INSTRUKCJA ZUS: Świadczenia BHP a składki ZUS – co możesz wyłączyć z oskładkowania

Kodeks pracy w art. 237 6nakłada na pracodawców obowiązek dostarczenia pracownikom nieodpłatnie środków ochrony indywidualnej zabezpieczających przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy.

Natomiast art. 237 7 kp obliguje pracodawców do dostarczenia pracownikom – również nieodpłatnie – odzieży i obuwia roboczego spełniających wymagania określone w Polskich Normach:

• jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu,
• ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bhp.

Na pracodawcach spoczywa także obowiązek ustalenia rodzajów środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego, których stosowanie na określonych stanowiskach jest niezbędne, a także wyznaczenia przewidywanych okresów ich użytkowania. Ustaleń takich należy dokonać w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub z pracownikami wybranymi w tym celu przez załogę.

Normy te najczęściej opracowywane są w formie tabeli i umieszczane w regulaminie pracy lub w innych przepisach zakładowych, jeżeli pracodawca nie tworzy wspomnianego regulaminu. Pracodawca nie oskładkowuje środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego przekazanych pracownikowi. Są to bowiem świadczenia rzeczowe, które wynikają z przepisów bhp, do których ma zastosowanie wyłączenie zawarte w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia urlopowego.

Zwolnienie to może jednak obejmować tylko środki, odzież i obuwie przysługujące zgodnie z normami zakładowymi pracownikowi zatrudnionemu na danym stanowisku. Jeżeli pracownikowi wydajemy jakieś rzeczy nieprzewidziane we wspomnianych normach dla stanowiska, które zajmuje, ich wartość musimy uwzględnić w podstawie wymiaru składek za miesiąc, w którym taka rzecz pracodawca przekazał pracownikowi.

Mimo że opracowanie zakładowych norm przydziału odzieży i obuwia roboczego leży w gestii pracodawców, w czasie kontroli pracownicy ZUS mogą zakwestionować prawo pracownika do określonego świadczenia i nakazać jego oskładkowanie. ZUS podejmuje takie decyzje z reguły po konsultacji z Państwową Inspekcją Pracy.

W art. 237 7§ 2 Kodeks pracy przyznaje pracodawcom prawo do ustalenia stanowisk, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bhp. W takim przypadku pracownikowi przysługuje od pracodawcy ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej aktualne ceny danego elementu odzieży i obuwia.

Ustalając wysokość ekwiwalentu, powinniśmy brać pod uwagę:

Ilość oraz rodzaj przysługujących danemu pracownikowi odzieży i obuwia roboczego Określony w normach zakładowych okres użytkowania danego elementu ubioru oraz obuwia Ceny poszczególnych elementów obowiązujące na rynku lokalnym

Omawiany ekwiwalent powinien być ustalony w takiej wysokości, aby po upływie wyznaczonego okresu użytkowania pracownik mógł kupić za otrzymane pieniądze nową odzież lub obuwie. Oczywiście pracodawca może wypłacać ekwiwalent tylko za odzież i obuwie robocze przewidziane w normach zakładowych dla danego stanowiska. O innym ograniczeniu piszemy w kolejnym punkcie.

Zwolnienie z oskładkowania obejmuje ekwiwalent za używanie własnej odzieży i obuwia na podstawie § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Musimy jednak pamiętać, że w czasie kontroli inspektorzy ZUS będą sprawdzać ustalone przez nas kwoty. Jeżeli okaże się, że są zawyżone, nakażą ich urealnienie, a nawet częściowe oskładkowanie.

Wyłączeniem, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego, nie możemy objąć ekwiwalentów, które pracodawca wypłaca – niezgodnie zresztą z przepisami – w okolicznościach, o których mowa w art. 237 7§ 3 kp. Przepis ten informuje, że możliwość zastąpienia odzieży i obuwia roboczego ekwiwalentem nie dotyczy stanowisk, na których są wykonywane prace związane z bezpośrednią obsługą maszyn i innych urządzeń technicznych albo prace powodujące intensywne brudzenie lub skażenie odzieży i obuwia roboczego środkami chemicznymi albo promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi.

Jeżeli w takiej sytuacji wypłacany jest ekwiwalent pieniężny – nawet za zgodą zainteresowanych pracowników – ZUS nakaże oskładkować wypłacone kwoty. Pracodawca musi też się liczyć z odpowiednimi sankcjami ze strony inspekcji pracy.

Pracodawca musi również zapewnić, aby stosowane przez pracownika środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze posiadały właściwości ochronne, a także zapewnić odpowiednio ich pranie, konserwację, naprawę, odpylanie i odkażanie (art. 237 9§ 2 kp). Zwolnienie w pełni obejmuje koszty ponoszone przez pracodawcę, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego.

