Nowy obowiązek dla pracodawców zatrudniających cudzoziemców na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi – przekazanie kopii umowy do urzędu
Jednym z ważniejszych obowiązków jest obowiązek przekazania kopii umowy zawartej z cudzoziemcem(w przypadku zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę lub oświadczenia o powierzeniu pracy) do właściwego urzędu – jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.
Od kiedy obowiązuje obowiązek przekazania kopii umowy?
Od 1 lipca 2025 r. warunkiem dopuszczenia cudzoziemca do pracy na podstawie oświadczenia o powierzeniu pracy cudzoziemcowi lub zezwolenia na pracę sezonową jest przekazanie kopii zawartej umowy do powiatowego urzędu pracy (PUP).
Od 1 sierpnia 2025 r. taki sam obowiązek dotyczy zatrudnienia na podstawie zezwolenia na pracę – kopię umowy przekazuje się do organu, który wydał zezwolenie – urząd wojewódzki (UW).
Jak i kiedy przekazać kopię umowy do urzędu?
Warto pamiętać, że kopię umowy przekazujemy w języku polskim , jednak konieczne jest, aby sama umowa była przetłumaczona na język zrozumiały dla cudzoziemca(tłumaczenie nie musi być dokonane przez tłumacza przysięgłego).
Umowę należy przekazać poprzez dedykowaną funkcjonalność w portalu praca.gov.pl w formie elektronicznej (skan umowy). Warto pobrać potwierdzenie zrealizowania obowiązku i dołączyć je do „teczki cudzoziemca” – będzie potrzebne przy ewentualnej kontroli.
Kluczowa jest odpowiednia kolejność zdarzeń. Warto pamiętać, że umowę należy przedstawić przed rozpoczęciem pracy przez cudzoziemca. W praktyce oznacza to, że cudzoziemiec w pierwszej kolejności podpisuje umowę, następnie pracodawca logując się w systemie przekazuje elektronicznie kopię umowy i dopiero wtedy cudzoziemiec może rozpocząć wykonywanie pracy.
Co grozi za nieprzekazanie kopii umowy?
Niedopełnienie obowiązku może skutkować grzywną zgodnie z przepisami ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom, która wynosi od 1.000 do nawet 3.000 zł. Ponadto, niedopełnienie obowiązku może być podstawą do uchylenia uzyskanego już dokumentu legalizującego pracę, a także do odmowy wydania zezwolenia lub oświadczenia w przyszłości.
Stan na dzień: 13.09.2025 roku
Paweł Jaworski
wykwalifikowany były funkcjonariusz Straży Granicznej z 11-letnim doświadczeniem. Jest ekspertem w dziedzinie prawa migracyjnego, specjalizującym się w tematyce zatrudniania i legalizacji pobytu cudzoziemców w Polsce. Posiada bogate doświadczenie w doradztwie dla sektora MŚP, prowadzeniu szkoleń oraz jest autorem publikacji związanych z prawnymi i praktycznymi aspektami zatrudnienia osób spoza Unii Europejskiej. W swojej karierze zawodowej przeprowadził około 100 kontroli legalności zatrudnienia oraz kilkaset kontroli legalności pobytu cudzoziemców. Na podstawie bogatego doświadczenia, nasz ekspert stworzył autorski zestaw dobrych praktyk dedykowany przedsiębiorcom zatrudniającym obcokrajowców.
Słowa kluczowe
Kontakt
Wiedza i Praktyka Sp. z o.o.
ul. Łotewska 9a
03-918 Warszawa
Ostatnie numery
