Oświadczenia i zaświadczenia do ZFŚS a RODO – jak gromadzić i przetwarzać dane osobowe pracowników
Pracodawcy prowadzą działalność socjalną obejmującą w szczególności usługi na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, różnych form opieki nad dziećmi, oraz udzielanie pomocy materialnej pracownikom i innym osobom uprawnionym, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Z uwagi na socjalny charakter tych świadczeń, konieczne jest ustalenie – przed przyznaniem ulgowej usługi, świadczenia lub dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – jaka jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).
To z kolei wiąże się z pozyskiwaniem od osób ubiegających się o pomoc z ZFŚS różnego rodzaju danych osobowych. Konieczność zachowania szczególnej ostrożności przy przetwarzaniu wspomnianych danych wynika z ich charakteru – są to często tzw. dane wrażliwe, dotyczące spraw życiowych, np. stanu zdrowia, czy też problemów rodzinnych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. O ile dla potrzeb nawiązania i kontynuowania stosunku pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych w ściśle określonym zakresie (art. 22 1Kodeksu pracy), o tyle przy prowadzeniu działalności socjalnej możliwe jest pozyskiwanie od pracownika wielu innych danych.
Zależy to od ustalonych przez danego pracodawcę zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, oraz zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej Ustalenie to następuje w postaci regulaminu uzgodnionego z zakładową organizacją związkową (art. 8 ustawy o ZFŚS).
Z komentarza eksperta Płace w firmie dowiesz się:
- Czy dane zbierane na potrzeby przyznania świadczeń z ZFŚS podlegają RODO
- Jakiego rodzaju dane są wymagane w oświadczeniach socjalnych
- Czy pracodawca może żądać danych dotyczących sytuacji rodzinnej i majątkowej
- Jakie dane dotyczą osób uprawnionych – np. dzieci, współmałżonków, emerytów
- Czy żądanie zaświadczeń o dochodach domowników jest zgodne z RODO
- Kiedy wystarczające jest oświadczenie zamiast dokumentu potwierdzającego
- Czy można wymagać zaświadczeń z OPS lub US
- Jakie informacje powinny znaleźć się w klauzuli informacyjnej
- Czy obowiązek informacyjny dotyczy także członków rodziny pracownika
- Jakie są konsekwencje odmowy udzielenia zgody przez pracownika
- Czy można przetwarzać dane bez zgody osoby uprawnionej
- Jak długo można przechowywać dane osobowe związane z ZFŚS
- Czy dane osobowe należy archiwizować na potrzeby kontroli lub rozliczeń
- Jakie okresy przechowywania danych wynikają z przepisów
- Czy komisja socjalna może przetwarzać dane osobowe
- Jak należy zabezpieczyć dane zawarte w oświadczeniach i zaświadczeniach
- Czy przetwarzanie danych „na zapas” jest zgodne z przepisami
- Jakie ryzyka wiążą się z przechowywaniem pełnych kopii zaświadczeń
Pozostało jeszcze 91% treści
Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub wykup dostęp
Oferujemy
Kompleksowo i praktycznie rozliczamy wynagrodzenia
Najlepsze wsparcie dla specjalistów ds. kadr i płac oraz księgowych - portal, poradnia i magazyn w jednym!
Zamów do testu na 14 dni Płace w firmie i otrzymaj:
- dostęp do wszystkich treści portalu,
- wydania pdf magazynu oraz
- możliwość korzystania z indywidualnych porad ekspertów.
Zaloguj się
Maciej Karpiński
Prawnik. Specjalista z zakresu prawa pracy, zarządzania pracownikami i funkcjonowania samorządu terytorialnego. Autor publikacji w tych dziedzinach. Wykładowca na kursach kadrowo-płacowych. Doświadczenie zawodowe autora obejmuje m. in. pracę na kierowniczych stanowiskach w działach personalnych banków oraz w komórkach audytu i kontroli, w samorządzie terytorialnym
Słowa kluczowe
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