W praktyce często obowiązek prania odzieży roboczej pracodawcy przerzucają na pracowników. Możliwość taką przewiduje art. 237 9§ 3 kp. Z przepisu tego wynika, że w sytuacji gdy pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, pracownik może wykonywać te czynności, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika.

Od tego rodzaju ekwiwalentów również nie musimy odprowadzać składek, ponieważ stosuje się do nich zwolnienie wynikające z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Zwolnienie to może jednak obejmować tylko kwoty odzwierciedlające faktycznie poniesione przez pracownika koszty.

Zwrotem mogą być objęte tylko koszty wyprania odzieży roboczej przysługującej zgodnie z normami zakładowymi na danym stanowisku.

Jeżeli w czasie kontroli ZUS uzna, że wypłacany pracownikowi pracodawca zawyżył ekwiwalent, nakaże jego urealnienie, a w skrajnych przypadkach – oskładkowanie części wypłaconych kwot.

Jako pracodawcy musimy pamiętać o wyłączeniu zawartym w art. 237 10§ 2 kp. Przepis ten mówi o tym, że nie można powierzyć pracownikowi prania, konserwacji odpylania i odkażania odzieży roboczej skażonej środkami chemicznymi, promieniotwórczymi lub materiałami biologicznie zakaźnymi. Jeżeli to uczynimy, wypłacając z tego tytułu ekwiwalent pieniężny, kwota ta powinna być w pełni uwzględniona w podstawie wymiaru składek. W takiej sytuacji ekwiwalent – który pracodawca wypłaca niezgodnie z prawem – nie może być objęty wyłączeniem, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego.

Jak wcześniej wspomniano, ekwiwalent za odzież i obuwie robocze powinien uwzględniać ceny poszczególnych elementów przysługujących danemu pracownikowi zgodnie z normami zakładowymi, a ekwiwalent za pranie odzieży roboczej – kosztom poniesionym przez pracownika. W praktyce występują jednak sytuacje – zwłaszcza w przypadku ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej – że pracodawca wypłaca wszystkim pracownikom lub pewnym grupom pracowników ekwiwalenty w jednakowej wysokości, bez względu na ilość i rodzaj przypisanej odzieży oraz warunki pracy.

W czasie kontroli ZUS uzna, że mamy tu do czynienia z ryczałtem, a nie ekwiwalentem. Rolą tego ostatniego jest zrekompensowanie pracownikowi faktycznie poniesionych przez niego kosztów na zakup odzieży i obuwia lub na jej pranie. Natomiast ryczałt stanowi stały dodatek do pensji, którego wysokość nie odzwierciedla poniesionych przez pracownika kosztów. W stosunku do tego rodzaju wypłat nie ma zastosowania § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. W razie stwierdzenia, że pracodawca wypłaca ryczałty, a nie ekwiwalenty, ZUS wydaje decyzje nakazujące ich oskładkowanie, jako przychód ze stosunku pracy – w tym za okres wsteczny.

Następnym ze świadczeń z zakresu bhp, które pracodawca musi zapewnić pracownikom, są środki higieny osobistej. Obowiązek taki wynika z art. 233 kp oraz z § 115 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp. Pierwszy z przywołanych przepisów mówi ogólnikowo o tym, że pracodawca ma obowiązek dostarczenia pracownikom niezbędnych środków higieny osobistej.

Natomiast drugi wyjaśnia, że ilość oraz rodzaje wspomnianych środków powinny być dostosowane do rodzaju i stopnia zanieczyszczenia ciała przy określonych pracach. Przepisy zakładowe powinny określać, jakie środki higieny osobistej przysługują na określonym stanowisku i w jakich ilościach. Zapewnienie odpowiednich środków higieny osobistej może polegać na ich przekazaniu poszczególnym pracownikom lub na zapewnieniu dostępności do nich w pomieszczeniach higieniczno-sanitarnych znajdujących się na terenie zakładu. Prawo do środków higieny osobistej wynika z powszechnie obowiązujących przepisów bhp. Dlatego ich wartość objęta jest zwolnieniem, o którym mowa w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego.

Musimy przy tym pamiętać, że przywołane przepisy mówią wyraźnie o tym, że pracodawca musi przekazać środki higieny osobistej w naturze. Jeżeli – nawet za zgodą pracowników – będziemy im wypłacać ekwiwalent pieniężny, ZUS nakaże oskładkować wypłacone kwoty.

