Kontrola PIP – kilka przydatnych informacji dla pracodawcy

Inspektor pracy dokonuje w trakcie kontroli lustracji pomieszczeń, w których jest wykonywana praca oraz stanowisk pracy, więc warto stale dbać o porządek i odpowiedni stan techniczny zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, bez uprzedzenia podmiotu kontrolowanego i o każdej porze dnia i nocy. Nie każda kontrola PIP musi być więc zapowiedziana. Inspektorzy pracy mogą jednak poinformować pracodawcę wcześniej o zamiarze wszczęcia kontroli (telefonicznie, pisemnie lub mailowo). O sposobie rozpoczęcia kontroli decyduje inspektor pracy biorąc pod uwagę przede wszystkim cele jakie mają być osiągnięte podczas prowadzonego postępowania.

Inspektor pracy może ukarać osobę winną popełnia wykroczenia przeciwko prawom pracownika mandatem w wysokości od 1.000 do 2.000 zł, a sytuacji popełnienia podobnego wykroczenia w ciągu 2 lat od dnia ostatniego ukarania grzywna może sięgnąć nawet 5.000 zł. Można odmówić przyjęcia mandatu karnego, jednak wtedy musisz liczyć się z tym, że inspektor pracy wystąpi do sądu z wnioskiem o ukaranie, a wtedy kara grzywny może wynieść nawet 30.000 zł.

Kontrola PIP może być przeprowadzana u:

• wszystkich pracodawców czyli podmiotów zatrudniających pracowników,
• przedsiębiorców, niebędących pracodawcami, na rzecz, których prace wykonują osoby fizyczne.

Jeśli zatrudniasz pracownika na podstawie umowy zlecenia lub o dzieło – także musisz być przygotowany na kontrolę inspektora pracy.

Inspektor pracy kontrolę może przeprowadzić w:

• siedzibie podmiotu kontrolowanego,
• podległych mu jednostkach (np. filiach, oddziałach, miejscach świadczenia pracy przez zatrudniane osoby),
• miejscu przechowywania dokumentów finansowych i kadrowych.

Poszczególne czynności kontrolne mogą być wykonywane także w siedzibach jednostek organizacyjnych Państwowej Inspekcji Pracy.

W trakcie kontroli inspektora pracy może zainteresować wszystko, co dotyczy sytuacji prawnej pracownika, m.in. kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy (w związku z wypadkami przy pracy, chorobami zawodowymi, badaniami profilaktycznymi, szkoleniami w dziedzinie bhp, oceną ryzyka zawodowego związanego z wykonywaną pracą, warunkami pracy, wyposażeniem w środki ochrony indywidualnej, odzież i obuwie robocze, itp.), legalności zatrudnienia, wynagrodzeń i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy (dodatki, premie, nagrody, itp.), czasu pracy (praca w godzinach nadliczbowych, w niedzielę i święta, itp.), urlopów wypoczynkowych oraz wielu innych zagadnień wynikających z obowiązujących przepisów praw. Ponadto PIP kontroluje także przestrzeganie przepisów prawa dotyczących bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osób wykonujących pracę na innej podstawie prawnej niż stosunek pracy oraz - w przypadku umów cywilnoprawnych - wypłatę minimalnej stawki godzinowej. W trakcie kontroli inspektora pracy na pewno zainteresuje również fakt czy zrealizowane zostały wszystkie środki nadzorcze (wnioski wystąpienia i decyzje nakazowe) wydane w następstwie poprzednich kontroli Państwowej Inspekcji Pracy.

Twoim obowiązkiem jest zapewnić inspektorowi pracy warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzania czynności kontrolnych, w szczególności:

• niezwłocznie przedstawiać żądane dokumenty i materiały,
• zapewnić terminowe udzielanie pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,
• udostępnić urządzenia techniczne oraz (w miarę możliwości) oddzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem technicznym.

