Jak wypłacić należne po zmarłym pracowniku świadczenie związane ze stosunkiem pracy

W sytuacji gdy pracodawca nie wie, czy spadkobierca zmarłego przyjął czy odrzucił spadek, powinien wystąpić z wnioskiem do właściwego sądu o zezwolenie na złożenie wierzytelności do depozytu sądowego. Stosownie do art. 467 Kodeksu cywilnego, dłużnik może złożyć do depozytu sądowego przedmiot świadczenia jeżeli wskutek okoliczności, za które dłużnik nie ponosi odpowiedzialności, nie wie, kto jest wierzycielem, albo nie zna miejsca zamieszkania lub siedziby wierzyciela, a także jeżeli z powodu innych okoliczności dotyczących osoby wierzyciela świadczenie nie może być spełnione.

Stosunek pracy wygasa z chwilą śmierci pracownika. Jednak zgodnie z art. 63¹ § 2 kp prawa majątkowe z tego stosunku pracy nie wygasają. Co do zasady prawa majątkowe ze stosunku pracy przechodzą po śmierci pracownika, w równych częściach, na małżonka oraz inne osoby spełniające warunki wymagane do uzyskania renty rodzinnej w myśl przepisów o emeryturach i rentach z FUS. W razie braku takich osób prawa te wchodzą do spadku. W związku z powyższym pieniądze z wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop należne zmarłemu pracownikowi powinny zostać zdeponowane przez pracodawcę na koncie lub w depozycie sądowym i wypłacone spadkobiercom po orzeczeniu sądu o nabyciu spadku.

W przypadku, gdy po zmarłym nie ma ani jednej osoby uprawnionej do renty rodzinnej, świadczenia wypłacane będą córce, należy zaczekać na potwierdzenie praw do spadku (w drodze sądowej lub notarialnej). Wypłata w takim przypadku jest wypłacana bez oskładkowania oraz bez podatku. Trzeba jednak zawiadomić urzędy skarbowe spadkobierców w trybie art. 19 ust. 1 ustawy z 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn. Spadkobiercy natomiast, we własnym zakresie, muszą otrzymane należności rozliczyć z fiskusem w ramach nabytego po zmarłym spadku, wypełniając odpowiedni formularz zeznania.

Jeżeli rachunek bankowy zmarłego pracownika został zamknięty, to środki powrócą do pracodawcy. Natomiast jeżeli zostały przejęte przez dysponenta konta lub osoby do tego konta nieuprawnione to należy zwrócić się o zwrot nienależnie przesłanych środków. W Państwa przypadku najprawdopodobniej pozostaje konieczność dochodzenia zwrotu środków przed sądem.

W kwestii rozliczenia przelanej kwoty na konto pracownika, to pierwotne naliczenie listy płac z wynagrodzeniem i ekwiwalentem, które trafiło na konto zmarłego pracownika, winno być skorygowane do zera. Zaksięgowane z wyciągu bankowego na konto rozrachunkowe sum depozytowych lub innych, jako suma stanowiąca przedmiot sporu. Ta kwota będzie widniała na koncie do momentu jej rozliczenia, tj. zwrotu przez bank lub decyzją Pracodawcy zaksięgowana w koszty niestanowiące kosztów uzyskania przychodu.

Kolejna kwota powinna zostać zdeponowana na depozycie sądowym.

Śmierć pracownika powoduje wygaśnięcie stosunku pracy łączącego pracodawcę i pracownika. Pracodawca ma obowiązek rozliczenia należności, które przysługują pracownikowi do dnia śmierci. Na pracodawcy spoczywa również obowiązek, aby ustalić osoby uprawnione do otrzymania należności po zmarłym pracowniku. 

Pracodawca ma obowiązek rozliczenia należności, które przysługują pracownikowi do dnia śmierci. Prawa majątkowe ze stosunku pracy nie wygasają, lecz przechodzą na osoby wskazane w art. 63¹ § 2 kp. Pracownikowi za pracę przysługuje wynagrodzenie lub inne świadczenia, które kompensują wynagrodzenie (np. zasiłki). Wszystkim osobom uprawnionym przysługuje równa część do każdego z tych świadczeń.

Pracodawca wylicza wynagrodzenie za przepracowany okres, uwzględniając nadgodziny, premie czy inne dodatki do wynagrodzenia, które przysługiwały pracownikowi do dnia śmierci. Od wypłaconego spadkobiercom wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy nie potrąca się składek ZUS, jednak konieczne jest odprowadzenie zaliczki na podatek dochodowy.

Odprawa pośmiertna to jednorazowe świadczenie pieniężne, którego wartość ustala się na podstawie stażu pracy u danego pracodawcy.

Odprawa pośmiertna wynosi równowartość:

• 1-miesięcznego wynagrodzenia – jeśli pracownik był zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 3-miesięcznego wynagrodzenia – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 10 lat,
• 6-miesięcznego wynagrodzenia – jeśli pracownik był zatrudniony co najmniej 15 lat.

Wypłata odprawy pośmiertnej jest zwolniona z oskładkowania oraz opodatkowania. Oblicza się ją z zastosowaniem przepisów dotyczących ustalania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Po zakończeniu roku, osoby uprawnione powinny otrzymać po zmarłym informację podatkową PIT-11. Wypłacone po śmierci pracownika należności pracodawca wykazuje w PIT-11 wystawionym na rzecz osób otrzymujących świadczenie w części prawa autorskie i inne prawa, o których mowa w art. 18 ustawy o PIT.

