Jak dokonywać potrąceń z wynagrodzenia za pracę i świadczeń pracowniczych

Pomniejszanie wynagrodzenia za pracę (odliczanie i potrącanie konkretnych kwot) jest dopuszczalne tylko w przypadkach określonych ustawowo. Pracodawca, dokonując potrącenia w innych sytuacjach niż te uregulowane prawnie, naraża się na roszczenie podwładnego o zapłatę nienależnie potrąconego wynagrodzenia. Może ponieść też odpowiedzialność związaną z wykroczeniem przeciw prawom pracownika. Pojęcie „potrącenie” to w praktyce czynności o różnym charakterze prawnym, których cechą wspólną są przede wszystkim uprawnienie lub wręcz obowiązek pracodawcy do zmniejszenia wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty. Następuje to poprzez odliczenie konkretnych należności i rozdysponowanie ich zgodnie z przepisami lub dyspozycją pracownika. Potrącenia mogą dotyczyć zarówno wynagrodzeń za pracę, jak i innych przychodów, które są przekazywane za pośrednictwem pracodawcy pracownikom, zleceniobiorcom lub innym osobom.

Potrąceń z wynagrodzenia za pracę dokonuje się według ściśle ustalonej kolejności (art. 87 § 2 kp). Pierwszeństwo w zaspokojeniu z wynagrodzenia za pracę mają świadczenia alimentacyjne. Następnie potrąceniu podlegają sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych, na pokrycie należności innych niż alimentacyjne, a w dalszej kolejności – odpowiednio udzielone pracownikowi zaliczki i kary pieniężne.

Potrącenia dokonywane przez pracodawcę można podzielić na:

• ustawowe, czyli takie, które nie wymagają zgody pracownika, i 
• dobrowolne, których bez pisemnej zgody pracownika pracodawca nie może dokonać.

Potrącenia z wynagrodzenia odliczane są z wynagrodzenia netto, czyli po odliczeniu od kwoty wynagrodzenia brutto składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych ze środków pracownika i przekazywanych do ZUS, składki na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych, a także wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu ustawy PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Bez zgody pracownika potrąceniom z wynagrodzenia netto podlegają tylko następujące należności (art. 87 § 1 kp):

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne zgodnie z art. 108 kp (za: nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy).

W pierwszej kolejności pracodawca dokonuje potrąceń na mocy tytułów wykonawczych, a dopiero później bazuje na przepisach Kodeksu pracy i zgodach pracownika.

Definicja tytułu wykonawczego zawarta jest w artykule 776 kpc, który wyjaśnia, że podstawą egzekucji jest tytuł wykonawczy, jeżeli ustawa nie stanowi inaczej. Tym samym tytułem wykonawczym jest tytuł egzekucyjny zaopatrzony w klauzulę wykonalności. Najczęściej spotykanymi przez pracodawcę tytułami wykonawczymi są wyroki sądowe zaopatrzone przez sąd w taką właśnie klauzulę wykonalności, potocznie zwane „potrąceniem komorniczym”. Jest to dokument urzędowy stwierdzający istnienie i zakres nadającego się do egzekucji roszczenia wierzyciela i jednocześnie istnienie oraz zakres obowiązku prawnego dłużnika. Z kolei klauzula wykonalności to akt sądowy, w którym sąd stwierdza, że tytuł egzekucyjny przedstawiony przez wierzyciela nadaje się do wykonania i że przeprowadzenie egzekucji jest dopuszczalne, nakazuje również wszystkim urzędom i osobom zainteresowanym wykonanie tytułu egzekucyjnego. Z tytułu egzekucyjnego musi więc wynikać, kto jest wierzycielem, kto dłużnikiem oraz jaka jest treść świadczenia, co w praktyce oznacza najczęściej wysokość zadłużenia.

Treść świadczenia oraz osoby stron (dłużnik i wierzyciel) powinny być wyraźnie oznaczone, by organ egzekucyjny (jakim staje się pracodawca dokonujący potrąceń z wynagrodzenia pracownika) nie miał co do nich żadnych wątpliwości. Należy bowiem pamiętać, że organ egzekucyjny nie może domyślać się treści tytułu czy w inny sposób go interpretować, jego rolą jest wykonanie tego tytułu, a nie ustalanie treści. Tym samym jeśli pracodawca ma wątpliwości związane z treścią tytułu egzekucyjnego, to powinien je wyjaśniać bezpośrednio z wystawcą dokumentu i nie dokonywać potrąceń, jeśli nie jest pewny, kto faktycznie jest dłużnikiem.

Wysokość potrąceń z wynagrodzenia za pracę jest także ustawowo ograniczona zarówno w odniesieniu do potrąceń dokonywanych bez zgody, jak i za zgodą pracownika. Łączna kwota potrąceń z tytułu udzielonych zaliczek i sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń innych niż alimentacyjne nie może przekraczać połowy wysokości wynagrodzenia. Osobny limit potrącenia dotyczy kar pieniężnych. Najbardziej uprzywilejowana jest egzekucja na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych, gdyż tutaj ograniczenie wysokości potrącenia to aż trzy piąte wynagrodzenia. Przez świadczenia alimentacyjne rozumie się świadczenia wynikające nie tylko z obowiązku zaspokajania potrzeb rodziny, ale także z rent cywilnych spełniających funkcję alimentacyjną (art. 444 § 2, art. 903 kc).

