Pracownikowi wysłanemu w krajową podróż służbową przysługują m.in. diety, zwrot kosztów przejazdów, zwrot kosztów noclegów. Skorzystaj z kalkulatora krajowej podróży służbowej, aby bez kłopotu rozliczyć delegację pracownika. Podmioty ze sfery budżetowej, rozliczając się z pracownikiem z odbytych przez niego w obrębie Polski wyjazdów odbywanych w związku ze świadczoną pracą, muszą kierować się postanowieniami rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
Kalkulator krajowej podróży służbowej
Pracownikowi wysłanemu w krajową podróż służbową przysługują m.in. diety, zwrot kosztów przejazdów, a także zwrot kosztów noclegów. Skorzystaj z kalkulatora krajowej podróży służbowej, aby bez problemu rozliczyć delegację pracownika. Dowiedz się, jak rozliczać delegacje krajowe w 2024 roku.
Przedsiębiorstwa prywatne mają natomiast w tym zakresie wybór i mogą stosować:
- postanowienia ww. aktu prawnego lub
- własne zasady organizowania oraz opłacania delegacji, które powinny wynikać wprost z układu zbiorowego pracy lub w regulaminu wynagradzania, bądź umowy o pracę, jeżeli w zakładzie nie funkcjonuje żaden ze wspomnianych aktów normatywnych.
W tym drugim przypadku, pracodawcy mają swobodę, jednak bezwzględnie muszą przestrzegać jednego warunku: wysokość diety za dobę podróży służbowej (zarówno krajowej, jak i zagranicznej) nie może być ustalona na poziomie niższym niż dieta przysługująca za delegację na obszarze kraju pracownikowi budżetówki, która obecnie wynosi 45 zł.
Delegacje krajowe - zasady rozliczania diet w krajowej podróży służbowej
Delegacja na obszarze Polski |
|
Wysokość |
45 zł Przy podróży krótszej niż doba, która trwa:
Przy podróży trwającej dłużej niż doba, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
|
Zasady pomniejszania z tytułu posiłków |
Przy zmniejszaniu diety każdy posiłek stanowi odpowiednio:
Zasadę tą stosuje się odpowiednio w przypadku, gdy pracownik korzysta z posiłków w ramach usługi hotelarskiej. Kalkulowanie kwoty pomniejszenia diety powinno odbywać się każdorazowo poprzez mnożenie pełnej kwoty 45 zł przez stosowną stawkę procentową zależną od rodzaju zapewnionego pracownikowi posiłku (także przy pomniejszaniu niepełnej diety, należnej przykładowo przy wyjeździe służbowym trwającym 11 godzin). Potwierdziło to Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w stanowisku z 16 kwietnia 2013 r. |
Przypadki, kiedy dieta nie przysługuje |
Dieta krajowa nie jest należna:
|
Delegacje krajowe - jak zwracać koszty przejazdów
Następuje w wysokości obejmującej cenę biletu oraz związane z nim opłaty dodatkowe (w tym wydatki na miejscówkę) lub zwrot w kwocie wynikającej z kilometrówki – w przypadku podróżowania prywatnym pojazdem.
Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej (np. pociąg, samolot, autobus, prom), a także jego rodzaj i klasę określa podmiot zatrudniający. Pracownik powinien otrzymać zwrot kosztów przejazdu obejmujących nie tylko cenę biletu, ale także związane z nim opłaty dodatkowe, w tym wydatki na miejscówkę.
Pracownikowi przebywającemu w krajowej delegacji trwającej co najmniej 10 dni należy się zwrot kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy (środkiem transportu wyznaczonym przez pracodawcę) do miejscowości pobytu stałego lub czasowego i z powrotem.
Na wniosek podwładnego pracodawca może wyrazić zgodę na przejazd w delegacji krajowej nienależącym do zakładu pracy samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem.
W takich przypadkach zatrudnionemu należny jest zwrot kosztów w kwocie będącej iloczynem ilości kilometrów przejechanych w celu odbycia podróży służbowej (ustalonej na podstawie wypełnionej przez pracownika ewidencji przebiegu pojazdu) i stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej przez pracodawcę.
Aby ten zwrot korzystał w całości ze zwolnienia podatkowo-składkowego, wspomniana stawka nie może być wyższa niż zapisana w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).
Zgodnie z § 2 tego aktu prawnego stawka za 1 km przebiegu wynosi:
- 0,89 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm3,
- 1,15 zł - dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3,
- 0,69 zł - dla motocykla,
- 0,42 zł - dla motoroweru.
W razie nieuzasadnionej i samowolnej zmiany środka transportu, pracodawca ma prawo odmówić zwrotu wydatków w części przewyższającej koszty przejazdu wskazanym przez niego środkiem transportu.