W przypadku uprawnionych do świadczeń po zmarłym pracowniku nieletnich dzieci, należności należy wypłacić opiekunowi prawnemu. W takim przypadku PIT 11 powinien być wystawiony na dziecko.

Kwota odprawy pośmiertnej nie jest wykazywana w deklaracji PIT-11, gdyż jest ona zwolniona z opodatkowania. Odprawa pośmiertna nie podlega również oskładkowaniu. Nie jest bowiem przychodem ze stosunku pracy ani z innego tytułu objętego obowiązkiem ubezpieczeń.

 Pracodawca ma obowiązek wystawić świadectwo pracy zmarłego pracownika, gdzie jako powód rozwiązania stosunku pracy wykazuje wygaśnięcie umowy spowodowane śmiercią pracownika. Oryginał oraz kopię dokumentu należy dołączyć do części C akt osobowych pracownika.

Jeżeli osoba uprawniona do świadczeń po zmarłym pracowniku wystąpi z wnioskiem o przekazanie mu świadectwa pracy, pracodawca ma obowiązek wydać dokument w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wniosek składa się w postaci papierowej lub elektronicznej.

Zmarłego pracownika należy wyrejestrować z ubezpieczeń na druku ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej.

 Świadczenia związane ze stosunkiem pracy oraz odprawę pośmiertną po zmarłym pracowniku otrzymuje małżonek oraz inni członkowie rodziny spełniający warunki do uzyskania renty rodzinnej. 

Pracodawca powinien uzyskać od osób uprawnionych aktualny akt potwierdzający pokrewieństwo oraz dodatkowe oświadczenia w celu opłacenia podatku za wypłatę należności. Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca ma obowiązek wystawienia i przekazania uprawnionym osobom oraz do urzędu skarbowego deklarację PIT-11.

Krąg osób uprawnionych do renty rodzinnej określa art. 65 i nast. ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. Zgodnie z art. 67 ustawy:

1. Do renty rodzinnej uprawnieni są członkowie rodziny, którzy spełniają warunki określone w art. 68–71 ustawy, czyli:

• dzieci własne, dzieci drugiego małżonka oraz dzieci przysposobione – do 16 lat lub ukończenia nauki w szkole (nie dłużej jednak niż do osiągnięcia 25 lat życia) lub bez względu na wiek, jeżeli stały się całkowicie niezdolne do pracy oraz do samodzielnej egzystencji,
• przyjęte na wychowanie i utrzymanie przed osiągnięciem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyłączeniem dzieci przyjętych na wychowanie i utrzymanie w ramach rodziny zastępczej lub rodzinnego domu dziecka,
• małżonek (wdowa i wdowiec),
• rodzice.

1. Za rodziców w rozumieniu ustawy uważa się również ojczyma i macochę oraz osoby przysposabiające.

Zgodnie z art. 71 ustawy rodzice mają prawo do renty rodzinnej, jeżeli:

• zmarły pracownik bezpośrednio przed śmiercią przyczyniał się do utrzymania rodziców,
• w chwili śmierci pracownika, rodzice/rodzic mieli co najmniej 50 lat lub byli niezdolni do pracy, a także gdy osiągnęli wiek 50 lat lub stali się niezdolni do pracy po śmierci pracownika, nie później niż w ciągu 5 lat od jego śmierci.

Wszystkie wymienione wyżej osoby mają prawo do świadczeń majątkowych ze stosunku pracy po zmarłym pracowniku niezależnie od tego, czy są jego spadkobiercami. Tym samym nawet ich wydziedziczenie nie spowoduje utraty uprawnień do świadczeń.

Wszystkie osoby uprawnione nabywają prawo do każdego ze świadczeń w częściach równych. Jeżeli uprawnionymi są małżonek zmarłego pracownika oraz jego pełnoletnie dzieci, wypłaty należy dokonać indywidualnie, do rąk każdego z uprawionych. Jeżeli dzieci są małoletnie, wypłaty należnych im części dokonuje się do rąk ich rodzica. W razie braku takich osób, prawa te wchodzą do spadku po zmarłym pracowniku i podlegają dziedziczeniu na zasadach ogólnych.

Jeżeli nie ma żadnej osoby uprawnionej do otrzymania należności po zmarłym pracowniku, wówczas odprawy pośmiertnej pracodawca nie wypłaca nikomu i nie stanowi ona masy spadkowej. Natomiast pozostałe należności ze stosunku pracy pracodawca musi wypłacić spadkobiercom po orzeczeniu sądu o nabyciu spadku.

Osoby uprawnione do praw majątkowych lub do spadku są zobowiązane do doręczenia pracodawcy do wglądu przede wszystkim odpisu aktu zgonu zmarłego. Pracodawca powinien odnotować w dokumentach ten fakt i spisać nr aktu. Pracodawca nie powinien przechowywać aktu zgonu w aktach osobowych, ze względu na zawarte w dokumencie dane, do przetwarzania których pracodawca nie jest obecnie uprawniony (np. nazwiska rodowe).