W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się wszystkich pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy. Wyłącza się osoby, których z przedsiębiorstwem łączy stosunek pozapracowniczy (umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie, umowy o dzieło), co nie znaczy, że takie osoby nie mogą potem korzystać z pomocy socjalnej na podstawie regulaminu ZFŚS. Nie ma to jednak nic wspólnego z naliczaniem odpisów na ZFŚS.
Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się zawsze przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy.
Kalkulator odpisu na ZFŚS
Pracodawcy, którzy założyli ZFŚS (zakładowy fundusz świadczeń socjalnych), mają obowiązek dokonywać corocznych odpisów na ZFŚS w celu zasilenia konta działalności socjalnej. Odpisy są obowiązkowe, natomiast dobrowolnie można naliczać zwiększenia, np. na podopiecznych funduszu, którzy są emerytami lub rencistami, a kiedyś pracowali w danym zakładzie. W celu obliczenia rocznego odpisu oraz zwiększeń możesz skorzystać z naszego narzędzia, jakim jest kalkulator odpisu na ZFŚS.
Kalkulator odpisu na ZFŚS - jak ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych
Ani w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, ani wykonawczych do niej nie ma objaśnienia, jak ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W związku z tym, zastosowanie mają tu trzy metody statystyczne. Każdy pracodawca może więc wybrać odpowiednią do stopnia zmienności w zatrudnieniu w zakładzie pracy. Te metody to:
- uproszczona – polega na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2; ma zastosowanie w zakładach pracy, które utrzymują stabilny stan zatrudnienia
- średniej chronologicznej - przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2; używana w firmach, które o niewielkich ruchach kadrowych
- średniej arytmetycznej - polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu; odpowiednia dla firm, w których często dochodzi do zmian w składzie personelu.
Po wybraniu odpowiedniej metody i obliczeniu średniej liczby zatrudnionych w każdym z miesięcy, należy je wszystkie zsumować, a następnie wynik podzielić przez 12. Następnym krokiem jest wyliczenie kwoty odpisu na dany rok.
Jak naliczać odpisy na ZFŚS
Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, jeśli wynagrodzenie to było wyższe w tym okresie. Dla każdego pracującego w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych odpis jest jednak wyższy i wynosi 50% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia. Na pracowników młodocianych również dokonuje się odpisów, ale według stawek procentowych odpowiednich do roku nauki.
Wynoszą one:
- 5% przeciętnego wynagrodzenia – w pierwszym roku nauki
- 6% przeciętnego wynagrodzenia - w drugim roku nauki
- 7% przeciętnego wynagrodzenia – w trzecim roku nauki.
Ponadto wysokość odpisu podstawowego może zwiększona o:
- 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności,
- 6,25% przeciętnego wynagrodzenia na każdego emeryta i rencistę, nad którym pracodawca sprawuje opiekę socjalną.
- 7,5% przeciętnego wynagrodzenia, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.
Jak wynika z obwieszczenia Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z dnia 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023 r., przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej, pomniejszone o potrącone od ubezpieczonych składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz chorobowe, w 2023 r. wyniosło 6.246,13 zł, a w drugim półroczu 2023 r. wyniosło 6.445,71 zł.
Oznacza to, że w 2024 r. odpisy i zwiększenia na ZFŚS należy ustalać od kwoty 6.445,71 zł.
Tabela odpisów i zwiększeń na 2024 rok
Rodzaj odpisu (zwiększenia) |
Kwota odpisu (zwiększenia) |
Podstawowy |
2.417,14 zł |
Podstawowy zwiększony (praca w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze) |
3.222,86 zł |
Na pracowników młodocianych: - I rok nauki - II rok nauki - III rok nauki |
322,29 zł 386,74 zł 451,20 zł |
Zwiększenie odpisu na każdego pracownika niepełnosprawnego |
402,86 zł |
Zwiększenie funduszu na emeryta lub rencistę |
402,86 zł |
U pracodawców posiadających żłobek lub klub dziecięcy - zwiększenie funduszu na każdego pracownika |
483,43 zł |
Jak działa kalkulator odpisu na ZFŚS
Aby wyliczyć średnią liczbę etatów dla potrzeb odpisu na ZFŚS, należy uzupełnić pierwszą część kalkulatora, wpisując w nim liczby wszystkich osób zatrudnionych w poszczególnych wymiarach etatów w każdym miesiącu - od stycznia do grudnia. Chodzi już o liczby uśrednione, wedle odpowiedniej metody statystycznej. Jeśli firma przewiduje, że w całym roku liczba etatów będzie stała, można wypełnić tylko styczeń i kliknąć opcję „wypełnij” na podstawie pierwszego m-ca". Kalkulator poda średnią roczną sumę etatów. Jeśli pracodawca nie zatrudnia młodocianych i nie dokonuje zwiększeń, kalkulator od razu wyliczy wysokość rocznego odpisu podstawowego.
Kalkulator pozwala też obliczyć odpisy podwyższone na osoby zatrudnione w szczególnych warunkach oraz z orzeczonym stopniem niepełnosprawności. Trzeba w poszczególnych kratkach (miesiącach) wpisać liczbę takich osób stosownie do etatu (uśrednioną). W przypadku uczniów, w polach obok danego roku nauki wpisuje się liczbę osób młodocianych.
Zakład, który ma pod opieką socjalną byłych pracowników – emerytów, a także rencistów i dokonuje na nich zwiększenia, wpisuje do kalkulatora liczbę takich osób. Kalkulator odpisu na ZFŚS wyliczy kwotę zwiększenia.
Pracodawca zatrudnia w 2024 r. 50 pracowników w normalnych warunkach pracy, 10 pracowników w warunkach szczególnych oraz 5 pracowników młodocianych, w drugim roku nauki. W związku z tym odpisy na zfśs w 2024 r. wyniosą łącznie 155.019,30 zł, co wynika z następującego obliczenia: 2.417,14 zł × 50 + 3.222,86 zł × 10 + 386,74 zł × 5 = 155.019,30 zł.
- Art. 5, art. 5j, art. 6 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 998 ze zm.).
- Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz.U. nr 43, poz. 349).
- Obwieszczenie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego z 16 lutego 2024 r. w sprawie przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w 2023 r. i w drugim półroczu 2023.