INSTRUKCJA ZUS: 6 największych błędów w rozliczaniu zasiłków – poznaj sposoby na ich skorygowanie (na przykładach)

Błąd

Instrukcja, jak poprawić błąd

1. Pominięcie składników wynagrodzenia w zaświadczeniu Z-3

Błąd: Pracodawca nie uwzględnia w zaświadczeniu Z-3 dodatków do wynagrodzenia, np. dodatku funkcyjnego, gdy po ustaniu zatrudnienia wypłatę zasiłku przejmuje ZUS. Może to prowadzić do zaniżenia podstawy wymiaru i wysokości zasiłku.

Sprawdź wszystkie składniki wynagrodzenia przysługujące byłemu pracownikowi. Jeżeli pominąłeś dodatek, który powinien zostać uwzględniony przy ustalaniu zasiłku po ustaniu zatrudnienia, złóż korektę zaświadczenia Z-3. W przedstawionym w artykule przykładzie uwzględnienie dodatku funkcyjnego zwiększyło zasiłek o 552,16 zł.

2. Brak korekty Z-3 po podwyżce wynagrodzenia z wyrównaniem

Błąd: Pracodawca wypłaca pracownikowi podwyżkę z wyrównaniem za wcześniejsze miesiące, ale nie aktualizuje danych wykazanych w przekazanym wcześniej zaświadczeniu Z-3.

Ustal, które miesiące objęte podwyżką zostały uwzględnione w pierwotnym zaświadczeniu. Złóż korektę Z-3 i wykaż właściwe kwoty wynagrodzenia. W sekcji „Uwagi” podaj datę wcześniejszego zaświadczenia, przyczynę korekty oraz datę wypłaty wyrównania. Sprawdź również, czy zmiana wynagrodzenia wymaga ponownego obliczenia zasiłku.

3. Wypłacanie zasiłku chorobowego po dniu porodu

Błąd: Pracownica rodzi dziecko podczas zwolnienia lekarskiego, a pracodawca nadal wypłaca jej zasiłek chorobowy do ostatniego dnia wskazanego na zwolnieniu. Tymczasem od dnia porodu przysługuje zasiłek macierzyński.

Ustal dokładną datę porodu. Zasiłek chorobowy rozlicz do dnia poprzedzającego poród, a od dnia porodu zastosuj zasiłek macierzyński. Jeżeli wypłaciłeś niewłaściwe świadczenie, skoryguj jego rodzaj i rozliczenie za odpowiedni okres.

4. Zastosowanie niewłaściwego limitu wynagrodzenia chorobowego

Błąd: Pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe przez 33 dni pracownikowi, który w poprzednim roku kalendarzowym ukończył 50 lat. W takim przypadku obowiązuje już krótszy, 14-dniowy limit.

Sprawdź datę urodzenia pracownika oraz rok, w którym ukończył 50 lat. Ustal prawidłowy okres wypłaty wynagrodzenia chorobowego i moment rozpoczęcia wypłaty zasiłku. Jeżeli zastosowałeś niewłaściwy limit, skoryguj raport ZUS RSA z odpowiednimi kodami świadczenia/przerwy, a także raport ZUS RCA i deklarację ZUS DRA, jeżeli zmiana wpływa na rozliczenie składek.

5. Nieprawidłowe ustalenie limitu zasiłku opiekuńczego

Błąd: Pracodawca wypłaca zasiłek opiekuńczy przez zbyt długi okres, ponieważ nie uwzględnia ukończenia przez dziecko 14 lat. Zdarza się również, że odmawia przyznania zasiłku opiekuńczego z powodu wyczerpania okresu zasiłku chorobowego.

Sprawdź wiek dziecka i liczbę wykorzystanych dni opieki. W przypadku chorego dziecka do ukończenia 14 lat zasiłek może przysługiwać przez 60 dni w roku, a po ukończeniu tego wieku obowiązuje limit 14 dni. Pamiętaj, że okres zasiłku opiekuńczego jest niezależny od okresu zasiłkowego. Jeżeli wypłaciłeś świadczenie za zbyt wiele dni, skoryguj rozliczenie i ustal kwotę nadpłaty. Jeśli bezpodstawnie odmówiłeś wypłaty, wypłać należny zasiłek wraz z wymaganymi odsetkami.

6. Błędne ustalenie podstawy wymiaru zasiłku przy krótkim zatrudnieniu

Błąd: Pracodawca pomija w podstawie wymiaru zasiłku wynagrodzenie za miesiąc, w którym pracownik rozpoczął zatrudnienie pierwszego dnia roboczego, ale nie pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca. Może to prowadzić do błędnego wyliczenia świadczenia, szczególnie przy wynagrodzeniu akordowym lub prowizyjnym.

Sprawdź datę rozpoczęcia zatrudnienia oraz kalendarz pracy. Jeżeli pracownik rozpoczął pracę pierwszego dnia roboczego miesiąca, uwzględnij ten miesiąc jako pełny przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku, zgodnie z opisanymi wyjaśnieniami ZUS. Ponownie oblicz podstawę i wysokość świadczenia, a następnie skoryguj wypłacone kwoty, jeżeli wystąpiła różnica.