Inspektor pracy przed rozpoczęciem wykonywania czynności kontrolnych ma obowiązek:

• okazać osobie reprezentującej podmiot kontrolowany legitymację służbową potwierdzającą tożsamość i uprawnienia inspektora pracy lub innego upoważnionego pracownika Państwowej Inspekcji Pracy,
• przekazać osobie reprezentującej podmiot kontrolowany upoważnienia do przeprowadzenia kontroli w przypadkach, gdy przepisy prawa taki obowiązek przewidują.

Jeżeli jednak okoliczności uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, może być ona podjęta wyłącznie po okazaniu legitymacji służbowej. W takiej sytuacji inspektor pracy niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia podjęcia kontroli, doręcza kontrolowanemu upoważnienie. W razie wystąpienia uzasadnionej potrzeby (ze względu na okoliczności wykonywanych czynności kontrolnych) podczas przeprowadzania kontroli inspektor pracy może korzystać z pomocy Policji.

Nie można domagać się od inspektora pracy informacji czy kontrola jest prowadzona w następstwie skargi pracownika. Inspektor pracy nie może takiej informacji ujawnić o ile osoba wnosząca skargę nie wyrazi wprost woli, by kontrolujący przekazał pracodawcy taką informację.

W trakcie kontroli inspektor pracy ma prawo:

• swobodnego wstępu na teren oraz do obiektów i pomieszczeń podmiotu kontrolowanego. Inspektor pracy nie podlega obowiązkowi posiadania przepustki, jest także zwolniony z rewizji osobistej, nawet jeśli przewidują takie czynności regulacje wewnętrzne obowiązujące w podmiocie kontrolowanym,
• przeprowadzania oględzin obiektów, pomieszczeń, stanowisk pracy, maszyn i urządzeń oraz przebiegu procesów technologicznych i organizacji pracy oraz utrwalania przebiegu i wyników oględzin za pomocą aparatury i środków technicznych służących do utrwalania obrazu lub dźwięku,
• żądania od Ciebie pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą – obowiązkiem tym objęci są również wszyscy pracownicy, których zatrudniasz lub zatrudniałeś albo osoby, które wykonują lub wykonywały dla Ciebie pracę na innej podstawie niż stosunek pracy. Inspektor ma także prawo wzywania i przesłuchiwania tych osób w związku z przeprowadzaną kontrolą,
• wglądu do dokumentacji zakładu pracy
• wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby świadczące pracę na innej podstawie niż stosunek pracy,
• żądania od pracodawcy delegującego pracownika na terytorium RP lub osoby działającej w jego imieniu informacji, dokumentów lub oświadczeń w sprawach delegowania pracowników,
• zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją,
• wykonywania niezbędnych odpisów lub wyciągów z dokumentów, jak również zestawień i obliczeń sporządzanych na podstawie dokumentów, inspektor pracy może też żądać ich bezpośrednio od Ciebie,
• sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, a także osób korzystających z usług agencji zatrudnienia, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej,
• korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

Inspektor pracy po zakończeniu czynności kontrolnych sporządza protokół kontroli. Dokument ten podpisuje inspektor pracy, który przeprowadził kontrolę oraz osoba reprezentująca podmiot kontrolowany.

Przed podpisaniem protokołu kontroli, przysługuje Ci prawo zgłoszenia umotywowanych zastrzeżeń do ustaleń zawartych w protokole. Zastrzeżenia należy zgłosić na piśmie w terminie 7 dni od dnia przedstawienia protokołu. Inspektor pracy przeprowadzający kontrolę zobowiązany jest zbadać zgłoszone zastrzeżenia i – w przypadku stwierdzenia ich zasadności  –zmienić lub uzupełnić odpowiednią część protokołu.

Jeśli podczas kontroli inspektor pracy nie stwierdzi uchybień, zamiast protokołu może sporządzić notatkę urzędową, w której umieszcza krótki opis stanu faktycznego stwierdzonego w trakcie kontroli. Notatkę urzędową podpisuje tylko inspektor pracy.