Rejestr umów powyżej 500 zł w sektorze finansów publicznych – nowy obowiązek od 1 stycznia 2024 r.

Obowiązujący Polski Ład 2.0, rekordowa inflacja i odroczony rejestr umów

Utrzymano pierwotny próg wartości umów objętych obowiązkiem w wysokości 500 zł, a nie jak proponowano później 5.000 zł. Nie oznacza to jednak, że projekty zmian odrzucone przez Sejm RP 9 czerwca 2022 r. nie wrócą „do łask”. Niestety nie jesteśmy obecnie w stanie przewidzieć wszystkiego, ponieważ kształt przepisów stwarza więcej pytań niż odpowiedzi. Przypomnijmy, że omawiany obowiązek pierwotnie miał wejść w życie 1 lipca 2022 r., ale został przesunięty aż do 1 stycznia 2024 r. Nowe przepisy wymagają bowiem znacznego doprecyzowania.

Dodawane do rejestru informacje będą dotyczyć umów podlegających udostępnieniu na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej. Dane trzeba będzie publikować niezwłocznie nie później niż w ciągu 14 dni od daty zawarcia umowy lub zaistnienia okoliczności zmiany, czy jej wygaśnięcia. Dane bowiem należy także aktualizować, gdy w umowach nastąpią zmiany lub umowy zostaną rozwiązane za zgodą stron, wypowiedziane, wygasną lub strony odstąpią od umowy. Za brak danych w rejestrze lub błędy w nim zawarte ma grozić odpowiedzialność karna (grzywna, ograniczenie wolności albo pozbawienie wolności do lat 2).W rejestrze zamieszcza się informacje o umowach zawartych w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej.

Pamiętajmy, że omawiane przepisy mogą jeszcze w bieżącym roku ulec znacznym zmianom. Są jednak pewne aspekty, o które warto zadbać już teraz.

Mówiąc wprost – kto ma wpisywać dane z umów do ministerialnego rejestru online? Nowy przepis stanowi, że dane wprowadzają do rejestru umów kierownicy jednostek sektora finansów publicznych. Można jednak założyć, że treść tego przepisu ulegnie zmianie i oprócz samego kierownika zostanie dopuszczona możliwość delegowania tego zadania na któregoś z podwładnych. Nic nie stoi na przeszkodzie, aby obowiązek ten technicznie realizowała więcej niż jednak osoba. Warto przemyśleć, z której jednostki będą to pracownicy? Zajmujący się kadrami, zamówieniami publicznymi czy inni sprawami? Warto zauważyć, że ewidencjonowaniu mają podlegać zarówno umowy zawarte w oparciu o przepisy p.z.p, jak i pozostałe. Z drugiej strony ustawa nowelizująca nie rozstrzyga, czy wpisowi do rejestru będą podlegały umowy o pracę. Może więc się okazać, że dział kadr nie będzie najbardziej właściwą komórką do obsługi nowego rejestru.

Decyzja o wyborze właściwej jednostki/pracownika powinna zostać poprzedzona pogłębioną refleksją tak, aby jak najsprawniej zorganizować cały proces. Z samej nowelizacji nie wynika, że omawiany rejestr powinien zostać przypisany komórkom ds. zamówień publicznych, czy komórkom ds. personalnych.

Nowe przepisy nie nakładają obowiązku zatrudnienia nowego pracownika specjalnie w celu prowadzenia rejestru. Niemniej w praktyce może się okazać, że będzie to niezbędne, a przynajmniej bardzo pomocne. Zwłaszcza, gdy w danej instytucji zawieramy relatywnie dużo i często różne rodzaje umów (np. o dzieło, zlecenia z instruktorami prowadzącymi kursy i inne zajęcia). Warto zastanowić się, czy nowy obowiązek można by powierzyć np. praktykantowi, wolontariuszowi lub stażyście z urzędu pracy.

Ponadto powinniśmy przemyśleć, czy organizacyjnie będzie możliwe i prostsze, aby osoba odpowiedzialna za prowadzenie rejestru w naszej instytucji mogła to zadanie wykonywać w trybie pracy zdalnej lub trybie hybrydowym. Pamiętajmy, że od 7 kwietnia 2023 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy Kodeksu pracy regulujące zasady pracy zdalnej.

     W nowych przepisach wymieniono 7 kategorii danych, które obowiązkowo mają być wpisywane do rejestru. Są to:

• numer umowy – jeśli taki nadano,
• datę i miejsce zawarcia umowy,
• okres obowiązywania umowy,
• oznaczenie stron umowy, w tym przedstawicieli stron,
• określenie przedmiotu umowy,
• wartość przedmiotu umowy,
• informacje o źródłach i wysokości współfinansowania przedmiotu umowy.

 Im bliżej będzie do momentu wejścia w życie omawianej nowelizacji, tym bardziej trzeba zwrócić uwagę na to, czy ww. wymagane elementy umów są w nich klarownie wyrażone. Z pewnością pomoże to uniknąć pomyłek przy prowadzeniu rejestru. Warto zatem przejrzeć i w razie potrzeby zaktualizować stosowane w obrocie przez instytucję wzorce umów.

     Zwróćmy przy tym uwagę, że zgodnie z obecnym brzmieniem przepisów w rejestrze będą musiały być ewidencjonowane w zasadzie wszystkie umowy - zarówno dochodowe, jak i sprzedażowe, a także umowy o pracę, najem, o dostawy i roboty budowlane czy umowy stypendialne.

Dotąd jednostki sektora finansów publicznych nie miały obowiązku prowadzenia ewidencji rożnych umów. W praktyce jednak niektóre z nich dysponowały takimi rejestrami na swój użytek (np. archiwizacji, wykazania działań podejmowanych w ramach programu grantowego, udostępniania danych na podstawie ustawy o dostępie do informacji publicznej). Dodajmy, że zakres takich „wewnętrznych” rejestrów bywał bardzo różny.

Dotychczasowy rejestr będzie można prowadzić nadal równolegle do rejestru udostępnionego przez Ministra Finansów bądź zakończyć jego dalsze prowadzenie. Nie ma podstaw prawnych, aby taki rejestr „wewnętrzny” danej instytucji mógł zastąpić rejestr centralny.

Przepisy w obecnym brzmieniu nie przesądzają, kto będzie realizował obowiązek wprowadzania danych do centralnego rejestru w przypadku, gdy dana jednostka ma rozbudowaną strukturę. Zatem na przykład w razie gdy np. instytucja kultury posiada wiele filii, dane z umów zawieranych przez kierownictwo danej jednostki może wpisywać do rejestru zarówno pracownik tej filii, jak i pracownik komórki centralnej. Jest to zatem kolejna kwestia organizacyjna, którą warto przemyśleć i ustalić wcześniej. Jest to również następna kwestia, którą trzeba bacznie monitorować w razie zapowiadanej zmiany omawianych przepisów.

Rejestr ma być prowadzony przez Ministra Finansów i upubliczniony w internecie. Obecnie nie ma więc jak na razie prawnego wymogu zakupu żadnych specjalnych aplikacji czy innego oprogramowania służącego rzekomo do obsługi nowego rejestru. Należy więc z dużą ostrożnością podchodzić do tego rodzaju propozycji składanych przez przedstawicieli różnych firm.

Ministerstwo zapowiada wstępnie, że będą przeprowadzane szkolenia z obsługi funkcjonalności rejestru dla użytkowników, czyli kadr jednostek sektora finansów publicznych.