Od 4 listopada 2025 r. płatnik składek nie musi już przechowywać dokumentów zgłoszeniowych do ZUS
Z artykułu dowiesz się:
- Czy od 4 listopada 2025 r. musisz nadal drukować zgłoszenia ZUS ZUA lub ZZA przesłane elektronicznie
- Czy zniknie obowiązek podpisywania papierowych formularzy ZUS przez pracowników i zleceniobiorców
- Czy możesz zlikwidować procedury archiwizacji papierowych zgłoszeń w firmie
- Jakie dokumenty ZUS wciąż musisz przechowywać – mimo nowelizacji przepisów
- Czy kontrola ZUS zaakceptuje wyłącznie elektroniczne potwierdzenia zgłoszeń z PUE
- Co możesz zrobić z papierowymi formularzami ZUS, które masz już zarchiwizowane
- Jak zminimalizować ryzyko naruszeń RODO dzięki nowym przepisom
- Czy zmiana obejmuje również małych płatników i osoby korzystające tylko z PUE ZUS
- Jak dostosować procedury kadrowe do nowych zasad obowiązujących od 4 listopada 2025 r.
Papierowe zgłoszenia do ZUS – stare i nowe przepisy
Do 3 listopada 2025 r. | Od 4 listopada 2025 r. |
Płatnik składek musi przechowywać papierową wersję zgłoszenia do ZUS (np. ZUA, ZZA), nawet jeśli wysłał je elektronicznie. | Nie ma obowiązku przechowywania papierowej wersji zgłoszenia, jeśli zostało ono przesłane elektronicznie. |
Wymagany podpis osoby zgłaszanej na formularzu papierowym. | Nie jest wymagany podpis pracownika lub zleceniobiorcy na żadnym papierowym formularzu ZUS, jeśli zgłoszenie było elektroniczne. |
Obowiązkowy 5-letni okres przechowywania wydruku zgłoszenia z podpisem. | Brak obowiązku przechowywania papierowych zgłoszeń – nie ma wymaganego okresu archiwizacji wersji drukowanej. |
Utrzymywanie procedur zbierania podpisów i archiwizacji formularzy papierowych. | Możliwość likwidacji procedur dotyczących zbierania podpisów i drukowania zgłoszeń. |
Ryzyko niezgodności z RODO w razie zagubienia papierowej dokumentacji. | Mniejsze ryzyko naruszeń RODO – dokumentacja ograniczona do wersji elektronicznej (np. PUE ZUS). |
Dotyczy wszystkich płatników składek, niezależnie od liczby zatrudnionych. | Zmiana dotyczy wszystkich płatników składek – także mikroprzedsiębiorców i osób korzystających wyłącznie z PUE ZUS. |
Które obowiązki wobec ZUS pozostają bez zmian
Zmiana nie zwalnia płatników z żadnych innych obowiązków ubezpieczeniowych. Płatnik składek nadal musi:
- zgłaszać osoby do ubezpieczeń w terminach wynikających z ustawy systemowej,
- korygować zgłoszenia w razie błędów,
- przechowywać inne dokumenty kadrowo-płacowe zgodnie z rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Nowelizacja ogranicza wyłącznie konieczność przechowywania papierowych duplikatów zgłoszeń składanych online. Reszta obowiązków pozostaje bez zmian.
Zniesienie papierowych zgłoszeń ZUS – instrukcja dla płatnika składek
1. Zaktualizuj dokumentację i procedury obiegu dokumentów | Jeśli Twoja firma miała procedurę zbierania podpisów na papierowych formularzach ZUS ZUA lub ZUS ZZA (po ich wysłaniu elektronicznie), należy ją zmodyfikować. Od 4 listopada nie ma już potrzeby podpisywania tych zgłoszeń przez pracowników czy osoby ubezpieczane. |
2. Zweryfikuj, które zgłoszenia masz jeszcze w archiwum | Jeśli dotychczas zbierałeś podpisane zgłoszenia papierowe i przechowywałeś je „z obowiązku”, to po wejściu w życie nowelizacji nie musisz ich już dalej przechowywać. Możesz je bezpiecznie zutylizować (zgodnie z RODO). |
3. Zadbaj o poprawność przechowywania dokumentów elektronicznych | Mimo że znika obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń, nadal musisz mieć dostęp do dokumentów potwierdzających zgłoszenia, czyli np. potwierdzeń z PUE ZUS. Upewnij się, że system kadrowo‑płacowy umożliwia archiwizację takich danych. |
Ustawa z 12 września 2025 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2025 r. poz. 1409).
Renata Kajewska
Renata Kajewska - redaktor publikacji płacowych od ponad 20 lat, absolwentka filologii polskiej na Uniwersytecie Warszawskim i studiów podyplomowych z zakresu pracy pracy na UW
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
