Obieg dokumentacji pracowniczej – czy dział płac musi otrzymywać papierowe dokumenty z kadr
Pytanie:
Obecnie jesteśmy osobnym działem płac. Do tej pory otrzymywałyśmy od kadr dokumenty takie jak: umowy o pracę i aneksy, informacje o rozwiązaniu stosunku pracy, decyzje o odprawach, nagrodach, ekwiwalentach itp. Na ich podstawie sporządzałyśmy listy płac i jednocześnie weryfikowałyśmy poprawność danych w systemie. Dziś jednak dział kadr poinformował nas, że nie będą już przekazywać żadnych dokumentów, twierdząc, że jeśli dane są w systemie, to powielanie dokumentów (np. przekazywanie ich w formie kopii) jest zabronione i może być traktowane jako poważne naruszenie przepisów. Czy do wypłaty odpraw emerytalnych, ekwiwalentów za urlop, nagród itp. wystarczy nam wyłącznie informacja zawarta w systemie kadrowo-płacowym, bez pisemnych dokumentów (np. decyzji, kopii)? Dotychczas podstawą do wypłaty był dokument podpisany przez kadry – czy możemy z tego zrezygnować? Czy przekazanie nam kopii (ksero) decyzji o nagrodzie lub odprawie jest rzeczywiście niedozwolone i traktowane jako „duże przestępstwo”? Czy musimy nadal otrzymywać fizyczne wydruki zwolnień lekarskich (L4) z PUE ZUS? Dotąd kadry przekazywały nam te wydruki, my na ich podstawie rozliczałyśmy nieobecność i wpinano je do dokumentacji płacowej. Czy wystarczy, że dane o zwolnieniu znajdują się wyłącznie w systemie?
Korzyści
Z komentarza eksperta Płace w firmie dowiesz się:
- Jakie wymagania musi spełniać system do prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej
- Kiedy dział płac musi mieć dostęp do dokumentów źródłowych, a kiedy wystarczą dane z systemu
Pozostało jeszcze 95% treści
Aby zobaczyć cały artykuł, zaloguj się lub wykup dostęp
Oferujemy
Kompleksowo i praktycznie rozliczamy wynagrodzenia
Najlepsze wsparcie dla specjalistów ds. kadr i płac oraz księgowych - portal, poradnia i magazyn w jednym!
Zamów do testu na 14 dni Płace w firmie i otrzymaj:
- dostęp do wszystkich treści portalu,
- wydania pdf magazynu oraz
- możliwość korzystania z indywidualnych porad ekspertów.
Zaloguj się
Autor
Maciej Karpiński
Prawnik. Specjalista z zakresu prawa pracy, zarządzania pracownikami i funkcjonowania samorządu terytorialnego. Autor publikacji w tych dziedzinach. Wykładowca na kursach kadrowo-płacowych. Doświadczenie zawodowe autora obejmuje m. in. pracę na kierowniczych stanowiskach w działach personalnych banków oraz w komórkach audytu i kontroli, w samorządzie terytorialnym
Słowa kluczowe
Loading...
Loading...
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
Copyright 2025 © Wszelkie prawa zastrzeżone
