10 najczęstszych błędów w regulaminie ZFŚS

1. Brak kryteriów socjalnych przy przyznawaniu świadczeń Regulamin ZFŚS musi jasno określać, że świadczenia są przyznawane na podstawie sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika – nie według „równego podziału”.
2. Ustalanie stałych kwot świadczeń dla wszystkich Przyznawanie identycznych świadczeń wszystkim pracownikom (np. „każdy dostaje 1000 zł”) jest sprzeczne z ustawą o ZFŚS i naraża pracodawcę na konsekwencje.
3. Brak aktualizacji zapisów regulaminu Zmiany przepisów (np. progi podatkowe, limity zwolnień) powinny skutkować aktualizacją regulaminu. Częsty błąd to korzystanie z przestarzałych wzorców.
4. Nieprawidłowe katalogi świadczeń W regulaminie nie można wpisywać świadczeń, które nie mają charakteru socjalnego – np. dopłat do prywatnej opieki zdrowotnej dla wszystkich.
5. Pomijanie zasad przyznawania świadczeń dla emerytów i rencistów Byli pracownicy uprawnieni do świadczeń z funduszu często są pomijani w regulaminie, co jest błędem formalnym i może prowadzić do sporów.
6. Brak jasnych zasad wnioskowania i dokumentowania sytuacji socjalnej Nieprecyzyjne lub zbyt ogólne procedury przyznawania świadczeń mogą prowadzić do nieprawidłowości lub uznaniowości.
7. Zbyt ogólne zapisy dotyczące komisji socjalnej Regulaminy często nie precyzują składu, trybu działania ani kompetencji komisji opiniującej wnioski, co utrudnia transparentność decyzji.
8. Nieprzestrzeganie limitów zwolnień podatkowych Brak wskazania limitów zwolnień (np. dla świadczeń pieniężnych, paczek świątecznych) może skutkować błędami w naliczaniu składek i podatku.
9. Zapisanie świadczeń wyłącznie dla pracowników etatowych Pomijanie pracowników na umowach cywilnoprawnych, jeśli są objęci funduszem, to naruszenie zasady równego traktowania uprawnionych.
10. Brak zapisów o kontroli i weryfikacji uprawnień Regulamin powinien określać, jak weryfikowana jest sytuacja materialna pracowników oraz jak wygląda kontrola prawidłowości przyznanych świadczeń.