Jak prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu w delegacji krajowej
Wspomniana ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
- dane pracownika używającego dany pojazd (wraz z adresem zamieszkania),
- numer rejestracyjny auta i pojemność silnika,
- numerację wpisów zawierających informacje odnośnie wykonanych jazd w danym okresie,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (skąd - dokąd),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za jeden kilometr przebiegu,
- kwotę wynikającą z przemnożenia liczby pokonanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu,
- podpisy pracownika i pracodawcy.
Jak zwracać koszty noclegów w krajowej podróży służbowej
Zwrot kosztów noclegów w krajowej podrózy slużbowej następuje w wysokości stwierdzonej rachunkiem, jednak nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki krajowej diety (tj. nie wyższej niż 900 zł) albo – w razie nieprzedłożenia rachunku – zwrot w formie ryczałtu, który za każdy nocleg wynosi 150% diety, czyli 67,50 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może zwrócić wydatki za nocleg w hotelu, stwierdzone rachunkiem, w wysokości przekraczającej limit, o którym mowa powyżej (chodzi tu np. o sytuacje, w których brak jest wolnych miejsc w tańszych hotelach w miejscowości, w której pracownik przebywał w czasie podróży służbowej).
Zwrot z tytułu noclegu w delegacji krajowej nie przysługuje:
1) gdy pracownikowi zapewniono bezpłatny nocleg,
2) kiedy pracodawca uzna, że delegowany miał możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub czasowego pobytu,
3) za czas przejazdu w delegacji.
Jak zwracać koszty dojazdów w krajowej podrózy służbowej
Za każdą rozpoczętą dobę delegacji krajowej podwładnemu przysługuje:
- ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, czyli obecnie 9 zł (20% x 45 zł) lub
- zwrot udokumentowanych kosztów korzystania z komunikacji miejskiej (jeśli zgodzi się na to pracodawca).
Ww. ryczałtu nie wypłaca się, gdy pracownik nie ponosi koszów dojazdów.
Jak zwracać inne udokumentowane wydatki w delegacji krajowej
Przykładowy katalog innych, niezbędnych wydatków związanych z podróżą, w odniesieniu do których zatrudnionemu należy się zwrot, wskazano w § 4 ust. 2 rozporządzenia w sprawie podróży służbowych. Obejmuje on:
- opłaty za bagaż,
- opłaty za przejazd drogami płatnymi i autostradami,
- postój w strefie płatnego parkowania,
- miejsca parkingowe,
- inne konieczne wydatki wiążące się bezpośrednio z przebywaniem w delegacji.
Jak zwracać zaliczki pieniężne w delegacji krajowej
Świadczenie pracy na wyjeździe najczęściej wiąże się z występowaniem dodatkowych kosztów. Ponieważ do ich ponoszenia zobligowany jest pracodawca, przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowych przewidują instytucję zaliczki na poczet przewidywanych wydatków w podróży służbowej.
Na wniosek pracownika pracodawca przyznaje zaliczkę na niezbędne koszty delegacji krajowej w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów.
W ostatecznym rozrachunku kalkulator wskazuje - na podstawie wprowadzonych przez użytkownika informacji dotyczących odbytej podróży służbowej – kwotę należności (w tym diet i ryczałtów) przysługujących za krajową delegację.
Robert T. zatrudniony jest w prywatnej firmie handlowo-usługowej z Łodzi, w której należności za delegacje wypłacane są według reguł obowiązujących w budżetówce. W lutym 2024 r. przez 10 dni był w podróży służbowej w Krakowie. Udał się w nią – za zgodą pracodawcy – własnym autem o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3. Przez pierwsze 6 dni sam w całości opłacał swe wyżywienie, zaś przez następne 4 dni pracodawca zapewnił mu nieodpłatnie śniadania i obiady. Wysokość diet za cały okres pobytu w delegacji w opisanej sytuacji należy wyliczyć następująco: 6 x 45 zł = 270 zł; 4 x 11,25 zł (stawka diety pomniejszona o 25% za śniadanie i o 50% za obiad) = 45 zł; 270 zł + 45 zł = 315 zł.
Po powrocie z delegacji Robert T. przedstawił ewidencję przebiegu pojazdu, z której wynika, że w związku z podróżą służbową pokonał w sumie 595 km, tytułem czego pracodawca wypłacił mu kwotę 684,25 zł, zgodnie z wyliczeniem: 1,15 zł x 595 km. Ponieważ Robert T. miał w trakcie omawianej delegacji zapewnione przez pracodawcę noclegi oraz nie ponosił kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej (i nie pobrał żadnej zaliczki w związku z wyjazdem do Krakowa), jego łączna należność „delegacyjna” w rozstrzyganym przypadku wyniosła 999,25 zł (315 zł + 684,25 zł).
- § 2-11 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
- Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 226 ze zm.).
- § 2 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271 ze zm.).