Zmiana dowodu osobistego – o czym trzeba poinformować pracodawcę

Wymiana dowodu osobistego pracownika wiąże się często z koniecznością dokonania aktualizacji jego danych osobowych, przetwarzanych przez pracodawcę, oraz przekazania informacji aktualizacyjnych do ZUS, a czasem też do organu podatkowego. Dotyczy to jednak tylko zmiany takich danych, które są objęte zakresem przetwarzania  pracodawcy i wskazanych organów. Nie jest natomiast konieczne informowanie o samej wymianie dowodu osobistego, jeżeli nie towarzyszy temu zmiana danych we wspomnianym zakresie.

W myśl art. 4 ust. 1 ustawy z 6 sierpnia 2010 r. o dowodach osobistych (tekst jedn.: Dz.U. z 2022 r., poz. 671 ze zm.) – dalej „ustawa” – dowód osobisty jest dokumentem stwierdzającym tożsamość i obywatelstwo polskie osoby na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej, państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego nienależących do Unii Europejskiej oraz państw niebędących stronami umowy o Europejskim Obszarze Gospodarczym, których obywatele mogą korzystać ze swobody przepływu osób na podstawie umów zawartych przez te państwa ze Wspólnotą Europejską i jej państwami członkowskimi oraz na podstawie jednostronnych decyzji innych państw, uznających ten dokument za wystarczający do przekraczania ich granic.

Dowód osobisty uprawnia do przekraczania granic wspomnianych państw.   Prawo do posiadania dowodu osobistego przysługuje każdemu obywatelowi Rzeczypospolitej Polskiej. Pełnoletni obywatel Rzeczypospolitej Polskiej zamieszkujący na jej terytorium jest obowiązany posiadać dowód osobisty (art. 5 ustawy).  

Jakie dane zawiera dowód osobisty  

Dowód osobisty posiada warstwę graficzną i warstwę elektroniczną. Warstwa graficzna zawiera:

• dane dotyczące osoby: nazwisko, imię (imiona), nazwisko rodowe, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia, płeć, wizerunek twarzy, numer PESEL, obywatelstwo, odwzorowanie własnoręcznego podpisu osoby, która ukończyła 12. rok życia, z wyjątkiem osoby, która nie może złożyć podpisu;
• dane dotyczące dowodu osobistego: serię i numer dowodu osobistego, datę wydania, datę ważności, oznaczenie organu wydającego dowód osobisty, numer CAN (tj. numer dostępowy zamieszczony w postaci cyfr na awersie i w postaci kodu kreskowego na rewersie blankietu dowodu osobistego, którego podanie jest wymagane w celu nawiązania, za pośrednictwem czytnika kart, połączenia między warstwą elektroniczną dowodu osobistego a urządzeniem lub systemem teleinformatycznym).

Dowód osobisty jest ważny przez 10 lat w przypadku osób powyżej 12. roku życia. Poza sytuacją, gdy upływa ten czas, dowód osobisty trzeba obowiązkowo wymienić m.in. także wtedy, kiedy zmianie uległy dane w nim zawarte, np. imię lub nazwisko, dokument został uszkodzony w taki sposób, że utrudniona jest identyfikacja posiadacza, dokument został zagubiony lub zmienił się wizerunek twarzy na zdjęciu (co może utrudnić naszą identyfikację np. z powodu operacji plastycznej).

Od 8 listopada 2021 r. dowód osobisty zawiera kolejną cechę biometryczną, czyli odciski palców. Są one przechowywane w Rejestrze Dowodów Osobistych wyłącznie po to, aby wydać dowód osobisty. Odciski są automatycznie usuwane z rejestru w momencie odebrania dowodu przez obywatela lub jeśli obywatel nie odebrał dowodu w ciągu 90 dni od daty wydania.