Pracodawca musi także zapewnić wszystkim pracownikom wodę zdatną do picia lub inne napoje, a osobom zatrudnionym stale lub okresowo w warunkach szczególnie uciążliwych oprócz wody inne napoje, których ilość, rodzaj i temperatura powinny być dostosowane do warunków wykonywania pracy i potrzeb fizjologicznych pracowników. Obowiązek ten wynika z § 112 rozporządzenia w sprawie ogólnych przepisów bhp. Z § 8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów wynika jednoznacznie, że w zamian za napoje pracownikom nie może być wypłacany ekwiwalent.

Pracodawca nie obejmie składkami wartości napojów wydanych pracownikom, ponieważ jest to świadczenie wynikające z przepisów bhp i jako takie podlega zwolnieniu wymienionym w § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Zwolnienie to nie może natomiast obejmować ekwiwalentu za napoje.

Pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych musimy zapewnić również posiłki profilaktyczne na zasadach określonych w rozporządzeniu w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów. Jeżeli ze względu na rodzaj wykonywanej przez pracownika pracy lub ze względów organizacyjnych nie ma możliwości wydawania posiłków w naturze, pracodawca może:

• przekazać pracownikowi produkty umożliwiające przygotowanie posiłku we własnym zakresie,
• przekazać bony, talony, kupony oraz inne dowody uprawniające do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłku.

Identycznie jak w przypadku napojów przysługujących pracownikom zatrudnionym w warunkach szczególnie uciążliwych, pracodawca ustala stanowiska, na których pracownicy powinni otrzymywać posiłki profilaktyczne, oraz szczegółowe zasady ich wydawania w porozumieniu ze związkami zawodowymi albo przedstawicielami załogi.

Zarówno wobec samych posiłków profilaktycznych, przekazanych pracownikowi produktów do ich sporządzenia, jak i wobec wymienionych dowodów uprawniających do otrzymania na ich podstawie takich produktów lub posiłków, stosuje się zwolnienie składkowe wynikające z § 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego. Co ważne, nie obowiązują tu kwoty graniczne tak jak przy posiłkach finansowanych przez pracodawcę z własnej inicjatywy.

Ze zwolnienia tego nie możemy natomiast skorzystać, jeżeli pracownikom wypłacamy z tego tytułu ekwiwalent pieniężny.

Wypłata taka będzie bowiem niezgodna z § 8 rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów i nie jest wymieniona w przywołanym przepisie rozporządzenia składkowego ani w żadnym innym. Kwoty otrzymane przez pracownika tytułem ekwiwalentu za posiłki profilaktyczne musimy więc oskładkować na ogólnych zasadach. Wypłatę tego rodzaju ekwiwalentów zakwestionuje także inspekcja pracy.

Pracownikom korzystającym w czasie wykonywania zadań służbowych z komputerów mogą przysługiwać okulary lub soczewki korekcyjne. Obowiązek ich zapewnienia praz pracodawcę wprowadza § 8 ust. 2 rozporządzenia w sprawie warunków bhp przy pracy z komputerami.

Przepis ten informuje, że pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikowi okulary lub szkła kontaktowe korygujące wzrok, zgodnie z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej (badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych) wykażą potrzebę ich stosowania przy obsłudze monitora ekranowego.

Jednocześnie rozporządzenie w § 2 pkt 4 wyjaśnia, że pod pojęciem pracownika należy tu rozumieć każdą osobę zatrudnioną przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkującą w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Pracownikowi użytkującemu komputer musimy zapewnić okulary lub soczewki korekcyjne tylko, jeśli:

• konieczność ich stosowania lekarz medycyny pracy stwierdzi w czasie badań wstępnych, okresowych lub kontrolnych – przedłożenie przez pracownika zaświadczenia wystawionego przez lekarza okulistę nie obliguje nas do zapewnienia mu okularów lub soczewek, ale powinno stanowić podstawę do skierowania na badania przez lekarza medycyny pracy oraz
• pracownik użytkuje komputer nieprzerwanie przez przynajmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy.

Rozporządzenie w sprawie warunków bhp przy pracy z komputerami ani żadne inne ogólnie obowiązujące przepisy nie określają sposobu realizacji omawianego obowiązku. Odpowiednie zapisy powinny się znaleźć w przepisach zakładowych obowiązujących u pracodawcy. Warto też w nich określić maksymalną kwotę zwrotu, którą może uzyskać pracownik.

Wyłączenia składkowego nie możemy zastosować w sytuacji, jeśli dokonaliśmy zwrotu na podstawie innego zaświadczenia niż wystawione przez lekarza medycyny pracy lub zwrot taki otrzymał pracownik nieużytkujący komputera przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. ZUS uzna wtedy, że nie jest to świadczenie rzeczowe wynikające z przepisów bhp i nakaże je oskładkować.