Od momentu nadania fakturze numeru KSeF nie możesz jej już poprawić „ręcznie” ani wycofać z obrotu – każda zmiana wymaga formalnej korekty w systemie. Dla specjalisty ds. płac (zwłaszcza w firmach, gdzie dział płac wystawia faktury za usługi kadrowo-płacowe, refaktury czy rozliczenia z kontrahentami) oznacza to konieczność szybkiej reakcji na zgłoszenie błędu i zastosowania właściwej procedury: innej przy błędnym NIP...

Od 1 lutego 2026 r. musisz odbierać faktury w KSeF, nawet jeśli sam nie wystawiasz ich jeszcze w tym systemie. Dla działu płac oznacza to realną zmianę w obiegu dokumentów, pilnowaniu terminów płatności i współpracy z księgowością. Instrukcja Ministerstwa Finansów pokazuje krok po kroku, jak odbierać faktury ustrukturyzowane, gdzie je znaleźć i jak je pobrać, aby nie przeoczyć kosztów istotnych dla rozliczeń wynagrod...

Od 1 lutego 2026 r. w e-Urzędzie Skarbowym obowiązuje nowy formularz ZAW-FA(3) dotyczący nadawania i odbierania uprawnień do KSeF. Jeśli w Twojej firmie zmienia się osoba odpowiedzialna za faktury, kończy współpracę pracownik działu księgowo-płacowego albo nadajesz dostęp nowej osobie – powinieneś sprawdzić, czy konieczne jest złożenie tego zawiadomienia. Błąd w zarządzaniu uprawnieniami do KSeF może oznaczać nie tyl...

Czy do faktury w KSeF można dołączyć dodatkowe dane pomocne przy rozliczeniach? Jakie informacje są dopuszczalne z punktu widzenia przepisów podatkowych, a jakich dokumentów (np. umów, protokołów, zestawień) nie wolno dołączać? W tym artykule wyjaśniamy, na jakich zasadach firma może korzystać z faktur z załącznikiem w KSeF, jakie formalności trzeba spełnić przed ich stosowaniem. Opisujemy także, dlaczego KSeF nie je...

Dnia 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0) został oficjalnie uruchomiony i – jak zapewnia Ministerstwo Finansów – działa stabilnie oraz zgodnie z założeniami. W pierwszym etapie obowiązek wystawiania faktur w systemie objął największych podatników, a wszyscy przedsiębiorcy zostali zobowiązani do odbierania faktur wyłącznie za pośrednictwem KSeF. Resort finansów podkreśla, że pierwszy dzień funkcjonowani...

Od 1 lutego 2026 r. faktura, także związana z podróżą służbową pracownika, musi się znaleźć w Krajowym Systemie e-Faktur. Zmienia się nie tylko forma dokumentów, ale również sposób ich przypisania do konkretnych osób i procedury akceptacyjne. Brak prawidłowego oznaczenia faktury, błędna identyfikacja pracownika czy niewłaściwa ścieżka akceptacji mogą skutkować problemami z rozliczeniem kosztów, w tym z odliczeniem VA...

Czy Twój pracownik wie, że po wejściu w życie KSeF faktura z delegacji może przyjść wyłącznie jako wizualizacja z kodem QR? KSeF dotyczy bowiem nie tylko księgowości i zarządu. Dotyczy również pracowników. Pracownicy, szczególnie ci jeżdżący w delegacje lub dokonujący zakupów BHP, będą mieli z nim styczność w swojej codziennej pracy. Dlatego muszą wiedzieć, jakie dokumenty mogą otrzymać, jakich oczekuje pracodawca i ...

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralny system Ministerstwa Finansów służący do wystawiania, odbioru i archiwizacji faktur ustrukturyzowanych. Od lutego 2026 stanie się on obowiązkowy dla większości podatników VAT, a od stycznia 2027 - praktycznie dla wszystkich. Choć system ten może wydawać się domeną księgowości, w rzeczywistości jego wdrożenie ma bezpośredni wpływ na działy kadr i płac, zwłaszcza w zakresie: r...

Choć na pierwszy rzut oka KSeF wydaje się domeną księgowości, w rzeczywistości bezpośrednio dotyka działów kadr i płac – zwłaszcza przy rozliczaniu delegacji, zakupów BHP czy refundacji okularów. Wprowadzenie tzw. identyfikatora wewnętrznego pracownika w KSeF ma potencjał uporządkowania chaosu – o ile druga strona transakcji, czyli wystawca faktury, będzie potrafiła (i chciała) go uzupełnić.

Od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe stanie się stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla większości firm, a tym samym zmieni się sposób dokumentowania i rozliczania wielu codziennych wydatków – także tych ponoszonych podczas delegacji służbowych. Jak zabezpieczyć interesy pracowników, którzy w imieniu pracodawcy kupują usługi noclegowe, paliwo czy bilety kolejowe, a potem muszą rozliczyć się z tych kosztów? Czy wy...