INSTRUKCJA ZUS: KSeF a składki ZUS – instrukcja dla specjalisty ds. płac

Jako specjalista ds. płac musisz zwrócić większą uwagę nie tylko na prawidłowość rozliczeń składkowych, lecz także na faktyczny sposób wykonywania pracy przez osoby współpracujące z firmą na podstawie umów B2B i umów cywilnoprawnych. Szczególnego znaczenia nabierają przypadki, w których przedsiębiorca wystawia jednemu kontrahentowi regularne faktury na podobne kwoty, nie ponosi wyraźnego ryzyka gospodarczego albo wykonuje zadania w sposób zbliżony do pracownika etatowego.

Od 8 lipca 2026 r. znaczenie prawidłowej kwalifikacji takich umów jest jeszcze większe ze względu na rozszerzenie uprawnień Państwowej Inspekcji Pracy. Dlatego specjalista ds. płac powinien wiedzieć, jakie dane mogą wzbudzić zainteresowanie organów kontrolnych, jakie konsekwencje może mieć zakwestionowanie kontraktu B2B oraz jakie działania warto podjąć jeszcze przed ewentualną kontrolą.

Pierwszym krokiem specjalisty ds. płac powinno być ustalenie, w jakim zakresie przedsiębiorca lub współpracujący z nim kontrahenci zostali już objęci obowiązkami związanymi z Krajowym Systemem e-Faktur.

KSeF jest systemem teleinformatycznym służącym do przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, czyli e-faktur VAT. System zapewnia organom skarbowym dostęp do informacji zawartych na fakturach w czasie rzeczywistym, co zwiększa przejrzystość rozliczeń i ułatwia analizowanie danych dotyczących działalności przedsiębiorców.

Obowiązki związane z KSeF są wprowadzane etapami:

• od 1 lutego 2026 r. system objął duże firmy, których wartość sprzedaży wraz z VAT przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania e-faktur objął pozostałych przedsiębiorców,
• już od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy ci musieli odbierać dokumenty za pośrednictwem KSeF,
• wyjątek dotyczy mikroprzedsiębiorców, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł,
• podmioty korzystające z tego wyjątku zostaną obligatoryjnie objęte KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Dla działu płac ważne jest to, że dane dostępne w KSeF mogą zostać zestawione z informacjami dotyczącymi ubezpieczeń społecznych, zatrudnienia i działalności gospodarczej. Oznacza to, że sposób rozliczania współpracy B2B może zostać przeanalizowany nie tylko na podstawie samej umowy, ale także na podstawie regularności fakturowania i innych danych znajdujących się w systemach publicznych.

Na początkowym etapie obowiązywania nowych zasad przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą oraz osoby odpowiedzialne za rozliczenia podatkowe firm nie są karani za określone uchybienia związane z nowymi obowiązkami.

Zgodnie z art. 106ni ust. 4 ustawy o VAT do 31 grudnia 2026 r. nie wszczyna się postępowań w sprawach o przestępstwa skarbowe ani wykroczenia skarbowe związane z niedopełnieniem obowiązków dotyczących KSeF. Przepisy karne odnoszące się do takich naruszeń, jak niewystawienie e-faktury lub brak jej wysłania do systemu w ustawowym terminie, zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2027 r.

Specjalista ds. płac powinien jednak pamiętać, że brak sankcji za niektóre uchybienia związane z obsługą KSeF nie oznacza braku możliwości wykorzystania danych znajdujących się w systemie do innych celów kontrolnych.

KSeF nie służy jedynie przedsiębiorcom do wystawiania i odbierania faktur VAT. Jest również źródłem informacji, z którego mogą korzystać instytucje i organy administracji publicznej.

Dotyczy to przede wszystkim:

• Krajowej Administracji Skarbowej,
• urzędów skarbowych,
• urzędów celno-skarbowych,
• Państwowej Inspekcji Pracy,
• Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Dotychczas kontrole prowadzone w przedsiębiorstwach były często wszczynane na podstawie planów kontroli, informacji o branżach szczególnego ryzyka, skarg pracowników czy zgłoszeń kontrahentów. W wielu przypadkach inspektor musiał następnie pozyskać dokumenty od przedsiębiorcy, skierować wezwanie do ich przedstawienia oraz przeprowadzić szereg formalnych czynności.

Dla specjalisty ds. płac oznacza to, że analiza ryzyka powinna obejmować nie tylko dokumentację kadrowo-płacową, lecz również sposób rozliczania współpracy z przedsiębiorcami i osobami zatrudnionymi na podstawie umów cywilnoprawnych.

