KSeF, BHP i rozliczanie delegacji – obowiązki kadrowe w nowej rzeczywistości podatkowej
Od 1 lutego 2026 r. system Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) staje się rzeczywistością dla wielu firm i instytucji. Chociaż formalnie nowe obowiązki dotyczą głównie działów księgowo-finansowych, to skutki zmian odczują również działy kadr. Szczególnie istotne staną się tematy takie jak rozliczanie delegacji, dokumentowanie wydatków na środki BHP, posiłki profilaktyczne, szkolenia i wyposażenie stanowisk pracy. W artykule przyglądamy się temu, jak przygotować kadry do współpracy z KSeF-em i jakie procedury warto wdrożyć, aby uniknąć chaosu dokumentacyjnego. Strach przed KSeF-em wynika głównie z niewiedzy i braku procedur. Jeśli dział kadr przygotuje jasne wytyczne dla pracowników, wdroży współpracę z finansami i dostosuje obieg dokumentów, przejście do nowego systemu będzie płynne. To idealny moment, by już dziś rozpocząć prace nad procedurami wewnętrznymi. KSeF to nie tylko temat dla księgowych. Kadry odgrywają kluczową rolę w obiegu dokumentów związanych z BHP, delegacjami i badaniami lekarskimi. Odpowiednie przygotowanie, szkolenie pracowników i budowa prostych narzędzi informacyjnych to fundament bezproblemowego funkcjonowania w nowej rzeczywistości dokumentacyjnej po 1 lutego 2026 roku.
Korzyści
Z komentarza eksperta Płace w firmie dowiesz się:
- Kiedy pracownik, a kiedy pracodawca powinien dokumentować wydatki BHP w KSeF – czyli jak postępować z fakturami za odzież ochronną, rękawice czy kaski – zarówno przy zakupach centralnych, jak i indywidualnych.
- Jak prawidłowo rozliczyć fakturę za badania lekarskie lub okulary korekcyjne w systemie KSeF – kto powinien widnieć jako nabywca na fakturze i jakie zasady obowiązują przy refundacji okularów?
- Czy pracownik może sam kupić wodę lub posiłek profilaktyczny i rozliczyć to po 1 lutego 2026 r. – jakie dokumenty będą wtedy niezbędne i jak dział kadr powinien przygotować pracowników?
- Jakie obowiązki mają kadry w zakresie dokumentowania szkoleń BHP w KSeF – kiedy kadry muszą sięgnąć po faktury elektroniczne, a kiedy wystarczy tradycyjna dokumentacja?
- Jaką rolę pełni dział kadr w zakupie i dokumentowaniu wyposażenia stanowisk pracy lub środków pierwszej pomocy – kiedy kadry inicjują działania, a kiedy odpowiadają za obieg dokumentów?
- Jak zmieni się rozliczanie delegacji po wdrożeniu KSeF od lutego 2026 roku – co z fakturami za hotele, posiłki, bilety, parkingi, materiały, naprawy i drobne zakupy w trakcie delegacji?
- Jakie dokumenty musi gromadzić pracownik na delegacji, by mógł otrzymać zwrot kosztów – i co zrobić, jeśli faktury nie są już drukowane, tylko trafiają bezpośrednio do KSeF?
- Jak dział kadr może weryfikować faktury delegacyjne w KSeF – czy można szukać dokumentów po dacie, kwocie, nazwie dostawcy? Jak je przypisać do konkretnego pracownika?
- Jak przygotować pracowników do samodzielnego działania w nowej rzeczywistości fakturowej – czy warto przygotować „ściągi”, instrukcje i szkolenia?
- Jakie procedury i narzędzia powinien dziś wdrożyć dział kadr, by uniknąć chaosu w 2026 roku – praktyczna checklista krok po kroku
Pozostało jeszcze 76% treści
Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub wykup dostęp
Oferujemy
Kompleksowo i praktycznie rozliczamy wynagrodzenia
Najlepsze wsparcie dla specjalistów ds. kadr i płac oraz księgowych - portal, poradnia i magazyn w jednym!
Zamów do testu na 14 dni Płace w firmie i otrzymaj:
- dostęp do wszystkich treści portalu,
- wydania pdf magazynu oraz
- możliwość korzystania z indywidualnych porad ekspertów.
Zaloguj się
Autor
Izabela Leśniewska
doradca podatkowy, wykładowca, ekspert w zakresie składki zdrowotnej oraz ubezpieczeń społecznych przedsiębiorców, prelegent na konferencjach organizowanych przez Uniwersytet Łódzki, Akademię Ekonomiczną w Poznaniu czy FWiRBR. Pracuje w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Alo-2 sp. z o.o. Społecznik, fundator fundacji „Dobra Legislacja”. Członek zespołu ds. ubezpieczeń przy Rzeczniku MŚP
Słowa kluczowe
Loading...
Loading...
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
Copyright 2025 © Wszelkie prawa zastrzeżone
