celu zapewnienia rzetelności składanych oświadczeń. W szczególności, wskazywać mogą pozycje/części zeznań i informacji podatkowych (PIT), z których pracownicy mają zaczerpnąć informacje o dochodach.

Jeżeli dochód (brutto) jest ustalany w oparciu o treść informacji PIT-11₍₂₉₎, należy uwzględnić kwoty dochodu wymienione w części E tej informacji.

W przypadku świadczeń z ZFŚS adresowanych do ogółu pracowników, takich jak „wczasy pod gruszą”, paczki na święta, czy dofinansowanie zajęć sportowych (np. w zakresie korzystania z siłowni lub pływalni), pracodawcy ustalają zwykle progi dochodowe, od których zależy wartość tych świadczeń przyznawanych poszczególnym osobom. Takie rozwiązanie ma służyć zróżnicowaniu zakresu pomocy udzielanej z ZFŚS, adekwatnie do realnych potrzeb.

„Fundusz świadczeń socjalnych jest instytucją prawną, która ma łagodzić różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin. Jest on wyrazem funkcji społecznej zakładu pracy, zaś jego adresatami są przede wszystkim pracownicy i ich rodziny o najniższych dochodach. Oznacza to, co należy uwzględnić w zakładowych regulaminach świadczeń socjalnych, że przyznawanie ulgowych świadczeń i wysokość dopłat z funduszu powinno być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby korzystającej z funduszu. Im bowiem sytuacja osoby uprawnionej jest trudniejsza, tym wyższe przysługuje jej świadczenie. Tym samym o spełnieniu kryterium socjalnego nie może być mowy bez indywidualnej analizy sytuacji każdej uprawnionej do skorzystania z funduszu osoby. Dysponent środków z Funduszu powinien zatem ustalać takie kryteria, takie progi dostępności świadczeń, jak i takie zróżnicowanie ich wysokości, aby urzeczywistnić ustawowy cel Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, tj. niwelowanie różnic w poziomie życia pracowników. (...) nie może być tak, że płatnik przyznaje świadczenia „wszystkim po równo”, albowiem inna jest sytuacja życiowa, finansowa i rodzinna na przykład matki wychowującej samotnie jedno dziecko, od kobiety, która posiada również jedno dziecko, ale pozostaje w związku małżeńskim, co pozwala przypuszczać, że wpływ na sytuację materialną uprawnionej do świadczenia mają również dochody małżonka” – wyrok Sądu Apelacyjnego w Poznaniu z 6 lipca 2016 r. (sygn. akt III AUa 1996/15).