Jednym z najważniejszych obszarów, które powinien przeanalizować specjalista ds. płac, jest współpraca z osobami wykonującymi zadania na podstawie kontraktów B2B.

Państwowa Inspekcja Pracy prowadzi działania ukierunkowane na ustalenie, czy formalne samozatrudnienie nie jest w rzeczywistości ukrytym stosunkiem pracy.

Model B2B jest stosowany przez wiele przedsiębiorstw. Może jednak budzić zastrzeżenia wtedy, gdy w praktyce sposób wykonywania obowiązków przez samozatrudnionego nie różni się istotnie od sposobu pracy pracownika zatrudnionego na umowę o pracę.

Specjalista ds. płac powinien zatem analizować nie tylko nazwę zawartej umowy, ale również rzeczywiste warunki jej wykonywania.

Od 8 lipca 2026 r. Państwowa Inspekcja Pracy dysponuje szerszymi uprawnieniami do ujawniania pozornych umów cywilnoprawnych.

Jeżeli w wyniku kontroli zostanie ustalone, że umowa zlecenia lub kontrakt B2B są wykonywane na warunkach właściwych dla stosunku pracy, inspektor może wydać decyzję stwierdzającą istnienie stosunku pracy bez konieczności kierowania sprawy do sądu.

Uprawnienie to dotyczy również kontroli prowadzonych zdalnie. Decyzję może jednostronnie wydać okręgowy inspektor pracy.

Dla działu płac ma to bardzo duże znaczenie, ponieważ ustalenie istnienia stosunku pracy może wpływać jednocześnie na:

• obowiązki pracodawcy wynikające z prawa pracy,
• sposób rozliczania składek na ubezpieczenia społeczne,
• rozliczenia podatkowe,
• obowiązek skorygowania wcześniejszych rozliczeń.

Przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zapłaty zaległych składek ZUS wraz z odsetkami, tak jak gdyby strony od początku łączyła umowa o pracę. Inspektor zachowuje również możliwość wystąpienia do sądu z pozwem o ustalenie istnienia stosunku pracy.

KSeF, połączony z innymi bazami danych i narzędziami informatycznymi administracji publicznej, może ułatwiać identyfikowanie wzorców wskazujących na pozorne samozatrudnienie.

Na podstawie faktur możliwe jest ustalenie m.in.:

• kto wystawia dokumenty,
• na rzecz jakiego podmiotu,
• z jakiego tytułu,
• jak często,
• na jakie kwoty.

Dlatego specjalista ds. płac powinien przyjrzeć się szczególnie takim relacjom B2B, w których występuje kilka charakterystycznych elementów jednocześnie.

Ryzyko może zwiększać stosowanie na fakturach sformułowań charakterystycznych dla stosunku pracy, np.:

• „wynagrodzenie”,
• „wynagrodzenie za pracę w lipcu 2026 r.”.

Treść faktury powinna odpowiadać rzeczywistemu charakterowi usług świadczonych w ramach działalności gospodarczej.

Jednym z sygnałów, które mogą zostać uwzględnione podczas analizy relacji, jest sytuacja, w której wszystkie faktury wystawiane przez osobę prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą trafiają do jednego kontrahenta.

Jeżeli jeden podmiot odpowiada za 100% przychodów samozatrudnionego, może to stanowić jeden z elementów zwiększających ryzyko zainteresowania taką współpracą przez organy kontrolne. Sama zależność od jednego kontrahenta nie powinna więc być analizowana w oderwaniu od pozostałych warunków współpracy.

Zwróć uwagę na relacje, w których kontrahent wystawia niewielką liczbę faktur, np. jedną fakturę miesięcznie. Dodatkowym elementem jest regularność wystawiania dokumentów, np. każdorazowo do 15. dnia następnego miesiąca. Powtarzalny rytm rozliczeń może zostać zestawiony z innymi informacjami dotyczącymi faktycznej organizacji współpracy.

Kolejnym elementem są faktury opiewające co miesiąc na takie same albo bardzo podobne kwoty. Jeżeli równocześnie kontrahent świadczy usługi wyłącznie na rzecz jednego podmiotu i wystawia jedną fakturę miesięcznie, taki układ może przypominać system wypłacania stałego wynagrodzenia pracowniczego.

Podczas analizy współpracy B2B warto ustalić, czy osoba prowadząca działalność gospodarczą rzeczywiście ponosi typowe koszty związane z jej prowadzeniem oraz ryzyko gospodarcze. Brak takich kosztów może zostać uznany za jeden z elementów wymagających dokładniejszego sprawdzenia charakteru relacji.

