Pracodawcy prowadzą działalność socjalną obejmującą w szczególności usługi na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, różnych form opieki nad dziećmi, oraz udzielanie pomocy materialnej pracownikom i innym osobom uprawnionym, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe. Z uwagi na socjalny charakter tych świadczeń, konieczne jest ustalenie – przed przyznaniem ulgowej usługi, świadczenia lub dopłaty z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych – jaka jest sytuacja życiowa, rodzinna i materialna osoby uprawnionej do korzystania z tego funduszu (art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS).

To z kolei wiąże się z pozyskiwaniem od osób ubiegających się o pomoc z ZFŚS różnego rodzaju danych osobowych. Konieczność zachowania szczególnej ostrożności przy przetwarzaniu wspomnianych danych wynika z ich charakteru – są to często tzw. dane wrażliwe, dotyczące spraw życiowych, np. stanu zdrowia, czy też problemów rodzinnych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. O ile dla potrzeb nawiązania i kontynuowania stosunku pracy pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych w ściśle określonym zakresie (art. 22 1Kodeksu pracy), o tyle przy prowadzeniu działalności socjalnej możliwe jest pozyskiwanie od pracownika wielu innych danych.

Zależy to od ustalonych przez danego pracodawcę zasad i warunków korzystania z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS, oraz zasad przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej Ustalenie to następuje w postaci regulaminu uzgodnionego z zakładową organizacją związkową (art. 8 ustawy o ZFŚS).

Korzyści

Z komentarza eksperta Płace w firmie dowiesz się:

• Czy dane zbierane na potrzeby przyznania świadczeń z ZFŚS podlegają RODO
• Jakiego rodzaju dane są wymagane w oświadczeniach socjalnych
• Czy pracodawca może żądać danych dotyczących sytuacji rodzinnej i majątkowej
• Jakie dane dotyczą osób uprawnionych – np. dzieci, współmałżonków, emerytów
• Czy żądanie zaświadczeń o dochodach domowników jest zgodne z RODO
• Kiedy wystarczające jest oświadczenie zamiast dokumentu potwierdzającego
• Czy można wymagać zaświadczeń z OPS lub US
• Jakie informacje powinny znaleźć się w klauzuli informacyjnej
• Czy obowiązek informacyjny dotyczy także członków rodziny pracownika
• Jakie są konsekwencje odmowy udzielenia zgody przez pracownika
• Czy można przetwarzać dane bez zgody osoby uprawnionej
• Jak długo można przechowywać dane osobowe związane z ZFŚS
• Czy dane osobowe należy archiwizować na potrzeby kontroli lub rozliczeń
• Jakie okresy przechowywania danych wynikają z przepisów
• Czy komisja socjalna może przetwarzać dane osobowe
• Jak należy zabezpieczyć dane zawarte w oświadczeniach i zaświadczeniach
• Czy przetwarzanie danych „na zapas” jest zgodne z przepisami
• Jakie ryzyka wiążą się z przechowywaniem pełnych kopii zaświadczeń