Komornik wzywa pracodawcę, aby nie wypłacał pracownikowi, poza częścią wolną od zajęcia, żadnego wynagrodzenia, lecz przekazywał je bezpośrednio wierzycielowi, zawiadamiając komornika o pierwszej wpłacie, albo przekazywał je komornikowi. Na wezwanie komornika pracodawca jest zobowiązany do przedstawienia w ciągu tygodnia:

• zestawienia, za każdy miesiąc oddzielnie, wynagrodzenia i dochodów pracownika uzyskanych z wszelkich innych tytułów za okres 3 miesięcy poprzedzających miesiąc otrzymania wezwania,
• określenia terminu przekazywania wierzycielowi potrąconych kwot i ich wysokości,
• podania informacji o przeszkodach do wypłacenia wynagrodzenia, osobach roszczących sobie prawa do wynagrodzenia oraz podstawach tych roszczeń (art. 882 § 1 kpc).

Zajęcie wynagrodzenia za pracę obowiązuje nadal po rozwiązaniu dotychczasowego i nawiązaniu nowego stosunku pracy lub przejściu zakładu na inną osobę (art. 884 § 1 kpc).

W przypadku ustania stosunku pracy, jeśli wysokość potrąconych kwot nie zaspokoiła pełnego długu wynikającego z tytułu wykonawczego, pracodawca zobowiązany jest do umieszczenia w świadectwie pracy wzmianki o zajęciu wynagrodzenia z oznaczeniem komornika, który dokonał zajęcia, numeru sprawy egzekucyjnej i ze wskazaniem wysokości potrąconych już kwot. Zawiadamia ponadto przyszłego pracodawcę, jeżeli jest mu znany, o zajęciu wynagrodzenia swojego byłego pracownika i przesyła mu zawiadomienie komornika oraz dokumenty związane z egzekucją, powiadamiając o tym komornika i dłużnika.

Przesłanie zawiadomienia ma od chwili jego dojścia skutek zajęcia należności. Nowy pracodawca ma obowiązek zawiadomić komornika i poprzedniego pracodawcę o zatrudnieniu pracownika. Naruszenie obowiązków związanych z egzekucją z wynagrodzenia za pracę zagrożone jest grzywną (art. 886 § 1 i 2 kpc). Wobec wierzyciela pracodawca ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków (art. 886 § 3 kpc).

W jaki sposób chronione jest wynagrodzenie przed potrąceniami

Fakt nawiązania stosunku pracy przez dwie strony oznacza zobowiązanie się pracownika do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a ze strony pracodawcy – obowiązek zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem (art. 22 § 1 kp). Pracodawca powinien pracownika wynagradzać za pracę zgodnie z jego kwalifikacjami, odpowiednio do jej rodzaju, ilości i jakości.

Wynagrodzenie pracownika podlega szczególnej ochronie. Pracownik nie może zrzec się prawa do wynagrodzenia ani przenieść tego prawa na inną osobę. Jak zauważył Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 14 października 1997 r. (sygn. akt I PKN 319/97, OSNP 1998/15/450), świadczenie to jest z założenia przeznaczone na zaspokajanie bieżących potrzeb własnych pracownika i jego rodziny. W związku z tym chronione jest w sposób bezwzględny, nawet z ograniczeniem swobody dysponowania prawem do niego przez samego uprawnionego. Pracodawca może zatem, w ściśle określonych warunkach i granicach, zaspokajać z wynagrodzenia za pracę zobowiązania zarówno wobec siebie, jak i innych podmiotów. Mówimy wówczas o potrąceniu z wynagrodzenia za pracę obciążeń publicznoprawnych oraz administracyjno-sądowych.

Dokonywanie potrąceń jest jednostronnym uprawnieniem pracodawcy. Uprawnienie to może wynikać także ze zgody pracownika wyrażonej na piśmie, która upoważnia pracodawcę do dokonywania potrąceń nieuregulowanych prawnie. Wszystkie potrącenia odlicza się z kwoty wynagrodzenia netto, czyli po odliczeniu od wynagrodzenia za pracę określonego w kwocie brutto obowiązkowych należności:

• składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika,
• składki na ubezpieczenie zdrowotne oraz
• zaliczki na podatek dochodowy,

a także wpłat dokonywanych do pracowniczego planu kapitałowego, w rozumieniu ustawy PPK, jeżeli pracownik nie zrezygnował z ich dokonywania.

Ochrona wynagrodzenia za pracę – obok wprowadzenia zakazu zrzeczenia się wynagrodzenia oraz zagwarantowania przepisami rangi ustawowej minimalnej jego wysokości – polega zatem na znacznych ograniczeniach w dokonywaniu potrąceń, zarówno w zakresie przedmiotu potrącenia, jak i jego wysokości.