Zwróć uwagę na sytuacje, w których przedsiębiorstwo permanentnie korzysta z usług zewnętrznych wykonawców w sposób ciągły, szczególnie wtedy, gdy jednocześnie zatrudnia stosunkowo niewielką liczbę pracowników. Także w tym przypadku należy ocenić faktyczny sposób świadczenia usług.

Szczególnej analizy wymaga sytuacja, w której pracownik kończy zatrudnienie na podstawie umowy o pracę, a następnie niemal bezpośrednio rozpoczyna jednoosobową działalność gospodarczą i świadczy usługi na rzecz tego samego podmiotu.

Specjalista ds. płac powinien w takim przypadku sprawdzić:

• czy zmienił się sposób wykonywania obowiązków,
• czy kontrahent uzyskał większą niezależność,
• czy ponosi własne ryzyko gospodarcze,
• czy ma swobodę organizowania czasu i miejsca wykonywania usług,
• czy nadal wykonuje te same zadania w tych samych warunkach co wcześniej.

Ryzyko może dotyczyć również przedsiębiorstw, w których takie same zadania wykonują jednocześnie pracownicy etatowi oraz osoby współpracujące na podstawie kontraktów B2B.

W takim przypadku należy sprawdzić, czy istnieją rzeczywiste różnice między sposobem wykonywania obowiązków przez obie grupy.

Dane dostępne w KSeF mogą mieć znaczenie nie tylko przy ocenie kontraktów B2B. Za pomocą algorytmów, rozwiązań wykorzystujących sztuczną inteligencję oraz analizy informacji gromadzonych w systemach publicznych ZUS może wykrywać także inne nieprawidłowości.

Przykładem jest sytuacja, w której osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą wystawia fakturę za wykonane usługi w okresie przebywania na zwolnieniu lekarskim. Jeżeli przedsiębiorca wystawi np. fakturę VAT za usługi transportowe w okresie orzeczonej niezdolności do pracy, może to zostać wykorzystane jako informacja wskazująca na wykonywanie działalności zarobkowej w czasie zwolnienia.

Ubezpieczony, który w okresie orzeczonej niezdolności do pracy wykonuje pracę zarobkową albo wykorzystuje zwolnienie w sposób niezgodny z jego celem, traci prawo do zasiłku chorobowego za cały okres tego zwolnienia.

Specjalista ds. płac powinien więc zwracać uwagę na informacje dotyczące aktywności zawodowej osób pobierających świadczenia chorobowe, szczególnie jeżeli jednocześnie współpracują one z firmą jako przedsiębiorcy.

Po rozszerzeniu uprawnień PIP przedsiębiorstwa korzystające z kontraktów B2B i innych umów cywilnoprawnych powinny przeprowadzić audyt takich relacji.

Specjalista ds. płac powinien uczestniczyć w tym procesie w zakresie dotyczącym zatrudnienia, składek oraz sposobu rozliczania osób wykonujących pracę na rzecz firmy. Audyt powinien obejmować zarówno dokumenty regulujące współpracę, jak i sposób jej rzeczywistego wykonywania.

Nie wystarczy zatem samo sprawdzenie, czy w umowie znajduje się określenie „kontrakt B2B” albo „umowa o świadczenie usług”. Należy porównać treść dokumentu z praktyką.

Na co szczególnie zwrócić uwagę przed kontrolą PIP lub ZUS

Przy ocenie kontraktów B2B specjalista ds. płac powinien zwrócić szczególną uwagę na trzy podstawowe obszary.

Po pierwsze – niezależność kontrahenta.
Sprawdź, czy osoba wykonująca usługi nie pozostaje pod nadzorem typowym dla stosunku pracy oraz czy dysponuje realną samodzielnością w wykonywaniu zleconych czynności.

Po drugie – swobodę organizacji pracy.
Istotne jest, czy kontrahent może samodzielnie wybierać miejsce i czas wykonywania usług, czy też musi podporządkować się harmonogramowi i zasadom organizacyjnym charakterystycznym dla pracowników firmy.

Po trzecie – ryzyko gospodarcze.
Zweryfikuj, czy osoba prowadząca działalność gospodarczą ponosi rzeczywiste ryzyko przedsiębiorcy, zamiast otrzymywać w praktyce stałe, comiesięczne wynagrodzenie niezależne od warunków prowadzonej działalności.