Których potrąceń z wynagrodzenia można dokonywać bez zgody zatrudnionego

Bez zgody pracownika potrąceniom z wynagrodzenia netto podlegają tylko następujące należności (art. 87 § 1 kp):

• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych,
• sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne,
• zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi,
• kary pieniężne przewidziane w art. 108 kp (za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości lub spożywanie alkoholu w czasie pracy).

Potrąceń dokonuje się w wymienionej kolejności. Decyduje to o swego rodzaju hierarchii – konkretnie wskazane należności mają pierwszeństwo przed innymi. Jest to ważne szczególnie przy zbiegu kilku różnych potrąceń, gdy wynagrodzenie pracownika nie pozwala na zrealizowanie ich wszystkich jednorazowo i w pełni.

Najbardziej uprzywilejowanymi należnościami są alimenty i to one są zawsze na pierwszym miejscu, jeśli chodzi o kolejność potrąceń. Pracodawca, dokonując potrąceń z wynagrodzenia pracownika, powinien mieć na uwadze, że najpierw zaspokaja środki na pokrycie świadczeń alimentacyjnych, a dopiero po ich potrąceniu, gdy jeszcze pozostaną odpowiednie środki, może potrącać kolejne wierzytelności.

Uzyskanie sum na zaspokojenie alimentów może nastąpić w trybie postępowania egzekucyjnego, tj. przy udziale komornika, lub bez takiego postępowania. W każdym z tych przypadków dochodzi do potrąceń z wynagrodzenia pracownika. W przypadku trybu egzekucyjnego potrącenia z wynagrodzenia za pracę wykonywane są na bazie postępowania komornika przy sądzie rejonowym ogólnej właściwości dłużnika. W celu wszczęcia postępowania egzekucyjnego wierzyciel po uzyskaniu orzeczenia zasądzającego alimenty, zaopatrzonego w klauzulę wykonalności, występuje z pisemnym wnioskiem do komornika. To komornik odszukuje dłużnika, jego pracodawcę i zawiadamia o zajęciu wynagrodzenia na poczet alimentów.

Złożenie przez wierzyciela tych dokumentów u pracodawcy wywołuje prawie takie same skutki prawne jak pismo złożone przez komornika o zajęciu określonej części wynagrodzenia pracownika. W zakresie tego, czy pracodawca ma obowiązek dokonywania takiego potrącenia w trybie bezegzekucyjnym, zdania są podzielone wśród praktyków. Zdaniem niektórych pracodawca nie ma obowiązku dokonywania potrąceń bez postępowania egzekucyjnego, gdyż decydując się na to, przyjmuje na siebie wszystkie obowiązki, które ma komornik. Wówczas musi liczyć się z sankcjami w razie uchybienia obowiązkom, które na nim spoczywają. Przeciwne zdania na ten temat wynikają z samego brzmienia art. 88 kp, w którym ustawodawca wskazał, że pracodawca „dokonuje potrąceń” na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych również bez postępowania egzekucyjnego, a nie, że „pracodawca może dokonać potrącenia”. Tym samym należy przyjąć, że na wniosek wierzyciela pracodawca powinien dokonywać potrąceń w trybie przewidzianym w art. 88 kp, mając na uwadze ograniczenia zawarte w treści tego artykułu.

Należy przy tym jednak pamiętać, że pracodawca nie może dokonywać potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych bez postępowania egzekucyjnego, gdy:

• świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych,
• wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej (wykonywanej przez komorników) lub administracyjnej (wykonywanej m.in. przez naczelników urzędów skarbowych lub dyrektorów oddziałów ZUS).

Fakt uprzywilejowania należności na pokrycie świadczeń alimentacyjnych potwierdza jeszcze jedna regulacja kodeksowa. Chodzi o możliwość dokonywania potrąceń w wysokości pełnego świadczenia, jakie otrzymuje pracownik. Ta możliwość podlega jednak pewnym ograniczeniom i dotyczy tylko wybranych składników płacowych i sytuacji, gdy faktycznie tytuł wykonawczy dotyczy zaległości alimentacyjnych. Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikowi z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych w pełnej wysokości (art. 87 § 5 kp).

Oczywiście należy pamiętać, że potrącenia te dokonane zostaną w pełnej wysokości, tylko w przypadku gdy zajęcie wynagrodzenia dotyczyć będzie zaległych alimentów, gdyż w przypadku alimentów bieżących, kwotowych ich wysokość zazwyczaj jest pokrywana w ramach 60% granicy potrącenia z miesięcznego wynagrodzenia pracownika. Odmiennie jednak uregulowana jest kwestia potrąceń alimentacyjnych dokonywanych z odprawy emerytalno-rentowej oraz nagrody jubileuszowej, które podlegają ochronie przed potrąceniami jak wynagrodzenie za efektywną pracę. Takiej samej ochronie podlega też odprawa z tytułu zwolnienia z pracy z przyczyn niedotyczących pracownika (wyroki Sądu Najwyższego z 17 lutego 2004 r., sygn. akt I PK 217/03, OSNP 2004/24/419 oraz z 14 listopada 1996 r., sygn. akt I PKN 3/96, OSNP 1997/11/193). W praktyce oznacza to, że z tych świadczeń potrącenia dokonywane są do 60% kwoty netto.